Les demandes affectent votre budget dès leur soumission, et la façon dont Spendesk suit cet impact évolue à mesure que la demande avance dans le processus d'approbation et de paiement. Cet article explique la différence entre les montants « engagés » et « utilisés », et précise quand chaque type de dépense est comptabilisé dans votre budget.
Pour : les Propriétaires de compte, Administrateurs, Contrôleurs, Propriétaires de budget et Propriétaires/Co-propriétaires de centre de coûts sur les plans Scale et Premium.
Avant de commencer
Plan : les budgets et sous-budgets sont uniquement disponibles sur les plans Scale et Premium.
Rôles : les Propriétaires de compte, Administrateurs et Contrôleurs peuvent consulter et modifier tous les budgets. Les Propriétaires de budget peuvent uniquement consulter et modifier les budgets qui leur sont attribués. Les Propriétaires et Co-propriétaires de centre de coûts peuvent uniquement consulter les lignes budgétaires liées à leur centre de coûts.
Configuration requise : vous devez avoir configuré au moins un budget dans Paramètres > Budgets avant qu'une demande puisse afficher un impact sur le budget. Consultez Configuration des budgets.
Centres de coûts : vos demandes doivent être liées à un centre de coûts (ou à une autre dimension budgétaire) pour que l'impact sur le budget soit calculé correctement.
Comprendre le budget engagé et le budget utilisé
Spendesk suit deux types de dépenses par rapport à un budget :
Montant engagé : dépense générée par une demande qui n'a pas encore quitté votre compte, par exemple une note de frais (remboursement des dépenses professionnelles) approuvée mais pas encore remboursée.
Montant utilisé : dépense qui a déjà quitté votre compte, par exemple une note de frais remboursée ou un paiement par carte finalisé.
Montant disponible : le montant restant du budget qui n'a pas encore été engagé ni utilisé.
Lorsqu'une demande est soumise pour la première fois, elle n'a aucun impact sur le budget. Le budget n'est impacté qu'une fois que la demande est approuvée par un approbateur.
💡 Astuce : lorsqu'une demande est approuvée, Spendesk inclut la taxe dans le montant engagé car la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) n'a pas encore été déclarée. Une fois le montant de TVA confirmé, Spendesk le déduit et affiche le montant hors taxe sur la page Budgets.
Consulter le détail d'un budget
Accédez à Paramètres > Budgets.
Cliquez sur le budget que vous souhaitez consulter.
Vérifiez les montants utilisé, engagé et disponible affichés pour ce budget.
Quand une demande est-elle « engagée » ou « utilisée » ?
Le tableau ci-dessous indique précisément à quel moment chaque type de dépense passe d'engagé à utilisé.
Type de dépense | Engagé lorsque | Utilisé lorsque | Date prise en compte |
Carte virtuelle à usage unique | Approuvée par le valideur | Paiement effectué | Date d'autorisation du paiement par carte |
Carte virtuelle d’abonnement | Approuvée par le valideur (s'applique au mois en cours et aux mois suivants) | Paiement effectué | Date d'autorisation du paiement par carte |
Carte physique | Sans objet (aucune étape de pré-approbation) | Paiement effectué | Date d'autorisation du paiement par carte |
Facture sans bon de commande | Facture approuvée par le valideur | Facture validée par l'équipe financière (dans Factures > Examen) | Période d'imputation de la facture |
Facture avec bon de commande | Bon de commande approuvé par le valideur | Facture validée par l'équipe financière (dans Factures > Vérifier) | Répartie proportionnellement entre les dates de début et de fin du bon de commande |
Note de frais | Approuvée par le valideur | Validée par l'équipe financière (dans Notes de frais > Vérifier) | Date de paiement de la note de frais |
Que se passe-t-il en cas de dépassement de budget
Si les dépenses utilisées dépassent le budget prévu, Spendesk affiche un signal d'avertissement sur la barre de budget.
Cliquez sur la barre d'avertissement pour voir tous les paiements liés à ce budget, regroupés par type de dépense.
Si un paiement affiche le mauvais centre de coûts, accédez à la page Achats.
Modifiez le centre de coûts sur le paiement concerné.
⚠️ Avertissement : corriger un centre de coûts sur un paiement met à jour le calcul du budget, mais n'annule pas un paiement déjà effectué.
Visibilité du budget pour les approbateurs
Les approbateurs voient l'impact d'une demande sur le budget total depuis l'onglet Demandes, avant de l'approuver.
👥 Rôles : vous ne voyez cet impact sur le budget que si vous êtes également Propriétaire ou Co-propriétaire du centre de coûts lié à la demande. Les autres approbateurs ne verront pas le widget de budget sur la demande.
Vous pouvez consulter le détail du budget avant de décider d'approuver ou de rejeter une demande.
Résolution des problèmes
Symptôme : une demande soumise n'affiche aucun impact sur le budget.
Cause : le budget n'est impacté qu'une fois la demande approuvée, et non lors de sa soumission initiale.
Résolution : attendez que la demande soit approuvée, puis vérifiez à nouveau le budget dans Paramètres > Budgets.
Symptôme : un approbateur ne voit pas l'impact sur le budget d'une demande.
Cause : l'approbateur n'est pas défini comme Propriétaire ou Co-propriétaire du centre de coûts lié à la demande.
Résolution : demandez à un Administrateur ou à un Propriétaire de compte d'ajouter l'approbateur comme Propriétaire ou Co-propriétaire du centre de coûts concerné, dans Paramètres > Organisation > Centres de coûts.
Symptôme : le montant utilisé est plus élevé que prévu.
Cause : un paiement est peut-être lié au mauvais centre de coûts.
Résolution : accédez à la page Tous les achats, retrouvez le paiement, puis modifiez son centre de coûts.