Vous devez joindre un justificatif valide à chaque paiement par carte et à chaque note de frais sur Spendesk. Cet article explique ce qui constitue un justificatif valide et comment en téléverser un.
Pour : Tous les utilisateurs Spendesk qui effectuent des paiements par carte ou soumettent des notes de frais.
Table des matières
Avant de commencer
Ce qui rend un justificatif valide
Comment téléverser votre justificatif
Que faire si vous ne pouvez pas fournir de justificatif
Dépannage
FAQ
Avant de commencer
Disponible pour tous les utilisateurs Spendesk, sur tous les plans
Aucun rôle ou autorisation spécifique n'est requis pour téléverser vos propres justificatifs
Vous devez avoir accès au paiement ou à la note de frais dans Dépenses > Tous les paiements
Les fichiers de justificatif doivent être au format PDF, JPG ou PNG et faire moins de 1 Mo
👥 Seuls les Demandeurs peuvent téléverser des justificatifs pour leurs propres paiements. Les Contrôleurs et les équipes Finance examinent les justificatifs soumis mais ne peuvent pas les créer au nom d'un utilisateur.
Ce qui rend un justificatif valide
Un justificatif valide est un document émis par le fournisseur comme preuve d'achat. Il doit inclure :
La date de l'achat
Le nom et l'adresse du fournisseur
Une description des articles achetés, avec les prix unitaires et les quantités
Le montant de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), le cas échéant
Le prix total
Les documents suivants ne sont pas des justificatifs valides :
Les relevés de carte bancaire
Les détails de trajet ou de course
Les bons de commande
Les commandes d'achat
⚠️ Ne soumettez jamais une page vierge ou un faux document pour contourner l'obligation de justificatif. Cela ne constitue pas un justificatif valide. Si vous n'avez pas de justificatif, utilisez plutôt la déclaration « Impossible de fournir un justificatif » décrite ci-dessous.
Comment téléverser votre justificatif
Vous pouvez téléverser un justificatif de quatre façons :
Ouvrez l'application mobile Spendesk.
Accédez au paiement nécessitant un justificatif.
Prenez une photo de votre justificatif, ou joignez une photo existante.
Autrement :
Connectez-vous à Spendesk.com.
Accédez à Dépenses > Tous les paiements.
Faites glisser et déposez votre fichier de justificatif sur le paiement correspondant.
Ou répondez par e-mail :
Ouvrez l'e-mail de confirmation de paiement que vous avez reçu de Spendesk.
Répondez à cet e-mail.
Joignez votre fichier de justificatif à la réponse.
Ou transférez par e-mail :
Repérez l'adresse e-mail dédiée aux justificatifs de votre entreprise dans Paramètres > Paiements.
Transférez votre justificatif à cette adresse (format : receipts+yourcompanyid@spendesk.com).
📋 Spendesk vérifie automatiquement les envois de justificatifs en double. Assurez-vous que votre justificatif n'a pas déjà été téléversé avant de le soumettre à nouveau.
Pour plus de détails sur les paiements par carte en particulier, consultez Joindre votre reçu à un paiement par carte.
Que faire si vous ne pouvez pas fournir de justificatif
Si le fournisseur ne vous a pas remis de justificatif, ou si vous l'avez perdu, vous devez tout de même le signaler dans Spendesk.
Accédez à Dépenses > Tous les paiements
Ouvrez le paiement pour lequel il manque un justificatif
Cliquez sur le bouton gris à côté de « Téléverser un justificatif »
Sélectionnez « Impossible de fournir un justificatif »
Choisissez le motif (par exemple, « le fournisseur n'a pas remis de justificatif » ou « justificatif perdu »)
Signez la déclaration pour la soumettre
Cela crée une déclaration juridiquement contraignante (une attestation sur l'honneur) que votre équipe Finance peut utiliser pour justifier la dépense.
⚠️ Vous ne pouvez pas modifier cette déclaration après l'avoir soumise. Utilisez-la uniquement lorsque vous ne pouvez véritablement pas fournir de justificatif.
Les remboursements sont automatiquement marqués comme « il est possible qu'il n'y ait pas de justificatif », aucune déclaration manuelle n'est donc nécessaire pour ceux-ci.
Si vous retrouvez le justificatif par la suite, allez dans Dépenses > Tous les paiements et cliquez sur « Téléverser votre justificatif » sur le même paiement pour l'ajouter — sauf si le paiement a déjà été exporté vers votre logiciel de comptabilité, auquel cas il ne peut plus être modifié.
Pour plus de détails, consultez Marquer un reçu comme "Ne peut pas être fourni".
Dépannage
Symptôme : Le téléversement échoue ou le fichier ne se joint pas
Cause : Le format ou la taille du fichier ne respecte pas les exigences
Résolution :
Vérifiez que votre fichier est au format PDF, JPG ou PNG
Vérifiez que votre fichier fait moins de 1 Mo
Compressez le fichier avec un outil en ligne s'il est trop volumineux, puis réessayez
Symptôme : Vous ne pouvez pas glisser-déposer un justificatif PDF dans Chrome
Cause : Chrome peut être configuré pour télécharger les PDF au lieu de les ouvrir
Résolution :
Ouvrez les paramètres de Chrome
Accédez au paramètre concernant les documents PDF
Sélectionnez « Ouvrir les PDF dans Chrome »
Réessayez le téléversement
Symptôme : Spendesk signale votre justificatif comme doublon
Cause : Le même justificatif a déjà été téléversé sur un autre paiement
Résolution :
Vérifiez dans Dépenses > Tous les paiements l'envoi d'origine
Vérifiez que le justificatif est joint au bon paiement
Contactez votre équipe Finance si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur
Symptôme : Vous ne pouvez pas téléverser de justificatif pour un paiement
Cause : Le paiement n'est pas encore entièrement visible, ou il a déjà été exporté vers votre logiciel de comptabilité
Résolution :
Vérifiez si le paiement apparaît comme « en attente » : les paiements par carte peuvent prendre jusqu'à 8 jours pour être finalisés avant que les justificatifs puissent être téléversés
Attendez que le paiement soit entièrement visible, puis téléversez votre justificatif
Si le paiement apparaît comme « Exporté », les justificatifs ne peuvent plus être ajoutés ou modifiés. Contactez votre équipe Finance pour connaître les prochaines étapes.
Symptôme : Vous ne pouvez pas téléverser de justificatif pour une dépense déjà marquée « justificatif manquant »
Cause : La dépense fait l'objet d'une déclaration active « impossible de fournir un justificatif »
Résolution :
Allez dans Dépenses > Tous les paiements et ouvrez la dépense
Cliquez sur « Téléverser votre justificatif » pour joindre le justificatif que vous avez retrouvé
Si le bouton n'est pas disponible, contactez support@spendesk.com pour obtenir de l'aide
FAQ
Quels documents sont considérés comme des justificatifs valides ?
Un justificatif valide doit indiquer la date d'achat, le nom et l'adresse du fournisseur, une description des articles achetés avec les prix unitaires et les quantités, le montant de la TVA le cas échéant, et le prix total.
Puis-je soumettre mon relevé de carte bancaire comme justificatif ?
Non. Les relevés de carte bancaire, les détails de trajet, les bons de commande et les commandes d'achat ne sont pas des justificatifs valides à des fins fiscales et comptables.
Que se passe-t-il si je ne peux pas fournir de justificatif ?
Sélectionnez « Impossible de fournir un justificatif » dans Spendesk et choisissez le motif. Cela crée une déclaration signée que votre équipe Finance peut utiliser à la place d'un justificatif.
Puis-je téléverser un justificatif après l'avoir marqué comme « impossible à fournir » ?
Oui c'est possible, à condition que le paiement n’ait pas encore été exporté vers votre logiciel de comptabilité.
Pour cela :
Accédez à Dépenses > Tous les paiements
Ouvrez le paiement concerné
Cliquez sur Téléverser votre justificatif
Ajoutez le document retrouvé
La déclaration précédemment soumise ne peut pas être modifiée, mais le justificatif peut être ajouté au même paiement.
Si le bouton n’est pas disponible, cela signifie généralement que le paiement a déjà été exporté ou qu’une restriction s’applique. Dans ce cas, contactez votre équipe Finance ou le support Spendesk.