Les montants facturés pour les frais kilométriques peuvent parfois être assez difficiles à comprendre. Grâce à ce guide, vous pourrez comprendre l'approche de Spendesk pour le calcul des frais kilométriques.
Vous pourrez ensuite en savoir plus sur les variations de montants à rembourser entre la soumission de la note de frais et son remboursement !
Pour: les employés qui soumettent des notes de frais kilométriques, ainsi que les contrôleurs ou titulaires de compte qui les approuvent, dans le cadre de comptes soumis à la réglementation française (URSSAF).
Calcul des indemnités kilométriques pour véhicule
Comment nous calculons les frais en dessous de 5000 km
Le barème annuel de l'URSSAF est le suivant :
Comme vous pouvez le constater, le montant obtenu dépend du nombre de kilomètres parcourus par an.
La différence chez Spendesk, c'est que notre équipe Produit a réconcilié un barème annuel (barème URSSAF) avec un système de demandes ponctuelles (dans l'onglet “Demande”).
C'est assez complexe comparé à une déclaration de frais annuelle effectuée en dehors de Spendesk ! Voici comment cela fonctionne.
En dessous de 5000 km, vos utilisateurs recevront des montants calculés comme suit :
Distance x barème (0,529 à 0,697) selon la puissance fiscale
Comment nous calculons au-delà de 5000 km (= la différence entre le nombre de km et ce que l'utilisateur a déjà reçu de son entreprise)
Nous devons calculer la différence entre ce qu'il a déjà perçu (=5000 km x 0,529 ou 0,606 ou 0,636 ou 0,665 ou 0,697 selon la puissance de la voiture) et ce qu'il obtiendrait de son entreprise s'il déclarait ses frais kilométriques annuellement.
De 5001 à 20000 km (par an)
Supposons qu'un utilisateur nommé Mark possède une voiture de 6CV. Il a déjà reçu, de son entreprise et via Spendesk, 5000 km x 0,665 euros = 3325 euros sur son compte. Nous appellerons cela le MONTANT A.
Il va parcourir 30 km.
Il s'attend à recevoir 30*0,665 = 19,95 euros, comme précédemment.
Ce n'est pas le cas ici : 5030 km sur un barème annuel = 5030*0,374+1457 = 3338,22 euros.
Nous appellerons cela le MONTANT B.
L'utilisateur a déjà reçu 3325 euros de son entreprise suite à ses demandes initiales.
Il recevra donc la différence entre le MONTANT B et le MONTANT A, soit 13,22 euros.
Vous pouvez rassurer l'utilisateur : le total correspond à ce qu'il recevrait s'il ne faisait qu'une seule demande par an.
Si un utilisateur change de véhicule au cours de l'année, le compteur repart à zéro.
Cela s'explique par le fait que le barème est appliqué séparément pour chaque type de véhicule (les kilomètres ne s'additionnent donc pas).
Le site officiel Impots.gouv.fr donne un peu plus d'informations à ce sujet : https://www.impots.gouv.fr/particulier/questions/jutilise-plusieurs-vehicules-comment-dois-je-appliquer-le-bareme-kilometrique
20001 km et plus
Répétez les étapes 1 et 2, mais avec ce barème :
Véhicules électriques
Vous pouvez cocher « Voiture électrique » (sur les comptes français / sous le régime URSSAF uniquement) si vous possédez un véhicule électrique. Le montant de votre demande sera majoré de 20 %.
Barème pour les deux-roues d'une cylindrée inférieure à 50 cm3
Barème pour les motos
Variations entre la soumission et le remboursement d'une demande
Soumission
Lorsqu'une demande de frais kilométriques est soumise, nous estimons le montant qui pourrait être remboursé, sur la base du taux et des demandes kilométriques déjà approuvées (le taux dépendant du nombre de kilomètres parcourus au cours de l'année).
Le montant estimé n'est mis à jour qu'une fois la demande approuvée par un approbateur, un Propriétaire de compte ou un responsable de centre de coûts.
Approbation
Lorsqu'une demande de frais kilométriques est approuvée, le montant est mis à jour vers le montant final, en tenant compte du taux en vigueur au moment de l'approbation.
Il existe trois raisons possibles à un changement entre le montant estimé et le montant final :
Le nombre de kilomètres parcourus au cours de l'année a atteint un seuil pendant que cette demande était en attente d'approbation, le montant final est donc calculé avec le nouveau taux ;
Un changement de taux intervient pendant que cette demande était en attente d'approbation, le montant final est donc calculé avec le nouveau taux ;
La « compensation pour changement de taux » (voir ci-dessous) a déjà été effectuée sur une autre demande, cette demande doit donc être remboursée au taux normal.
Compensation pour les changements de taux en cours d'année (mise à jour URSSAF)
Lorsque le taux annuel est mis à jour en France, au Royaume-Uni ou en Allemagne, ce taux est appliqué rétroactivement à toutes les demandes effectuées depuis le début de l'année en cours (ainsi, même si nous mettons à jour le taux en mars, toutes les demandes effectuées entre janvier et mars seront remboursées au nouveau taux).
Comme nous ne pouvons pas modifier les montants des demandes déjà approuvées, cette compensation est prise en compte sur le montant de la prochaine demande de frais kilométriques → cette demande sera remboursée avec le nouveau taux + le montant supplémentaire qui aurait dû être remboursé avec le nouveau taux pour les demandes de frais kilométriques effectuées depuis le 1er janvier.
Notez que toutes les demandes nouvellement créées prendront en compte cette compensation jusqu'à ce que l'une d'entre elles soit approuvée - le montant des autres reviendra alors à la normale lors de leur approbation.
FAQ
Pourquoi le montant de mon remboursement kilométrique a-t-il changé entre la soumission et l'approbation ?
Lors de la soumission, Spendesk estime le montant selon le taux en vigueur et vos précédentes demandes de l'année. Lorsque votre approbateur valide la demande, Spendesk recalcule le montant final, qui peut différer si vous avez franchi un seuil kilométrique, si le taux annuel a changé, ou si une compensation de changement de taux a déjà été appliquée à une autre de vos demandes.
Puis-je obtenir un taux de remboursement plus élevé pour un véhicule électrique ?
Oui. Sur les comptes français utilisant le barème URSSAF, sélectionnez « Véhicule électrique » lors de la soumission de votre demande. Cela augmente le montant de votre demande de 20 %.
Que se passe-t-il si le barème kilométrique officiel change en cours d'année ?
Le nouveau taux s'applique rétroactivement à toutes les demandes faites depuis le 1er janvier. Spendesk ne pouvant pas modifier les demandes déjà approuvées, la compensation due est automatiquement ajoutée à votre prochaine demande kilométrique soumise.
Résolution des problèmes proposée
Symptôme : L'option « Véhicule électrique » n'apparaît pas lors de la soumission d'une demande kilométrique.
Cause : Cette option ne s'affiche que pour les comptes français utilisant le barème URSSAF, pas pour les comptes sur un barème fixe personnalisé.
Résolution : Contactez le support Spendesk pour confirmer quel barème kilométrique s'applique à votre entreprise, et demandez l'activation du barème URSSAF si vous y êtes éligible.
Symptôme : La modification d'un brouillon de demande kilométrique enregistré ne met pas à jour le trajet, le véhicule ou la distance.
Cause : Une limitation technique connue, la modification d'un brouillon n'enregistre actuellement que la description, l'équipe, le centre de coûts et les champs personnalisés ; les changements de trajet et de véhicule ne sont pas appliqués.
Résolution : Supprimez le brouillon et soumettez une nouvelle demande kilométrique avec les bonnes informations, plutôt que de modifier le brouillon existant.