Comme indiqué dans nos conditions générales d'utilisation disponibles ici, Spendesk procède à l'horodatage et au stockage des documents (par exemple les justificatifs et les factures) que vous téléversez sur la plateforme.
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Si nécessaire, vos documents sont convertis au format PDF.
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Chaque fichier PDF est ensuite scellé et horodaté via un cachet électronique avec un numéro unique fourni par un prestataire de services tiers. Le cachet est conforme au règlement eIDAS, garantissant la preuve d'intégrité de chaque document, qui est conservé sur un serveur sécurisé (certifié ISO 27001) basé dans l'Union européenne. Chaque document est stocké en toute sécurité pendant la durée de conservation mentionnée dans la politique de confidentialité des données personnelles de Spendesk.
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Pour le scellement standard des documents, vous et vos collaborateurs pouvez utiliser notre application mobile ou vous connecter depuis un ordinateur pour téléverser une photo ou un PDF de votre justificatif. Nous enregistrons automatiquement le document avec un cachet officiel et une date, et stockons vos documents numériques en toute sécurité pendant 10 ans.
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Nous sommes partenaires d'Universign et des coffres Amazon Glacier pour garantir que nos opérations respectent les normes légales les plus strictes. Universign assure l'intégrité de vos justificatifs, et Amazon stocke en toute sécurité vos nouveaux documents électroniques dans son système d'archivage chiffré.

Cette fonctionnalité est disponible pour tous nos clients et incluse dans tous les plans de facturation après 2021.
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Pour obtenir un fichier zip contenant vos documents scellés et horodatés, veuillez contacter support@spendesk.com, nous demanderons l'export à notre équipe technique et vous le fournirons dès que possible.
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La loi espagnole exige que la numérisation d'un document papier (par exemple un justificatif ou une facture) suive un processus spécifique afin d'être approuvée par l'administration fiscale espagnole (AEAT). Spendesk s'est associé au leader du secteur, ZeroComa, pour numériser les documents papier de nos clients en Espagne et les aider à se dématérialiser. Ce processus conforme est également appelé justificatif papier numérisé (DPR). Pour en savoir plus sur notre processus de numérisation en Espagne, lisez ceci.
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Important : un document papier ne peut être certifié comme document numérisé espagnol conforme que lorsqu'il est capturé avec l'appareil photo de l'application mobile Spendesk. Les documents téléversés depuis la pellicule photo, depuis des fichiers, ou via l'application web ne sont pas envoyés pour certification en tant que DPR. Si vous utilisez une de ces méthodes de téléversement, conservez le justificatif papier original.
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Si la numérisation échoue, suivez les instructions affichées dans l'application Spendesk pour prendre une nouvelle photo. Conservez le justificatif papier jusqu'à ce que le document ait été numérisé avec succès.
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Cette fonctionnalité est disponible pour tous les clients en Espagne, mais doit être activée.
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Merci de vous adresser à votre Customer Success Manager ou de contacter support@spendesk.com pour l'activer.
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