Sur Spendesk, vous pouvez activer un module additionnel pour vérifier et payer vos factures fournisseurs. Intéressé·e ? Rendez-vous dans l'onglet Méthodes de paiement et activez l'option Factures.
Collaborer avec des freelances
Travailler avec des freelances est idéal pour renforcer vos équipes ou accéder à une expertise précise. Toutefois, payer des freelances ne fonctionne pas de la même manière que payer vos fournisseurs classiques.
⚠ Important : Un freelance n’est pas un salarié de votre entreprise. Ses droits et obligations diffèrent de ceux d’un collaborateur en CDI ou CDD.
Ne l'invitez pas sur Spendesk.
N’émettez pas de carte physique à son nom.
Mission ou forfait : choisir le bon cadre
Avant de collaborer avec un freelance, déterminez si vous le recrutez pour une mission ou un forfait.
Mission
Une mission couvre généralement plusieurs jours, semaines, voire mois, et peut inclure différents types de tâches.
Exemple : Un designer en mission de deux mois pourrait à la fois créer un nouveau logo, réaliser des infographies et produire des visuels publicitaires. Ces détails doivent figurer sur le devis afin que toutes les parties comprennent la portée de la mission.
Parfois, le freelance travaille directement dans vos locaux, en régie, avec une obligation de moyens. C’est une solution prisée, car :
L’entreprise ne voit pas sa masse salariale augmenter.
Le freelance bénéficie d'une mission garantie sur plusieurs semaines.
⚠ Attention : Lors d'une mission, le freelance peut demander le remboursement de frais de débours. Prenez-les en compte dans le budget total du projet.
Forfait
Le forfait est un cadre précis. Le freelance a une obligation de résultats et travaille majoritairement à distance.
Exemple : Si un designer fournit un devis pour un nouveau logo, vous ne pourrez pas lui demander également une campagne publicitaire. Ce serait une nouvelle tâche, nécessitant un autre forfait.
Astuce : Quelle que soit la formule choisie, renseignez-vous sur les taux horaires ou journaliers du freelance, comparez avec d'autres profils, et demandez un devis clair pour éviter les surprises.
Gérer les factures de freelances sur Spendesk
Le freelance est tenu de fournir une facture conforme, respectant les règles légales. Depuis la loi de Finances 2018, ces factures doivent être émises via un logiciel certifié anti-fraude.
Bonne nouvelle : Une facture conforme peut être ajoutée sur Spendesk comme n’importe quelle autre facture fournisseur.
Processus sur Spendesk
Ajout de la facture
Accédez à l'onglet Demandes.
Cliquez sur Nouvelle Demande > Soumettre une facture.
Importez la facture (PDF) et laissez notre OCR pré-remplir les champs.
Vérifiez systématiquement les données extraites avant de soumettre.
À noter : Si vous n’êtes pas Propriétaire de compte, votre demande devra peut-être être validée par un approbateur d'équipe ou de centre de coûts.
Vérification par l’équipe Finance
L’équipe retrouve la facture dans l’onglet Factures - Vérifier.
Les contrôles incluent : montant, coordonnées bancaires du freelance, et date d’échéance.
Paiement de la facture
Consultez l’échéancier pour prioriser les factures à payer.
Téléchargez le fichier XML SEPA ou .CSV pour effectuer le paiement via votre banque d’entreprise, ou, si l’option est activée, payez directement avec Spendesk.
Une fois la facture payée, elle apparaît dans l’onglet Tous les paiements.