Seuls les propriétaires de compte et les approbateurs peuvent approuver ou rejeter les demandes de carte. Les autres rôles, tels que les contrôleurs et les administrateurs, peuvent approuver les demandes uniquement si l'autorisation "approbateur" leur a été attribuée.

Les conditions d'approbation dépendent de la politique d'approbation de l'utilisateur, ce qui signifie que toutes les demandes de carte ne nécessitent pas une approbation.

Par exemple :
Vous avez une politique d'approbation vous permettant de dépenser jusqu'à 2000 euros par mois et 1000 euros par transaction. Vous soumettez deux demandes de carte : une de 1000 euros et une de 2000 euros. La première demande n'aura pas besoin d'approbation, mais la seconde le nécessitera.

Lorsqu'une carte est demandée, le propriétaire du compte ou l'approbateur de l'équipe recevra une notification par e-mail immédiate. Ils pourront ensuite se rendre dans l'onglet Demandes pour examiner et approuver ou rejeter la demande qui leur est attribuée.

Une fois qu'une demande a été approuvée ou rejetée, la décision est irréversible. Si une demande est rejetée, le demandeur devra soumettre une nouvelle demande. Cependant, si une demande de carte a été approuvée par erreur, elle peut être supprimée tant que la carte n'a pas encore été utilisée.

Les propriétaires de compte peuvent approuver ou rejeter toutes les demandes, tandis que les approbateurs d'équipe ne peuvent approuver que celles qui leur sont attribuées.

Si un approbateur délègue ses droits d'approbation à un autre utilisateur (via la page Mon profil), l'utilisateur délégué pourra approuver les demandes qui seraient normalement attribuées à l'approbateur d'origine.

Si une demande a été soumise avant un changement dans le flux d'approbation, l'approbateur d'origine restera responsable de l'examen de cette demande. Le nouvel approbateur ne sera pas affecté aux demandes précédentes.

Si vous n'avez plus l'intention d'utiliser une carte, vous pouvez archiver la demande associée. Pour ce faire, cochez la case à côté de la demande dans l'onglet Demandes et cliquez sur "Archiver" parmi les options en haut de la page.

Une fois archivée, la demande de carte ne peut pas être récupérée, car elle est définitivement supprimée de l'interface.

Q : Qui peut approuver une demande de carte ?
R : Seuls les propriétaires de compte et les approbateurs peuvent approuver les demandes de carte. Les autres rôles, tels que les contrôleurs et les administrateurs, peuvent approuver les demandes uniquement si l'autorisation "approbateur" leur a été attribuée.

Q : Puis-je modifier ma politique d'approbation ?
R : Oui, il est possible d'ajuster les politiques d'approbation pour définir des limites de dépenses mensuelles ou par transaction.

Q : Que se passe-t-il si je rejette une demande de carte ?
R : Une fois une demande de carte rejetée, le demandeur doit soumettre une nouvelle demande. Il n'est pas possible de revenir sur une décision une fois prise.

Q : Comment archiver une demande de carte ?
R : Pour archiver une demande de carte, cochez la case à côté de la demande dans l'onglet Demandes et cliquez sur "Archiver". Les demandes archivées ne peuvent pas être récupérées.