Les Titulaires du compte et les Contrôleurs délégués doivent confirmer de manière sécurisée les virements sortants avant que Spendesk ne les exécute, en utilisant l'application mobile, un code envoyé par SMS ou un code généré par une application d'authentification. Ce guide vous accompagne étape par étape dans le processus de confirmation.
Pour : les Titulaires du compte, et les Contrôleurs disposant du droit « Confirmer les paiements » (plans Scale et Premium).
Table des matières
Avant de commencer
Instructions étape par étape
Résolution des problèmes
Articles connexes
Avant de commencer
Rôles : seuls le Titulaire du compte ou un Contrôleur disposant du droit supplémentaire « Confirmer les paiements » peuvent confirmer des virements.
Plans : la délégation des droits de confirmation aux Contrôleurs est disponible uniquement sur les plans Scale et Premium.
Application mobile : installez l'application mobile Spendesk et terminez l'inscription mobile (création d'un code de sécurité ou activation de l'authentification biométrique).
Numéro de téléphone : ajoutez votre numéro de téléphone de sécurité dans votre profil si vous prévoyez d'utiliser la méthode de secours par SMS.
Vérification : si vous êtes un Contrôleur confirmant un virement pour la première fois, indiquez votre date et lieu de naissance lorsque cela vous est demandé.
👥 Rôles : seuls les Titulaires du compte et les Contrôleurs disposant du droit « Confirmer les paiements » peuvent confirmer des virements, depuis les onglets Notes de frais > Confirmer et Factures > Confirmer.
🔒 Accès : la délégation de la confirmation des virements aux Contrôleurs est disponible uniquement sur les plans Scale et Premium.
Instructions étape par étape
Étape 1 : Sélectionner les employés à rembourser et déclencher le virement
Accédez à Notes de frais > Confirmer.
Passez en revue les remboursements en attente de confirmation.
Sélectionnez les employés que vous souhaitez rembourser.
Cliquez sur « Valider le virement ».
Étape 2 : Valider l'action sur mobile
Sur l'écran de confirmation, lisez les instructions pour ouvrir votre application mobile afin de valider l'opération.
Étape 3 : Ouvrir la notification sur l'application mobile
Attendez une notification push sur votre appareil actif vous alertant d'une opération à valider.
Cliquez sur la notification pour ouvrir directement la page de validation.
Si vous ne recevez pas de notification, ouvrez l'application Spendesk et authentifiez-vous. La page de validation s'affiche automatiquement.
Étape 4 : Valider ou refuser le virement
Cliquez sur « Valider » pour confirmer le virement, ou sur « Refuser » pour le rejeter.
Terminez l'authentification sur l'écran suivant (voir l'article Authentification forte du client (SCA) sur mobile pour plus de détails).
Vérifiez l'apparition du message de succès sur ordinateur et sur l'application mobile après validation, ou du message de refus après un refus.
⚠️ Chaque action de validation ou de refus reste valide pendant 5 minutes seulement. Redémarrez le processus si le délai est dépassé.
Étape 4 bis : Utiliser la méthode d'authentification alternative
Cliquez sur « Utiliser une méthode d'authentification alternative » si vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas valider l'opération dans l'application.
Attendez un code envoyé par SMS à votre numéro de téléphone de sécurité.
Saisissez le code à l'écran pour valider le virement.
💡 Si vous avez configuré une application d'authentification (TOTP, par exemple Google Authenticator ou Microsoft Authenticator) dans Profil et paramètres > Sécurité, vous pouvez également l'utiliser comme méthode alternative pour confirmer les virements au lieu d'un code envoyé par SMS.
Résolution des problèmes
Symptôme : aucune notification push n'apparaît sur votre téléphone.
Cause : votre appareil n'est pas actif actuellement, ou les notifications sont désactivées.
Résolution : ouvrez directement l'application Spendesk et authentifiez-vous. La page de validation s'affiche automatiquement.
Symptôme : l'écran de validation indique que l'action a expiré.
Cause : chaque action de validation ou de refus a une durée de validité de 5 minutes.
Résolution : retournez dans Notes de frais > Confirmer, cliquez à nouveau sur « Valider le virement », et recommencez le processus de confirmation.
Symptôme : vous ne pouvez pas ouvrir l'application mobile pour confirmer le virement.
Cause : vous n'avez pas accès à votre téléphone ou l'application ne fonctionne pas.
Résolution : cliquez sur « Utiliser une méthode d'authentification alternative » et saisissez le code envoyé par SMS, ou le code de votre application d'authentification si vous en avez configuré une.
Symptôme : l'onglet « Confirmer » n'est pas visible dans Notes de frais ou Factures.
Cause : la fonctionnalité de virement n'est pas activée, ou vous ne disposez pas des droits de Titulaire du compte ou « Confirmer les paiements ».
Résolution : demandez à votre Titulaire du compte d'activer la fonctionnalité dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise, ou de vous accorder le droit « Confirmer les paiements » dans Paramètres > Organisation > Membres.