Comme mentionné dans nos conditions générales d'utilisation disponibles ici, Spendesk procède à l'horodatage et au stockage des documents (par exemple, les reçus et les factures) que vous téléchargez sur la plateforme.
Si nécessaire, vos documents sont convertis au format PDF.
Chaque fichier PDF est ensuite scellé et horodaté au moyen d'un sceau électronique portant un numéro unique fourni par un prestataire de services tiers.
Ce sceau est conforme au règlement eIDAS et apporte la preuve de l'intégrité de chaque document, qui est conservé sur un serveur sécurisé (certifié ISO 27001) basé dans l'Union européenne. Chaque document est stocké en toute sécurité pendant la période de conservation mentionnée dans la politique de confidentialité des données personnelles de Spendesk.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Vous et vos employés pouvez utiliser notre application mobile ou vous connecter à votre ordinateur pour télécharger une photo ou un pdf de votre reçu. Nous enregistrerons automatiquement chaque reçu avec un sceau officiel et une date, et nous stockerons en ligne vos documents numériques en toute sécurité pendant 10 ans.
Garanties de conformité
Nous sommes partenaires d'Universign et d'Amazon Glacier Vaults pour garantir que nos opérations respectent les normes juridiques les plus strictes. Universign garantit l'intégrité de vos reçus et Amazon stocke en toute sécurité vos nouveaux documents électroniques dans son système d'archivage crypté.
➡️ Cette fonctionnalité est disponible pour tous nos clients et est incluse dans tous les plans de facturation après 2021.
➡️ Pour obtenir un fichier zip contenant vos documents scellés et horodatés, veuillez contacter support@spendesk.com, nous demanderons à notre équipe technique de procéder à l'exportation et nous vous la fournirons dès que possible.
Numérisation en Espagne (certifiée par l'AEAT)
La loi espagnole exige que la numérisation d'un document papier (par exemple, un reçu ou une facture) suive un certain processus afin d'être approuvée par l'administration fiscale espagnole (AEAT). Spendesk s'est associé au leader du secteur, ZeroComa, pour numériser les documents papier de nos clients en Espagne afin de leur permettre de passer au zéro papier. Pour en savoir plus sur notre processus de numérisation en Espagne, lisez ici.
Veuillez noter que Spendesk ne peut numériser que les documents papier capturés par l'appareil photo de l'application mobile Spendesk.
➡️ Cette fonctionnalité est disponible pour tous les clients en Espagne, mais doit être activée. Veuillez vous adresser à votre chargé de compte ou contacter support@spendesk.com pour l'activer.