Votre virement de remboursement ACH peut échouer si votre banque bloque le paiement ou si vos coordonnées bancaires sur Spendesk sont incorrectes. Cet article explique pourquoi et comment y remédier.
Pour : les employés qui reçoivent des remboursements de notes de frais, les Propriétaires de compte et les Contrôleurs des entités Spendesk américaines utilisant le remboursement ACH.
Avant de commencer
Le remboursement ACH est disponible uniquement pour les entités Spendesk américaines.
Les employés peuvent mettre à jour leurs propres coordonnées bancaires sur Spendesk.
Les Propriétaires de compte et les Contrôleurs peuvent consulter les motifs d'échec et reprogrammer un virement en échec.
Le compte de votre entreprise doit disposer de fonds suffisants pour couvrir le remboursement.
Symptômes
Le statut du virement de la note de frais affiche « Échoué » dans Dépenses > Notes de frais > Historique.
La note de frais concernée revient à l'étape Programmer les remboursements.
L'employé ne reçoit pas le remboursement sur son compte bancaire.
Causes
La banque de l'employé n'a pas autorisé (liste blanche) l'identifiant d'entreprise ACH de Spendesk. Les banques américaines bloquent souvent par défaut les paiements ACH entrants provenant d'émetteurs non reconnus.
Les coordonnées bancaires de l'employé sont incorrectes sur Spendesk. Par exemple, le numéro de compte ne correspond pas au nom du titulaire, ce qui déclenche un code de rejet bancaire tel que « R03 - No Account/Unable to Locate Account ».
Le compte de l'entreprise ne dispose pas de fonds suffisants pour traiter le remboursement.
Solutions
Accédez à Notes de frais > Historique.
Cliquez sur le virement en échec pour voir le motif de rejet précis.
Si le motif concerne l'autorisation bancaire, demandez à l'employé de contacter sa banque avec cette consigne : « Veuillez autoriser les virements ACH de l'identifiant d'entreprise 945440567_ » (remarque : il y a un espace à la fin de l'identifiant).
Si le motif concerne des coordonnées bancaires incorrectes, demandez à l'employé de mettre à jour ses informations bancaires dans Paramètres > Organisation > Membres, puis ouvrez le profil de l'employé.
Si le motif concerne des fonds insuffisants, vérifiez le solde de votre compte sur la page Tableau de bord (Dashboard) ou dans Compte, et ajoutez des fonds si nécessaire.
Accédez à Notes de frais > Programmer les remboursements pour reprogrammer le virement une fois le problème résolu.
💡 Astuce : vous pouvez suivre chaque statut de remboursement (En attente de confirmation, En attente, En cours de traitement, Payé, Annulé ou Échoué) depuis Notes de frais > Historique.
👥 Rôles : seuls les Propriétaires de compte et les Contrôleurs peuvent reprogrammer un virement de remboursement en échec.
🔒 Accès : le remboursement ACH est uniquement disponible pour les entités Spendesk américaines.
Quand contacter le support ?
Contactez le support Spendesk si :
Le motif d'échec affiché dans Notes de frais > Historique n'est pas clair ou absent.
La banque de l'employé confirme que l'identifiant d'entreprise est autorisé et que les coordonnées bancaires sont correctes, mais le virement échoue toujours.
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