Notre fonctionnalité de téléchargement de fichier .CSV vous permet de créer un récapitulatif des montants à rembourser par demandeur, pour une ou plusieurs demandes de dépense à la fois, directement à partir du compte bancaire de votre entreprise.
Veuillez noter : ce fichier n’est pas conçu pour être utilisé sur le site web de votre banque.
Comment rembourser des demandes de dépense avec un fichier .CSV
Avec la fonctionnalité CSV, vous pouvez simplifier la préparation de multiples remboursements pour plusieurs employés en une seule opération. Voici comment procéder :
Accédez à Notes de frais > Planifier les remboursements.
Sélectionnez les employés et les dépenses à rembourser.
Cliquez sur Rembourser par .csv. Si nécessaire, vous pouvez ajuster la date de remboursement.
Créez un ordre de virement par employé, résumant le montant total à rembourser, et envoyez-le avec leurs coordonnées bancaires à partir du compte bancaire habituel de votre entreprise.
Si votre banque prend en charge le SEPA XML, vous pouvez éviter la saisie manuelle en sélectionnant .XML au lieu de .CSV, et en téléchargeant directement le fichier .XML sur le site de votre banque.
Vous pouvez également rembourser les employés directement via un virement depuis Spendesk.
Étapes importantes de préparation
Assurez-vous d’avoir les informations suivantes remplies sur Spendesk :
Coordonnées bancaires des employés (IBAN/BIC).
Que se passe-t-il si le compte bancaire du destinataire est fermé ?
Si le compte bancaire du destinataire est fermé, plusieurs options sont possibles :
La banque du compte fermé pourrait avoir besoin de transférer manuellement les fonds (si cela n’est pas fait automatiquement).
Alternativement, les fonds reviendront sur votre compte Spendesk sous 12 jours.
Bon à savoir
Marquer une dépense comme payée dans Spendesk la transfère automatiquement dans l’onglet Tous les paiements.
Le remboursement apparaîtra sur le compte bancaire de l’employé comme suit : « ID de votre compte Spendesk + prénom et nom de l’employé ».
Vous pouvez consulter toutes les dépenses déjà remboursées dans Notes de frais > Historique, y compris celles ayant échoué initialement.
FAQ
Puis-je utiliser le fichier .CSV directement sur le site de ma banque ?
Non, le fichier .CSV est conçu pour une utilisation interne afin de préparer les remboursements. Si votre banque prend en charge le SEPA XML, vous pouvez utiliser l’option .XML.
Que faire si un remboursement échoue ?
Les remboursements échoués seront visibles dans Notes de frais > Historique. Vous pouvez examiner les détails et prendre les mesures correctives nécessaires, comme mettre à jour les coordonnées bancaires de l’employé ou réinitier le virement.
Est-il obligatoire d’utiliser les fichiers .CSV ou .XML pour les remboursements ?
Non, vous pouvez également rembourser les employés directement via Spendesk si cela est plus pratique.