Le Propriétaire de compte vérifie et confirme les virements de remboursement de notes de frais programmés par un Contrôleur pour les entités américaines. C'est la deuxième étape du processus de remboursement aux États-Unis, après la programmation du virement par le Contrôleur.
Pour : Les Propriétaires de compte des entités Spendesk américaines qui remboursent les notes de frais des employés.
Avant de commencer
Vous devez avoir le rôle de Propriétaire de compte. Seul le Propriétaire de compte peut confirmer les virements de remboursement pour les entités américaines.
Un Contrôleur doit déjà avoir programmé le remboursement de la note de frais dans Notes de frais > Planifier les remboursements (voir l'étape 1 dans les articles associés).
Votre numéro de téléphone de sécurité doit être à jour, car un code de confirmation y est envoyé.
👥 Rôles : Seul le Propriétaire de compte peut approuver ou refuser les virements de remboursement en attente sur les entités américaines.
Instructions étape par étape
Accédez à Notes de frais > Vérifier.
Vérifiez les détails de remboursement pour chaque note de frais en attente de confirmation.
Cliquez sur Approuver pour confirmer le virement, ou cliquez sur Refuser pour le rejeter.
Si vous avez cliqué sur Approuver, saisissez le code de confirmation envoyé à votre numéro de téléphone de sécurité.
Confirmez le code pour finaliser le virement.
💡 Astuce : Vous recevez une notification par e-mail dès qu'une note de frais passe de Planifier à Confirmer, vous n'avez donc pas besoin de vérifier l'onglet manuellement chaque jour.
Résultat attendu
Une fois le virement confirmé, il est exécuté à la date d'exécution programmée.
Si la date d'exécution est aujourd'hui ou dans le passé, notre partenaire bancaire exécute le virement le lendemain matin.
Le bénéficiaire reçoit généralement les fonds dans un délai de 4 à 6 jours ouvrés.
Résolution des problèmes
Symptôme : Vous n'avez pas reçu le code de confirmation par SMS.
Cause : Votre numéro de téléphone de sécurité est obsolète ou incorrect.
Résolution :
Accédez à Avatar > Mon profil > Numéro de téléphone de sécurité.
Mettez à jour le numéro.
Retournez dans Notes de frais > Vérifier et réessayez la confirmation.
Symptôme : Un virement refusé apparaît toujours dans Spendesk.
Cause : Refuser un virement le renvoie vers Notes de frais > Planifier les remboursements plutôt que de le supprimer.
Résolution : Si vous ne souhaitez pas payer la note de frais du tout, renvoyez-la vers Vérifier pour la refuser à cette étape. Vous pouvez aussi l'exporter via Payer par .csv, la retirer de l'export avant de payer, et la laisser non payée. La note de frais reste visible dans Spendesk mais n'est jamais payée.
Symptôme : Le virement n'est pas exécuté même après avoir été confirmé.
Cause : La date d'exécution n'a pas encore été atteinte, ou le partenaire bancaire n'a pas encore traité le virement pendant la nuit.
Résolution : Attendez le lendemain matin après la date d'exécution. Si le bénéficiaire n'a toujours pas reçu les fonds après 6 jours ouvrés, contactez le support Spendesk.