Une fois qu'un paiement arrive dans l'onglet Planifier vous ne pouvez pas le supprimer directement. Cet article explique comment corriger ou retirer une facture ou une note de frais erronée avant son paiement, et que faire si elle a déjà été remboursée.
Pour : les Propriétaires de compte et les Contrôleurs qui gèrent les paiements de factures et de notes de frais.
Avant de commencer
Prérequis | Détail |
Rôle | Propriétaires de compte ou Contrôleur. |
Plan | Disponible sur tous les plans Spendesk. |
S'applique à | Les factures fournisseurs et les notes de frais dans l'onglet Planifier . |
Différence clé | Les factures peuvent être renvoyées à l'onglet Vérifier. Les notes de frais ne le peuvent pas actuellement. Utilisez la solution de contournement par CSV à la place. |
👥 Rôles : seuls les Propriétaires de compte et les Contrôleurs peuvent renvoyer un paiement à l'onglet Vérifier ou le marquer comme payé par CSV.
Renvoyer une facture à l'onglet Vérifier
Une fois qu'une facture est confirmée dans Factures > Vérifier, elle passe à Factures > Planifier en suivant le chemin Vérifier > Planifier > Confirmer. Si vous avez fait une erreur, vous pouvez renvoyer la facture à Vérifier au lieu de la laisser passer au paiement.
Accédez à Factures > Planifier .
Sélectionnez la facture que vous souhaitez corriger.
Cliquez sur Renvoyer à Vérifier.
Confirmez l'action.
Modifiez ou rejetez la facture depuis l'onglet Vérifier.
⚠️ Attention : vous ne pouvez pas renvoyer une facture à Vérifier si elle a déjà été marquée comme prête ou exportée.
Si la facture est marquée comme prête dans Préparer mais n'a pas encore été exportée, suivez d'abord ces étapes :
Accédez à Comptabiliser > Exporter.
Sélectionnez la période de facturation concernée.
Cliquez sur Voir les comptes à payer.
Cliquez sur Renvoyer à Préparer pour le compte à payer concerné.
Retournez dans Planifier et cliquez sur Renvoyer à Vérifier.
📋 Bonne pratique : Renvoyer à Vérifier ne peut pas non plus être utilisé si la facture a été divisée en plusieurs paiements et que l'un de ces paiements a déjà été payé. Dans ce cas, contactez le support Spendesk pour obtenir de l'aide afin de corriger le paiement restant.
⚠️ Vous ne pouvez pas supprimer une facture qui a déjà été payée (que ce soit depuis Spendesk ou via un fichier CSV / XML).
Retirer une note de frais validée avant son remboursement
Les notes de frais validées ne peuvent pas être annulées, rejetées ou corrigées une fois confirmées dans Vérifier, même si elles n'ont pas encore été remboursées. Cela protège l'intégrité de vos registres financiers. Si vous devez retirer une note de frais validée avant son paiement, utilisez cette solution de contournement :
Accédez à Dépenses > Notes de frais > Planifier les remboursements.
Sélectionnez la note de frais que vous souhaitez retirer.
Allez dans la section Rembourser depuis et sélectionnez Votre CSV bancaire comme méthode de paiement pour cette note de frais.
Exportez le fichier CSV.
Supprimez la ligne correspondante du fichier CSV avant de l'importer dans votre logiciel de comptabilité.
Attribuez une catégorie dédiée (par exemple, « Erreur - ne pas conserver en comptabilité ») pour signaler l'entrée et la retrouver facilement, si besoin.
⚠️ Attention : n'exécutez pas le virement depuis votre compte bancaire après avoir sélectionné « Payer par CSV ». Cela entraînerait le remboursement de l'employé.
Corriger une note de frais déjà remboursée
Si la note de frais a déjà été remboursée, suivez plutôt ces étapes :
Marquez la note comme Préparée/Exportée dans Spendesk, comme pour tout autre paiement.
Retirez la ligne correspondante de votre export CSV avant de l'importer dans votre logiciel de comptabilité.
Vous pouvez éventuellement attribuer l'entrée à une catégorie d'exclusion dédiée (par exemple, « Erreur - à exclure de la comptabilité »).
Organisez le remboursement directement avec l'employé si la note a été remboursée par erreur, en utilisant l'une des méthodes suivantes :
Remboursement en espèces
Virement bancaire vers l'entreprise
Déduction d'une future note de frais
Déduction de son salaire, sous réserve d'un accord mutuel
💡 Astuce : même après avoir exclu une ligne de votre import comptable, elle reste visible dans Spendesk. L'exclure de l'import empêche seulement qu'elle affecte vos registres comptables.
Résolution des problèmes
Symptôme : le bouton Renvoyer à Vérifier est grisé pour une facture.
Cause : la facture a déjà été marquée comme prête, exportée, ou divisée en plusieurs paiements dont l'un a déjà été payé.
Résolution : si elle est marquée comme prête mais pas exportée, renvoyez d'abord le compte à payer vers Préparer (voir les étapes ci-dessus). Si elle est déjà exportée ou partiellement payée, contactez le support Spendesk.
Symptôme : vous ne pouvez pas supprimer une note de frais depuis l'onglet Demandes.
Cause : la note de frais a déjà été validée dans Vérifier, et Spendesk ne permet pas de supprimer les notes validées pour des raisons de conformité.
Résolution : utilisez la solution de contournement par CSV décrite ci-dessus pour l'exclure du remboursement et de la comptabilité.
Symptôme : deux paiements de notes de frais en double apparaissent dans Planifier.
Cause : la même note de frais a été approuvée ou préparée deux fois par erreur.
Résolution : appliquez la solution de contournement par CSV à l'entrée en double, puis contactez le support Spendesk si le doublon persiste après l'export.
Quand contacter le support ?
Contactez le support Spendesk si :
Une facture a déjà été exportée et vous devez encore la corriger.
Une facture a été divisée en plusieurs paiements et l'un d'eux a déjà été payé.
Un paiement de note de frais en double ne se résorbe pas après avoir appliqué la solution de contournement par CSV.