Soumettre, appliquer et comptabiliser des avoirs

Les avoirs vous permettent d'annuler, totalement ou partiellement, une facture que vous avez déjà soumise, et Spendesk automatise la façon dont ils sont appliqués et enregistrés.
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​Pour : tous les utilisateurs soumettant des factures, sur les comptes utilisant des exports comptables basés sur des fichiers ou des intégrations comptables natives prises en charge.
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Table des matières

🔒 Accès : La soumission et la gestion des avoirs sont disponibles sur tous les plans de facturation, à condition que votre compte utilise l'une des méthodes d'export comptable listées ci-dessus.
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💡 Astuce : L'avoir est automatiquement approuvé dès sa soumission : aucune étape d'approbation manuelle n'est nécessaire.
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Vous ou votre fournisseur pouvez transférer un avoir en pièce jointe par e-mail à l'adresse de transfert Spendesk dédiée à votre entreprise, qui commence par bills+.... Vous trouverez cette adresse dans Dépenses > Boîte de réception ou dans le panneau latéral lors de la sélection de Soumettre une nouvelle facture.
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Si un employé transfère l'avoir depuis son adresse e-mail Spendesk, celui-ci apparaît dans sa Boîte de réception personnelle. Si un fournisseur l'envoie, demandez-lui d'ajouter l'employé concerné en copie (CC) afin que Spendesk puisse assigner automatiquement l'avoir à cet employé. Si aucun utilisateur Spendesk n'est reconnu, l'avoir apparaît dans la Boîte de réception partagée, accessible aux Contrôleurs et au Titulaire du compte.
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Modifier le type de document en avoir
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Si Spendesk identifie un avoir transféré comme une facture, ouvrez le document depuis la Boîte de réception et cliquez sur Pas une facture ? en haut à droite. Sur l'écran suivant, sélectionnez Avoir, puis vérifiez les informations pré-remplies et soumettez le document.
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La fonctionnalité d'avoir prend en charge trois cas d'usage principaux :

Les options disponibles dépendent du statut de la facture de référence :
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​Déduire un avoir d'une facture de référence

Quand utiliser cette option : la facture de référence et l'avoir se trouvent tous deux dans Factures > Vérifier.
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Impact sur le paiement de la facture : le montant de l'avoir est soustrait du montant de la facture. Par exemple, un avoir de 10 € appliqué à une facture de 20 € entraîne un paiement de 10 €.
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Impact sur la comptabilité : la facture et l'avoir sont traités comme des comptes fournisseurs (montant dû pour des biens ou services) distincts dans Comptabiliser > Préparer et Tous les achats. Exportez les deux vers votre logiciel de comptabilité via Comptabiliser > Exporter.
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Quand utiliser cette option : la facture de référence et l'avoir se trouvent tous deux dans Factures > Vérifier, ou la facture de référence est déjà programmée pour paiement ou a déjà été payée.
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Impact sur le paiement de la facture : le crédit fournisseur enregistré est déduit du montant de la facture.
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Impact sur la comptabilité : la facture et l'avoir sont traités comme des comptes fournisseurs distincts dans Dépenses > Toutes dépenses > Tous les achats. Exportez les deux vers votre logiciel de comptabilité via Comptabiliser > Exporter.
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Quand utiliser cette option : le fournisseur a remboursé le montant de l'avoir directement sur le compte bancaire de votre entreprise.
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Impact sur le paiement de la facture : l'avoir n'affecte aucune facture. Il apparaît sur la page Tous les achats avec le statut « Remboursé », et s'affiche comme un paiement de remboursement sur la page Tous les paiements.
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Impact sur la comptabilité : la facture et l'avoir sont traités comme des comptes fournisseurs distincts. Exportez les deux vers votre logiciel de comptabilité via Comptabiliser > Exporter.
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💡 Astuce : Dans les exports comptables basés sur des fichiers en comptabilité simple, un avoir est traité comme un compte fournisseur négatif.
Dans les exports comptables basés sur des fichiers en comptabilité en partie double, le montant est inscrit avec les colonnes débit et crédit inversées par rapport aux comptes fournisseurs de facture standard.
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Cause : Une fois validés, les avoirs ne peuvent pas être annulés directement.
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Résolution : Marquez plutôt l'avoir comme « Remboursé en dehors de Spendesk ». Il reste visible dans vos comptes fournisseurs mais n'est plus comptabilisé pour de futures factures.
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Cause : Vous ne voyez que les factures que vous avez personnellement soumises.
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Résolution : Lors de la soumission de l'avoir, sélectionnez « Je n'ai pas la facture de référence » si la facture d'origine a été soumise par quelqu'un d'autre.
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Cause : L'application de plusieurs avoirs individuels directement à une seule facture n'est pas prise en charge.
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Résolution : Enregistrez chaque avoir pour une utilisation future, puis appliquez le crédit combiné (regroupé) à la facture en une seule application.
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Le montant de l'avoir peut-il être supérieur au montant de la facture ?

Oui. Spendesk applique le montant maximum possible de l'avoir à la facture, de sorte qu'aucun paiement de facture n'est requis. Le montant restant de l'avoir est enregistré au niveau du fournisseur pour être utilisé sur de futures factures.
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Comment ajouter le numéro de l'avoir à mon export du journal des achats ?

Allez dans Paramètres > Exports, ouvrez votre export personnalisé, et ajoutez la colonne Numéro d'avoir.
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Comment savoir à quelle facture un avoir fait référence ?

Allez dans Tous les achats, filtrez par Type : Avoir, et sélectionnez l'avoir pour vérifier le numéro de sa facture de « Référence ».
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Comment savoir combien d'avoirs ont été appliqués à une facture ?

Allez dans Factures > Historique, cliquez sur la facture concernée, et vérifiez le panneau latéral à droite.
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Comment mettre à jour un avoir enregistré pour une utilisation future mais qui finit par être remboursé en dehors de Spendesk ?

Allez dans Factures > Vérifier, ouvrez la facture, cliquez sur « ... », puis sur « Gérer les avoirs ». Cliquez sur le signe « - » et Enregistrez les modifications.
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Puis-je soumettre un avoir depuis l'application mobile ?

Pas actuellement.
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Les avoirs sont-ils soumis au processus d'approbation ?

Non, les avoirs sont approuvés automatiquement.