La fonctionnalité "Respecte les règles du jeu" est disponible sur tous les plans de facturation.
Gestion et conformité des reçus et informations obligatoires
Les Administrateurs et les Propriétaires de comptes peuvent fixer des délais maximums pour ajouter toutes les informations nécessaires et des restrictions sur le nombre de reçus tardifs autorisés. Cela encourage les demandeurs et les propriétaires de comptes à fournir les informations en temps opportun.
Les règles peuvent être personnalisées pour répondre à des besoins spécifiques (voir ci-dessous).
Pour commencer
Naviguez vers Paramètres > Règles de l'entreprise > Contrôle des reçus et informations.
Vous pouvez choisir d'activer la Règle de Contrôle Standard, qui fixe une limite de 7 jours et autorise un maximum de 5 paiements en retard.
Nous avons présélectionné ces paramètres parce qu'ils se sont avérés efficaces dans plusieurs organisations pour installer de bonnes habitudes sans bloquer l'utilisateur trop souvent, mais vous pouvez toujours les modifier pour les adapter à votre situation.
Personnalisez la règle selon les besoins.
Attribuez des utilisateurs à la règle pour l'activer.
Créer des règles personnalisées
Depuis votre compte d'Administrateur ou de Propriétaire de compte, accédez à Paramètres > Règlement de l'entreprise > Contrôle des reçus et informations.
Créez de nouvelles règles pour contrôler les reçus / informations en retard avec des options pour les maximums et les jours pour fournir ces informations :
Sélectionnez les membres auxquels vous appliquerez ces règles personnalisées:
Modifier une règle
Accédez à la modification des règles dans Paramètres > Règles de l'entreprise > Contrôle des reçus et informations > votre Règle.
Attention, modifier une règle peut accélérer les restrictions pour les utilisateurs.
Tous les membres affectés reçoivent des notifications par email lorsque une règle est modifiée 📩
Attribuer une règle à un membre
Vous pouvez attribuer une règle à un membre si nécessaire et la modifier à tout moment.
Allez à Paramètres > Organisation > Membres > le membre en question.
Cliquez sur Modifier le profil.
Choisissez une règle personnalisée ou votre nouvelle règle.
Expérience du demandeur
Les demandeurs peuvent suivre les paiements dont les reçus ou informations sont manquants directement depuis leur tableau de bord et les compléter via l’onglet Paiements.
Ils reçoivent des alertes par email, sur mobile et/ou via Slack lorsqu’ils risquent d’être bloqués en raison de retards.
Les notifications leur indiquent également comment se débloquer eux-mêmes en ajoutant les informations requises ou en téléchargeant les reçus manquants.
Renforcer le contrôle
Tableau de bord des contrôleurs
Les contrôleurs et les propriétaires de comptes peuvent utiliser le tableau de bord de la page d'accueil pour suivre les personnes ayant des information et/ou reçus en retard, ainsi que le tableau de bord de contrôle.
S'ils ont atteint leur limite de reçus/informations en retard, ils perdront l'accès à leurs cartes physiques et virtuelles, ils pourront se débloquer en fournissant les reçus et informations nécessaires.
Veuillez noter que les cartes d'abonnement existantes continueront à fonctionner.
Différence entre les reçus manquants et les reçus en retard
Vous pourrez distinguer les informations manquantes (pas encore téléchargées) des informations en retard (dépassant le délai de téléchargement autorisé) grâce à leur couleur.
Manquant - informations qui n'ont pas encore été téléchargées sur Spendesk. Dès que le paiement apparaît sur la plateforme, les informations sont considérées comme manquantes. Ce n'est pas particulièrement préoccupant car certains reçus peuvent arriver un peu après la transaction (un ou deux jours après).
En retard - informations que l'utilisateur n'a pas téléchargées durant le délai autorisé initialement établi. Par exemple, si vous avez fixé un délai de 5 jours pour télécharger un reçu, un reçu devient en retard le 6ème jour. Cela nécessite votre attention car cela signifie que l'utilisateur n'a pas respecté les règles. Si un utilisateur atteint le nombre maximal de paiements en statut 'en retard', il sera bloqué.
Règles sur les reçus VS cartes d'abonnement
Notez que la règle ne s'applique pas aux cartes d'abonnement afin de ne pas perturber l'utilisation quotidienne des outils.