Vous pouvez remplacer un justificatif incorrect sur un paiement en téléchargeant le bon fichier, puis en supprimant le fichier incorrect. Cela n'est possible que pour les paiements par carte avant leur export.
Pour : les Demandeurs, les Approbateurs, les Contrôleurs et les Administrateurs qui consultent un paiement dans l'onglet Toutes les dépenses > Tous les paiements.
Avant de commencer
Type de paiement : la suppression de justificatif n'est disponible que pour les paiements par carte (achat unique, abonnement, augmentation d'abonnement, chargement de carte et bon de commande).
Non disponible pour : les notes de frais et les factures. Vous ne pouvez pas supprimer un justificatif sur ces types de paiement, même après en avoir téléchargé un nouveau.
Statut du paiement : le paiement ne doit pas encore avoir été exporté ou préparé pour la comptabilité. Une fois exporté, aucun justificatif ne peut être supprimé ou remplacé.
Prérequis : vous devez télécharger un nouveau justificatif avant de pouvoir supprimer l'incorrect. Spendesk n'autorise jamais un paiement sans aucun justificatif.
Ajouter le bon justificatif
Accédez à Dépenses > Toutes les dépenses > Tous les paiements.
Sélectionnez le paiement comportant le justificatif incorrect.
Cliquez sur Télécharger un autre fichier, ou glissez-déposez le bon fichier dans le panneau latéral droit.
Supprimer le justificatif incorrect
Sur le même paiement, sélectionnez le justificatif incorrect pour l'ouvrir.
Cliquez sur l'icône de corbeille en haut à gauche de la fenêtre contextuelle du justificatif.
Résultats attendus
Le justificatif incorrect est retiré du paiement, et seul le bon justificatif reste attaché.
Résolution des problèmes
Symptôme : aucune icône de corbeille n'apparaît sur la fenêtre contextuelle du justificatif.
Cause : le paiement est une note de frais ou une facture. La suppression de justificatif n'est pas prise en charge pour ces types de paiement.
Résolution : vous ne pouvez pas supprimer ce justificatif vous-même. Contactez votre Contrôleur ou votre équipe Finance, qui peut demander de l'aide via le support interne si le justificatif doit être retiré.
Symptôme : l'icône de corbeille est absente sur un paiement par carte.
Cause : le paiement a déjà été exporté ou préparé pour la comptabilité.
Résolution : contactez votre équipe Finance ou comptabilité. Les justificatifs ne peuvent plus être modifiés une fois le paiement exporté.
Symptôme : il n'y a pas d'option pour supprimer le seul justificatif du paiement.
Cause : Spendesk exige à tout moment au moins un justificatif par paiement.
Résolution : téléchargez d'abord un nouveau justificatif (correct). L'option de suppression apparaît alors sur le justificatif précédent.
🔒 Accès : la suppression de justificatif ne s'applique qu'aux paiements par carte. Les notes de frais et les factures ne prennent pas en charge cette action, quel que soit le statut du paiement.
⚠️ Attention : la suppression d'un justificatif est définitive et ne peut pas être annulée. Elle est également impossible une fois le paiement exporté ou préparé pour la comptabilité.
⚠️ Attention : ceci concerne uniquement les paiements par carte. Cela ne fonctionne pas pour les notes de frais.