Factures
Après avoir confirmé une facture à l'étape Vérifier, il peut arriver qu'une erreur ait été commise ou qu'il soit nécessaire de revenir sur une décision.
Il est désormais possible de prévenir ou de corriger des erreurs en renvoyant la facture à l'étape Vérifier.
Jusqu'à présent, le processus de paiement d'une facture était le suivant : Vérifier > Planifier > Confirmer. Une fois la facture confirmée, il n'était pas possible de la renvoyer à l'étape Vérifier depuis Planifier. Cela est désormais possible grâce à la fonctionnalité Renvoyer à Vérifier.
Cette fonctionnalité est disponible pour tous les clients.
Note : Il n'est pas possible de renvoyer une facture à l'étape Vérifier si elle a déjà été "marquée comme prête" ou exportée.
Cependant, si elle a été "marquée comme prête" dans Préparer mais pas exportée, il est possible d'aller dans Comptabiliser > Exporter > choisir la période de la facture > voir > cliquer sur le paiement > renvoyer à Préparer.
Ensuite, la facture peut être renvoyée à Vérifier.
Notes de frais
La fonctionnalité mentionnée ci-dessus n’est pas encore disponible pour les notes de frais.
Cependant, voici une solution alternative :
Dans Planifier, sélectionner l’option "paiement par CSV". Cela ne déclenchera pas de virement.
Ne pas effectuer le virement depuis votre banque.
Supprimer la facture du logiciel comptable après avoir exporté le montant à payer.
Que faire si une note de frais ou une facture a déjà été marquée comme remboursée ?
Si une note de frais a déjà été marquée comme remboursée, elle devra être marquée comme Prête/Exportée, comme pour les autres paiements.
Ensuite, il est possible de supprimer la ligne du fichier CSV avant de l’importer dans le logiciel comptable. Un compte de charges dédié peut être attribué pour identifier les lignes à exclure (par exemple, un compte nommé "Erreur - à exclure du système comptable"). En effet, même si ces lignes sont exportées, elles resteront visibles sur Spendesk.