Vous êtes maintenant prêt à préparer vos dépenses sur Spendesk et à les exporter vers NetSuite.
Comptabiliser vos dépenses
Vous pouvez comptabiliser vos dépenses en utilisant tous vos comptes et valeurs NetSuite habituels. Une fois que vous êtes prêt à exporter vos dépenses vers NetSuite, naviguez vers Comptabiliser > Exporter et sélectionnez la période souhaitée pour l'exportation.
Avant qu'une facture ou un achat par carte ne soit exporté, nous vérifions si le fournisseur est associé à un fournisseur NetSuite. Si cette association est manquante, nous n'essayons pas d'exporter cette dépense et renvoyons une erreur d'export avec la description du fournisseur manquant (qui doit être créé manuellement dans NetSuite).
Lors de l'exportation d'une note de frais, nous vérifions si le membre Spendesk correspondant est associé à un employé NetSuite. Si cette association est manquante, nous n'essayons pas d'exporter cette note de frais et renvoyons une erreur d'export avec la description de l'employé manquant (qui doit être créé dans NetSuite).
Notes importantes :
Spendesk exporte les dépenses reconnues - les dépenses qui ont passé tous les flux d'approbation configurés et ont été préparées par la finance. Nous ne créons aucune écriture comptable pour les dépenses encore en cours de révision.
Toutes les dépenses et les paiements sont exportés vers NetSuite dans la devise du portefeuille par défaut (en utilisant le taux de conversion de Spendesk).
Les règlements sont exportés automatiquement toutes les 10 minutes vers NetSuite (dans le cas où la dépense correspondante avait déjà été exportée).
Envoyer vos dépenses vers NetSuite
Vous verrez un aperçu des dépenses prêtes à être exportées. Cliquez sur Envoyer vers NetSuite pour les exporter en masse. Vous pouvez également exporter une seule dépense. Avec NetSuite, les dépenses seront exportées soit comme Rapports de dépenses, Factures fournisseur, Avoirs fournisseur ou Écritures de journal, voir ci-dessous pour chaque type de dette. Les paiements seront exportés comme Paiements.
Les Notes de frais sont exportées vers NetSuite comme Rapports de frais. Le Remboursement des notes de frais via Spendesk génère un Paiement créé dans NetSuite, associé au Rapport de frais correspondant.
Les Factures sont exportées vers NetSuite comme Factures de fournisseur. Les paiements de factures créent des Paiements dans NetSuite, qui sont associés à la Facture de fournisseur correspondante.
Les Avoirs sont exportés vers NetSuite comme Crédits de fournisseur. Une fois qu'un avoir est appliqué à une facture dans Spendesk, nous appliquons le Crédit de fournisseur correspondant à la Facture de fournisseur correspondante dans NetSuite.
Les Achats par carte sont exportés vers NetSuite comme Factures de fournisseur avec un Paiement correspondant. Les Annulations de carte et les Remboursements par carte sont exportés respectivement comme Crédits de fournisseur et Ecritures de journal.
Les Frais de change, DAB et autres frais bancaires sont exportés vers NetSuite comme Ecritures de journal.
Vous devriez maintenant être entièrement configuré pour utiliser cette intégration avec NetSuite et exporter vos dépenses chaque mois ou quand vous en avez besoin.