Catégories de dépenses et paramétrage

Les catégories de dépenses vous permettent d'associer une dépense à sa nature (par exemple « Voyage », « Logiciel ») afin de la suivre en complément des centres de coûts et des budgets.

Pour : les Propriétaires de compte et Administrateurs (paramétrage) ; les Controleurs et Demandeurs (sélection sur les demandes et paiements).

👥 Rôles : seuls les Propriétaires de compte et Administrateurs peuvent ajouter, modifier ou supprimer des valeurs de catégorie de dépenses. Les Controllers peuvent réattribuer des catégories sur des paiements existants, mais ne peuvent pas créer de nouvelles valeurs.

Dès qu'au moins une valeur existe, le champ Catégorie de dépenses apparaît sur les demandes, les notes de frais et les paiements. Par défaut, les Demandeurs doivent le renseigner.

⚠️ Avertissement : renommer une valeur met à jour le nom sur les factures déjà exportées. Si vous ne souhaitez pas affecter les factures exportées, supprimez l'ancienne valeur et créez-en une nouvelle plutôt que de la renommer.

Remarque :

Vous pouvez limiter les catégories de dépenses affichées en fonction du centre de coûts sélectionné par le Requester.

Par défaut, chaque catégorie de dépenses est visible pour tous les centres de coûts. Pour restreindre une catégorie à des centres de coûts spécifiques :

Cette restriction s'applique uniquement lorsque les Requesters créent une demande. Les Controllers peuvent toujours attribuer n'importe quelle catégorie de dépenses à une facture depuis les onglets Paiements, Toutes les factures et Préparer.

💡 Astuce : si aucune catégorie de dépenses n'est restreinte à un centre de coûts, toutes les catégories apparaissent comme options pour ce centre de coûts. Il s'agit d'un comportement normal, pas d'un bug.

Par défaut, les valeurs de catégorie de dépenses sont triées par ordre alphabétique. Pour définir un ordre personnalisé, ajoutez un numéro au début du nom de chaque valeur (par exemple « 1 - Voyage », « 2 - Logiciel »).

Les catégories de dépenses sont incluses dans les exports avec les factures. Vous pouvez y accéder depuis l'onglet Export ou les télécharger depuis la page Toutes les factures.

Symptôme : un utilisateur peut voir toutes les dépenses d'un centre de coûts, y compris celles qui ne relèvent pas de la catégorie de dépenses dont il est responsable.

Cause : dans Spendesk, les autorisations de visibilité sont gérées au niveau du centre de coûts, et non au niveau de la catégorie de dépenses.

Résolution : toute personne ayant accès à un centre de coûts voit toutes les dépenses qu'il contient, quelle que soit la catégorie. Pour restreindre la visibilité à une seule catégorie, créez un centre de coûts distinct pour cette catégorie, ou partagez un export personnalisé limité aux données concernées.

Symptôme : je ne peux pas sélectionner plus d'une catégorie de dépenses sur un paiement.

Cause : Spendesk ne prend en charge qu'une seule valeur de catégorie de dépenses par paiement.

Résolution : créez une valeur combinée (par exemple « NYC-Paris ») si vous devez représenter deux catégories à la fois, ou utilisez un champ personnalisé pour la seconde dimension.

Symptôme : le champ catégorie de dépenses n'apparaît pas sur une demande.

Cause : aucune valeur n'a encore été créée pour cette catégorie de dépenses, ou la catégorie est restreinte à d'autres centres de coûts.

Résolution : ajoutez au moins une valeur dans Paramètres > Organisation > Champs analytiques, et vérifiez les restrictions de centre de coûts sur chaque valeur.

Les catégories de dépenses sont-elles obligatoires pour les Requesters ?
Oui, par défaut. Contactez le Support ou votre Customer Success Manager pour rendre le champ facultatif.

Puis-je associer des catégories de dépenses à des centres de coûts spécifiques ?
Oui. Configurez chaque catégorie pour qu'elle apparaisse uniquement pour les centres de coûts sélectionnés lors du parcours de demande.

Les catégories de dépenses apparaissent-elles dans les exports ?
Oui. Elles sont exportées avec les factures et disponibles dans l'onglet Export ou la page Toutes les factures.

Puis-je modifier une catégorie de dépenses après qu'elle a été attribuée à un paiement ?
Oui. Accédez à Dépenses > Tous les paiements, sélectionnez le paiement, puis mettez à jour le champ Catégorie de dépenses.

Puis-je accorder la visibilité à une seule catégorie de dépenses plutôt qu'à tout un centre de coûts ?
Non. La visibilité est gérée uniquement au niveau du centre de coûts.

Comment les utilisateurs renseignent-ils les catégories de dépenses sur l'application mobile ?
Les utilisateurs renseignent la catégorie de dépenses (ou le champ personnalisé) après avoir effectué un paiement avec une carte physique.