Lorsque vous cliquez sur "Exporter vers NetSuite" dans Comptabiliser>Exporter, les achats sont exportés vers NetSuite. Les paiements sont exportés automatiquement toutes les 10 minutes (si l'achat correspondant a déjà été exporté). 🕦
Avant d'exporter une facture ou un achat par carte, nous vérifions si le fournisseur est associé à un "vendor" NetSuite. Si cette correspondance fait défaut, nous n'essayons pas d'exporter cet achat et nous renvoyons une erreur d'export avec la description du vendor manquant (qui doit être créé manuellement dans NetSuite).
Lors de l'export d'une note de frais, nous vérifions si le membre Spendesk correspondant est associé à un employé NetSuite. Si cette correspondance est manquante, nous n'essayons pas d'exporter cette note de frais et nous renvoyons une erreur d'export avec la description de l'employé manquant (qui doit être créé dans NetSuite).
Avant d'exporter un achat, nous vérifions que les valeurs des champs analytiques ont des identifiants internes NetSuite dans notre base de données. Il est impossible d'exporter vers NetSuite un achat contenant une valeur de champ analytique sans identifiant NetSuite.
Voici comment les achats et paiements Spendesk sont exportés vers NetSuite :
Les factures sont exportées vers NetSuite en tant que factures de fournisseur (Vendor Bill). Les paiements de factures créent des paiements de factures (Bill Payments) dans NetSuite, qui sont appliqués à la facture du fournisseur correspondante.
Les avoirs sont exportés vers NetSuite en tant que crédits fournisseurs (Vendor Credits). Une fois qu'un avoir est appliqué à une facture dans Spendesk, nous appliquons le crédit fournisseur correspondant à la facture fournisseur correspondante dans NetSuite.
Les achats par carte sont exportés vers NetSuite en tant que facture du fournisseur (Vendor Bill) avec un paiement de facture (Bill Payment) correspondant. Les annulations et les remboursements de cartes sont exportés en tant que crédits fournisseurs (Vendor Credits) et écritures comptables (Journal entries) respectivement.
Les notes de frais sont exportées vers NetSuite sous forme de rapports de dépenses (Expense Reports). Le remboursement des notes de frais via Spendesk entraîne la création d'un paiement de facture (Bill Payment) dans NetSuite, appliqué à la note de frais correspondante.
Les frais bancaires sont exportés vers NetSuite sous forme d'écriture comptable (Journal Entry).
Les "retours tardifs" (c'est-à-dire les échecs de virements) ne sont pas exportés vers NetSuite. En d'autres termes, si un paiement a été effectué dans Spendesk et immédiatement exporté vers NetSuite en tant que paiement de facture, nous ne l'annulons pas (en raison d'une limitation technique) lorsqu'une notification de retour tardif arrive. Les clients devront annuler manuellement les paiements de factures dans NetSuite lorsqu'ils sont informés d'un retour tardif ou qu'ils détectent un retour tardif lors de l'exercice de rapprochement mensuel. En outre, nous recommandons de ne pas exporter les dettes payées dans les deux premiers jours suivant le paiement.
Les factures des fournisseurs sont créées dans NetSuite en tant qu'Expenses dans "Expenses and Items" (par opposition aux Items, puisque Spendesk fonctionne en termes de dépenses) :
Les achats par carte et les notes de frais sont toujours exportés dans la devise du portefeuille. Si l'option "Exporter dans la devise déclarée" est activée par votre gestionnaire de facturation Spendesk, les factures sont exportées dans leur devise déclarée (et non dans la devise du portefeuille).
Les pièces justificatives (reçus et factures) sont jointes aux factures des fournisseurs et aux notes de frais dans le sous-onglet Communication > Files. Les fichiers joints sont stockés dans les fichiers NetSuite et comptent dans le quota de stockage NetSuite des clients.
Messages d'erreur d'export
Ils apparaissent généralement dans l'onglet Export lorsque vous essayez d'exporter des achats. Ils sont principalement dus à des périodes fermées dans Netsuite, ou à des problèmes de configuration ou d'autorisations/droits (consultez nos autres articles sur Netsuite pour plus d'informations).
Prenons un exemple :
lorsque le champ "Département" n'est pas configuré correctement sur Spendesk ou sur Netsuite, ce message d'erreur peut s'afficher.
