Lorsque vous exportez un achat effectué avec une carte Spendesk vers XERO, Spendesk crée une facture avec le statut "payé" et un paiement associé dans XERO. Ils sont automatiquement réconciliés dans XERO.

🔥 Attention 🔥 Si vous utilisez la fonctionnalité "Date de comptabilisation" de Spendesk, vos paiements par carte ne seront pas forcément exportés comme payés, et il faudra alors réconcilier manuellement leur statut de paiement sur XERO.

Lorsque vous exportez un achat enregistré via le module Factures dans Spendesk, alors Spendesk crée une facture avec le statut " en attente de paiement " dans XERO. Vous devrez importer le paiement effectué via votre propre banque dans XERO et faire la réconciliation manuellement.

N.B : si vous marquez la facture comme payée dans Spendesk en exportant un fichier CSV SEPA, Spendesk ne marquera pas la facture correspondante comme payée dans XERO.

Si vous exportez une note de frais qui a été payée à l'avance par virement bancaire avec l'argent du portefeuille Spendesk, alors Spendesk crée une facture avec le statut "payé" et un paiement associé dans XERO. Ils sont automatiquement réconciliés dans XERO.

Si vous exportez une note de frais qui a été marquée comme payée dans Spendesk mais qui a en fait été payée en dehors de Spendesk (par exemple, vous avez exporté un fichier XML ou CSV SEPA pour la payer via votre propre banque), alors Spendesk crée une facture avec le statut "en attente de paiement" dans XERO. Vous devrez importer le paiement effectué via sa propre banque dans XERO et effectuer le rapprochement manuellement.

Si vous exportez une note de frais qui n'a pas encore été marquée comme payée dans Spendesk, alors Spendesk crée une facture avec le statut " en attente de paiement " dans XERO.

⇒ Si vous remboursez cette même note de frais par virement bancaire avec l'argent du portefeuille Spendesk a posteriori, Spendesk marque automatiquement la facture associée comme " payée " dans XERO, et un paiement associé est créé dans XERO. Ils sont automatiquement rapprochés.

⇒ Si vous remboursez cette même note de frais en dehors de Spendesk (par exemple si vous exportez un fichier CSV SEPA pour la payer via votre propre banque), alors Spendesk ne créé rien dans XERO. Vous devrez importer le paiement effectué via leur propre banque dans XERO et effectuer le rapprochement manuellement.

Lors de l’export des notes de frais, Spendesk envoie le nom de l’employé dans le champ “Contact” sur Xero afin de faire la différence entre les factures dont le créancier est un prestataire externe à l’entreprise, de celles dont le créancier est un employé qui a déjà réglé, sur ses propres fonds, une facture au nom de l’entreprise. Cela permet de trouver dans l’onglet “Contacts”, toutes les notes de frais rattachées à un employé et d’en faire le suivi. Dans le cas où un employé présent sur Spendesk est absent de Xero, alors un nouvel employé est créé directement dans Xero.

Des frais de change de 2,99% sont appliqués à toute transaction effectuée dans une devise différente de celle de votre compte Spendesk par défaut (c'est-à-dire EUR, USD, GBP, SEK, NOK, DKK).

Lorsque les frais de change sont enregistrés dans Spendesk, Spendesk crée automatiquement une facture et un paiement dans XERO. Ils sont automatiquement réconciliés dans XERO.

Les frais de change sont exportés séparément des paiements de base.

Exemple : Mon compte Spendesk par défaut est en EUR et j'effectue un paiement par carte en USD.

Montant brut du paiement de base en USD : $11.70

Montant brut du paiement de base en EUR : €10

Montant brut des frais de change en EUR : 0,299 €.

Lorsque vous exportez ce paiement vers XERO, une facture d'un montant brut de 10 € est créée sur XERO en même temps qu'un paiement de 10 €. Ils sont automatiquement réconciliés.

Lorsque Spendesk enregistre les frais de change liés à la transaction, une facture d'un montant brut de 0,299 € est créée dans XERO, ainsi qu'un paiement de 0,299 €. Ils sont automatiquement réconciliés.