Qu'est-ce qu'un bon de commande?
Un bon de commande est utilisé lorsqu'un employé doit effectuer un achat au nom de son entreprise. Souvent accompagnée d'un devis, elle est utilisée pour informer le responsable du centre de coûts du besoin d'achat. Une fois la demande approuvée, un bon de commande est créé et le processus d'achat peut être lancé.
Ensuite, le demandeur envoie la confirmation au fournisseur, en intégrant le numéro du bon de commande. Une fois la commande expédiée, le fournisseur envoie une facture pour les biens ou services à payer. Le numéro de bon de commande sera utilisé par l'équipe finance pour la correspondance lors de la réception de la facture.
Soumettre un bon de commande
Les propriétaires de compte et tout membre ayant un rôle de Demandeur peuvent soumettre un bon de commande sur Spendesk.
Cliquez sur le bouton Nouvelle demande.
Sélectionnez la demande Faire une demande d'achat, puis Demander un bon de commande.
Téléchargez votre document (ex: Devis) : nous acceptons les fichiers .JPG, .PNG et .PDF, vous pouvez en télécharger plusieurs en même temps. Taille maximale : 10 Mo.
Une fois que vous avez rempli les informations requises et que vous êtes prêt(e), cliquez sur le bouton Confirmer ma demande.
Votre demande de bon de commande sera validée automatiquement ou par un modérateur (en fonction de votre politique d'approbation, qui est expliquée sur votre Profil sous vos informations personnelles).
A noter : si vous soumettez un bon de commande puis une facture, c'est le centre de coût du bon de commande qui prend le dessus sur celui renseigné avec la facture sur Spendesk.
Où trouver les bons de bons de commande en attente de validation
👉 En tant que Demandeur, sur "Demandes".
👉 Vos approbateurs trouvent cette demande sous Demandes > À approuver.
Où trouver les bons de bons de commande approuvés par un modérateur ou propriétaire de centre de coût
Une fois approuvé, un bon de commande est créé, vous le trouverez :
dans l'onglet Bons de commande en tant que Demandeur.
dans l'onglet Engagements > Bons de commande en tant que Contrôleur.
Statut du bon de commande
Quel est le statut du bon de commande?
Un bon de commande ouvert peut avoir les statuts suivants :
En attente de livraison : si la date actuelle < la date de fin.
Facture en retard : si la date actuelle > la date de fin et qu'aucune facture n'est jointe à la commande.
Partiellement facturé : au moins une facture jointe et le montant facturé (somme des factures jointes au bon de commande) est inférieur au montant du bon de commande.
Facturé : au moins une facture jointe et le montant facturé (somme des factures jointes au bon de commande) est égal au montant de la commande.
Sur-facturé : au moins une facture jointe, et le montant facturé (somme des factures jointes au bon de commande) est supérieur au montant du bon de commande.
Lister les articles d'un bon de commande
Les clients des plans Scale+, dans toutes les régions, peuvent désormais lister les articles et les quantités dans leurs demandes de commande afin de les rendre plus lisibles et à l'abri des erreurs, prêts à générer un bon de commande PDF clair.
Cela permet d'éviter les retards dans les commandes et donne aux services financiers les informations dont ils ont besoin pour approuver d'emblée.
Le responsable du budget peut désormais visualiser les éléments individuels d'une demande de commande afin de tout gérer correctement.
Télécharger un bon de commande
Vous pouvez télécharger une preuve PDF d'un bon de commande, en sélectionnant un bon de commande puis en cliquant sur sur le bouton "Créer un PDF". Ce PDF, modifiable, contiendra vos articles listés, et sera visible à tout moment.
Annuler un bon de commande
Vous pouvez annuler un bon de commande tant qu'aucune facture n'est jointe.
Clore un bon de commande
Vous pouvez clôturer une commande tant que toutes les factures jointes sont payées.
➡️ Il est possible d'affecter plusieurs factures à une commande mais pas plusieurs commandes à une facture.
Pour clôturer un bon de commande, allez dans l'onglet Engagements > " Bons de commande ", sélectionnez le bon de commande que vous souhaitez clôturer, faites défiler la page principale et cliquez sur le bouton pour le clôturer. Parfois, le bouton est masqué lorsque vous faites défiler les détails du bon de commande. Vous devez donc faire défiler la page principale après avoir cliqué sur un bon de commande.
Il est possible de clôturer un bon de commande partiellement facturé uniquement si les factures associées ont toutes été payées. Cela peut être le cas lorsque le montant des factures est inférieur au montant du bon de commande initial.