đŸ™†â€â™‚ïž Payer vos freelances

Vous travaillez avec des freelances et vous souhaitez en savoir plus sur comment se passe leur facturation ? Voici nos conseils.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Sur Spendesk, vous avez la possibilitĂ© d’activer un module additionnel permettant de vĂ©rifier et payer vos factures fournisseurs. Si vous ĂȘtes intĂ©ressĂ©, rdv sur l'onglet 'MĂ©thodes de paiement' et activez l'onglet Factures.

Travailler avec des freelances est bien pratique en cas de besoin pour renforcer une Ă©quipe ou apporter une expertise prĂ©cise. Cependant, payer ses freelances ne fonctionne pas tout Ă  fait de la mĂȘme maniĂšre que payer vos fournisseurs.

⚠ Un freelance n’est pas un salariĂ© de votre entreprise et donc ses droits et devoirs sont diffĂ©rents d’une personne en CDI ou CDD. Ne l'invitez pas sur Spendesk et ne lui commandez pas de carte physique!

Choisir entre mission ou forfait

Il est trĂšs important avant de travailler avec votre freelance de dĂ©finir si vous l’embauchez pour une mission ou une tĂąche particuliĂšre (forfait).

La mission

Dans le premier cas, la mission dure souvent plusieurs jours ou semaines (voire mois dans certains cas) et peut inclure plusieurs types de tĂąches.

Par exemple, un designer embauchĂ© en mission de deux mois pourra Ă  la fois refaire votre logo, rĂ©aliser des infographies ou fournir des visuels pour une pub. Cette mention doit figurer sur le devis qu’il vous fournit pour que les deux parties soient au courant de l’étendue de sa mission.

Il arrive que pour les missions, les freelances soient amenĂ©s Ă  travailler dans l’entreprise. On parle alors de rĂ©gie et ils ont une obligation de moyens. C’est souvent une option apprĂ©ciĂ©e : l’entreprise n’augmente pas sa masse salariale mais a un expert Ă  disposition et le freelance sait qu’il a une mission rĂ©munĂ©rĂ©e sur plusieurs semaines.

⚠ Attention : pour une mission, le freelance peut vous demander le remboursement de ses frais de dĂ©bours. N’oubliez pas de les prendre en compte dans le budget total de votre projet !


Le forfait

Dans le deuxiĂšme cas, le forfait est beaucoup plus bordĂ© et le freelance pourra refuser d’effectuer une tĂąche en dehors de ce que vous avez prĂ©alablement convenu ensemble. Il a une obligation de rĂ©sultats et la plupart du temps, le freelance travaille chez lui.

Toujours dans notre exemple de designer : il vous fait un devis pour rĂ©aliser votre nouveau logo, vous ne pourrez pas lui demander en plus de rĂ©aliser une campagne publicitaire. Il s’agit d’une autre tĂąche et donc d’un autre forfait.

👉 Quelle que soit la solution que vous choisissez, renseignez-vous sur ses taux horaires ou journaliers, comparez avec d’autres freelances et demandez un devis pour Ă©viter toute mauvaise surprise !

GĂ©rer une facture de freelance avec Spendesk

Fournir une facture Ă  son client est une obligation lĂ©gale pour le freelance et il doit appliquer l’ensemble des rĂšgles qui valide une facture. Autrement, le paiement peut ne pas avoir lieu. De plus, depuis la loi Finances de 2018, les freelances doivent soumettre leurs factures sur un logiciel de facturation agrĂ©Ă©, sĂ©curisĂ© et certifiĂ© anti-fraude.

Mais la bonne nouvelle est que de votre cĂŽtĂ©, tant que la facture est conforme, vous pouvez l’ajouter sur Spendesk comme n’importe quelle autre facture fournisseur !

  • Allez dans votre l’onglet Demandes.

  • Cliquez sur le bouton Nouvelle Demande puis Soumettre une facture.

  • Ajoutez votre facture en PDF et laissez notre OCR prĂ©-remplir les champs.

  • Une fois les donnĂ©es extraites de la facture, vĂ©rifiez-les systĂ©matiquement puis soumettez votre demande.

Si vous n’ĂȘtes pas PropriĂ©taire de compte, votre approbateur d'Ă©quipe/de centre de coĂ»t devra peut-ĂȘtre la valider.

Ensuite, l’équipe Finance (contrĂŽleurs) retrouve cette facture dans l’onglet Factures - VĂ©rifier et peut procĂ©der Ă  son paiement en deux Ă©tapes :

  1. VĂ©rifier la facture : montant, coordonnĂ©es bancaires du freelance, date d’échĂ©ance.

  2. Payer la facture : l’échĂ©ancier vous indique quelles sont les factures Ă  payer en prioritĂ©. Vous pouvez tĂ©lĂ©charger le fichier XML SEPA ou .CSV correspondant et payer votre facture avec votre compte en banque d'entreprise, en ligne. Vous pouvez aussi la payer en utilisant Spendesk si l'option est active sur votre compte.

Une fois la facture payée, vous la retrouverez dans Tous les paiements.

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