Seuls les Contrôleurs ou les Propriétaires de compte peuvent marquer comme vérifiées les factures.
Vérifier les factures fournisseurs
Pour vérifier une facture avant de la payer :
Allez dans l'onglet "Factures" et dans le sous-menu, cliquez sur Vérifier. La liste des factures à examiner s'affiche.
Pour vérifier toute information concernant la facture ou le fournisseur, cliquez sur la facture. Vous pouvez également créer un nouveau fournisseur: cliquez sur "Fournisseur" et remplissez ses informations (nom légal, adresse, coordonnées bancaires...). N'oubliez pas de sauvegarder ! La prochaine fois que vous aurez une facture de ce fournisseur, vous n'aurez pas à soumettre de nouveau ses coordonnées bancaires. 😊
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Valider. Vous pouvez également cliquer directement sur "Rejeter" si nécessaire. La facture revient à l'onglet "Demandes", est complètement refusée et doit être re-soumise par l'utilisateur avec les corrections qu'elle nécessite.
Une fois votre facture validée, vous ne pouvez plus modifier le montant global. Vous ne pouvez modifier que les paiements prévus, la description, les détails de la facture et les informations analytiques.
Ajouter une référence de paiement
À partir de Factures > Vérifier, les contrôleurs peuvent désormais saisir une référence de paiement pour le fournisseur. Cette référence sera incluse dans les fichiers XML (dans la balise <CdtrRefInf>) et dans les virements à partir du portefeuille Spendesk.
Par défaut, le champ est rempli par le numéro de facture: si les contrôleurs le modifient, ils pourront saisir 18 caractères maximum, s'ils enregistrent le champ sans valeur, le champ restera vide.
Programmer plusieurs paiements pour une facture
Allez dans l'onglet Factures,
Cliquez sur Vérifier et sélectionnez la facture correspondante,
Dans la colonne centrale, allez à la rubrique Planifier les paiements et cliquez sur Séparer en plusieurs paiements.
Ajoutez les montants et les dates de paiements.
Validez la facture.
Nous vous proposons automatiquement un échéancier pour régler la facture aux différentes dates prévues.
Factures payées par prélèvement
Nous avons ajouté un champ dédié au mode de paiement à l'étape Vérifier afin que le contrôleur puisse choisir si la facture sera payée par virement ou par prélèvement automatique sur son compte bancaire.
S'il sélectionne le mode de paiement "Prélèvement automatique" et valide la facture, l'étape de paiement sera ignorée et les factures seront marquées comme payées directement.
Quelle valeur cela apporte-t-il ?
Mieux traiter les factures récurrentes payées par prélèvement automatique permet :
d'encourager la centralisation des paiements
d'utiliser notre fonction Budget car tous les types de dépenses doivent être pris en compte.
d'améliorer l'utilisation pour les clients qui devaient auparavant faire face à des solutions de contournement en la matière.
Pour rappel, le prélèvement automatique est utilisé pour les paiements récurrents. Il autorise un tiers (ici un fournisseur) à prélever les paiements sur le compte bancaire de nos clients à l'échéance.
Cela ne changera rien à la manière dont ces factures sont effectivement payées. Les paiements se feront toujours par prélèvement automatique sur le compte bancaire de votre entreprise : le fournisseur prélèvera toujours des fonds sur votre compte bancaire.