Vous êtes maintenant prêt à préparer vos dépenses sur Spendesk et à les exporter vers NetSuite.
Comptabiliser vos dépenses
Vous pouvez comptabiliser vos dépenses en utilisant tous vos comptes et valeurs NetSuite habituels. Une fois que vous êtes prêt à exporter vos dépenses vers NetSuite, naviguez vers Comptabiliser > Exporter et sélectionnez la période souhaitée pour l'exportation.
Avant qu'une facture ou un achat par carte ne soit exporté, nous vérifions si le fournisseur est associé à un fournisseur NetSuite. Si cette association est manquante, nous n'essayons pas d'exporter cette dépense et renvoyons une erreur d'export avec la description du fournisseur manquant (qui doit être créé manuellement dans NetSuite).
Lors de l'exportation d'une note de frais, nous vérifions si le membre Spendesk correspondant est associé à un employé NetSuite. Si cette association est manquante, nous n'essayons pas d'exporter cette note de frais et renvoyons une erreur d'export avec la description de l'employé manquant (qui doit être créé dans NetSuite).
Notes importantes :
Spendesk exporte les dépenses reconnues - les dépenses qui ont passé tous les flux d'approbation configurés et ont été préparées par la finance. Nous ne créons aucune écriture comptable pour les dépenses encore en cours de révision.
Les justificatifs d'une dépense (reçus, factures, captures d'écran) sont exportés dans leur format d'origine (PDF, PNG, JPEG, etc.).
Toutes les dépenses et les paiements sont exportés vers NetSuite dans la devise du portefeuille par défaut (en utilisant le taux de conversion de Spendesk). Pour conserver la devise d'origine, utilisez les options Export in declared currency? dans les paramètres de votre intégration NetSuite :
Invoices : les factures sont exportées dans leur devise, et NetSuite applique son propre taux de change. Les avoirs suivent le même réglage : un avoir peut donc être appliqué à sa facture fournisseur dans la même devise. Les notes de frais sont toujours exportées dans la devise du portefeuille.
Card Payments : les achats par carte sont exportés dans la devise du paiement, avec le taux de change de Spendesk.
Les paiements suivent ces réglages uniquement si la devise de base de votre filiale NetSuite est la devise de votre portefeuille Spendesk. Sinon, les paramètres affichent un avertissement : les factures peuvent toujours être exportées dans leur devise, mais les achats par carte et tous les paiements sont exportés dans la devise du portefeuille.
Les règlements sont exportés automatiquement toutes les 10 minutes vers NetSuite (dans le cas où la dépense correspondante avait déjà été exportée).
Taxes et devises
Taxes. Pour les entités américaines, Spendesk n'envoie ni code ni montant de taxe. Pour les entités canadiennes, il envoie le code de taxe et NetSuite calcule la taxe. Pour les autres pays, il envoie le code de taxe et le montant de TVA enregistré dans Spendesk. Seuls les codes de taxe actifs, disponibles pour les achats et rattachés à votre filiale, apparaissent dans Spendesk.
Devises. Par défaut, les dépenses et les paiements sont exportés dans la devise de votre portefeuille Spendesk, au taux de Spendesk ; les factures (avec leurs avoirs) et les achats par carte peuvent conserver leur devise d'origine grâce aux options Export in declared currency?. Chaque devise doit être activée dans NetSuite et ajoutée aux devises du fournisseur, sinon l'export échoue. Les montants convertis sont arrondis à deux décimales par ligne : les totaux peuvent donc différer de 0,01.
Envoyer vos dépenses vers NetSuite
Vous verrez un aperçu des dépenses prêtes à être exportées. Cliquez sur Exporter vers NetSuite pour les exporter en masse. Vous pouvez également exporter une seule dépense. Avec NetSuite, les dépenses seront exportées soit comme Rapports de dépenses, Factures fournisseur, Avoirs fournisseur ou Écritures de journal, voir ci-dessous pour chaque type de dette. Les paiements seront exportés comme Paiements.
Les Notes de frais sont exportées vers NetSuite comme Rapports de frais. Le Remboursement des notes de frais via Spendesk génère un Paiement créé dans NetSuite, associé au Rapport de frais correspondant.
Les Factures sont exportées vers NetSuite comme Factures de fournisseur. Les paiements de factures créent des Paiements dans NetSuite, qui sont associés à la Facture de fournisseur correspondante.
Les Avoirs sont exportés vers NetSuite comme Crédits de fournisseur. Une fois qu'un avoir est appliqué à une facture dans Spendesk, nous appliquons le Crédit de fournisseur correspondant à la Facture de fournisseur correspondante dans NetSuite.
Les Achats par carte sont exportés vers NetSuite comme Factures de fournisseur avec un Paiement correspondant. Les Annulations de carte et les Remboursements par carte sont exportés respectivement comme Crédits de fournisseur et Ecritures de journal.
Les Frais de change, DAB et autres frais bancaires sont exportés vers NetSuite comme Ecritures de journal.
Vous devriez maintenant être entièrement configuré pour utiliser cette intégration avec NetSuite et exporter vos dépenses chaque mois ou quand vous en avez besoin.