Connectez Spendesk à votre outil RH pour créer, mettre à jour et archiver automatiquement les comptes des employés à mesure qu'ils évoluent dans votre système RH. Cela supprime le besoin de gérer les membres manuellement.
Pour : les Titulaires du compte et les Administrateurs sur les plans Scale et Premium.
Avant de commencer
Plan : disponible uniquement sur les plans Scale et Premium.
Rôle : vous devez disposer du rôle Titulaire du compte ou Administrateur dans Spendesk pour configurer et gérer l'intégration.
Accès à l'outil RH : vous devez disposer d'un accès Admin à votre outil RH pour générer des clés API ou des identifiants.
Format d'e-mail : les employés de votre outil RH doivent utiliser une adresse e-mail professionnelle. Spendesk fait correspondre les données RH aux comptes Spendesk à l'aide de cette adresse e-mail.
Entités multiples : si vous avez plusieurs entités Spendesk (entités juridiques), répétez chaque étape ci-dessous pour chaque entité.
🔒 Accès : cette fonctionnalité est disponible uniquement sur les plans Scale et Premium.
Étape 1 : Connecter votre outil RH
Accédez à Paramètres > Intégrations.
Sélectionnez votre outil RH dans la liste des options.
Cliquez sur Connecter.
Vérifiez les données auxquelles Spendesk demandera l'accès.
Saisissez les informations d'authentification de votre outil RH (clé API ou identifiants équivalents).
Confirmez la connexion.
Certains outils RH nécessitent une préparation supplémentaire avant la connexion. Effectuez d'abord les étapes correspondantes ci-dessous.
Outil RH | Étapes à suivre avant la connexion |
Personio | Récupérez votre sous-domaine à partir de votre URL Personio (format : https://sous-domaine.personio.de). En tant qu'administrateur Personio, accédez à la page « Marketplace » et cliquez sur « Connecter » dans le coin supérieur droit. Sélectionnez « Générer de nouveaux identifiants API » et confirmez. Copiez l'identifiant client (Client ID) et le secret client (Client Secret) générés dans la fenêtre de connexion Spendesk. |
BambooHR | Récupérez votre sous-domaine à partir de votre URL BambooHR (format : https://sous-domaine.bamboohr.com). En tant qu'administrateur BambooHR, créez et obtenez une clé API depuis BambooHR. |
HiBob | Créez un utilisateur de service dans HiBob (Paramètres > Intégrations > Utilisateurs de service). Sélectionnez « Nouvel utilisateur de service » et donnez-lui un nom (par exemple, « Intégration Spendesk »). Notez l'identifiant et le jeton qui vous sont fournis. Créez un nouveau groupe d'autorisations (Paramètres > Compte > Groupes d'autorisations), nommez-le, puis définissez les autorisations requises dans l'onglet « Données des collaborateurs » (« People's Data »), conformément aux indications figurant dans la fenêtre de connexion de Spendesk. Ajoutez votre utilisateur de service à ce groupe d'autorisations. Revenez dans Spendesk pour finaliser la connexion. |
Workday | En tant qu'administrateur, connectez-vous à Workday et recherchez « View API Clients ». Notez le point de terminaison (endpoint) de l'API REST de Workday. Recherchez « Create Integration System User », puis définissez un nom d'utilisateur et un mot de passe. Configurez les autorisations requises. |
Deel | Vérifiez que votre compte dispose du rôle « Administrateur de l’organisation » dans l’écran des paramètres de l’organisation. |
PayFit | En tant qu'administrateur PayFit, suivez le parcours de connexion proposé dans l'interface et autorisez la connexion à l'aide de votre compte PayFit. |
Lucca HR | Identifiez votre domaine Lucca à partir de votre URL (par exemple, « example » dans https://example.ilucca.net). En tant qu'administrateur, connectez-vous à Lucca et cliquez sur l'icône en forme de roue dentée située dans le coin supérieur droit. Accédez à « Authentification, SSO et API » > « Clés API ». Cliquez sur « Générer une clé API » et donnez-lui un nom (par exemple, « Intégration Spendesk »). Copiez la clé générée. Retournez sur Spendesk et saisissez le domaine ainsi que la clé API pour finaliser la connexion. |
💡 Astuce : si votre outil RH ne figure pas dans la liste ci-dessus, consultez les guides de connexion pour les autres outils pris en charge, ou contactez le support Spendesk.
Une fois la connexion réussie, Spendesk vous ramène à l'écran Intégrations et lance une synchronisation initiale. Cette synchronisation récupère uniquement les données, elle ne modifie encore rien dans Spendesk. Une fois la synchronisation terminée, le statut de l'intégration affiche « Actions en attente ».
Étape 2 : Configurer l'intégration
Accédez à Paramètres > Intégrations.
Cliquez sur la carte d'intégration de votre outil RH, qui affiche le statut En attente d'actions.
Sélectionnez Tous les employés ou Filtre personnalisé pour définir les employés que Spendesk doit gérer.
Si vous sélectionnez Filtre personnalisé, choisissez les valeurs de filtre (par exemple, le lieu de travail ou le département) dans les menus déroulants pour correspondre aux employés que vous souhaitez synchroniser avec cette entité.
Si vous utilisez Filtre personnalisé et souhaitez que les managers hiérarchiques soient synchronisés automatiquement, activez Inclure automatiquement les managers. Ce paramètre n'est pas nécessaire si vous avez sélectionné Tous les employés, car les données des managers se synchronisent automatiquement dans ce cas.
Activez Supprimer automatiquement les employés inactifs si vous souhaitez que Spendesk archive les employés lorsqu'ils deviennent inactifs dans votre outil RH. Ce paramètre est désactivé par défaut.
Cliquez sur Sauvegarder et appliquer.
Vérifiez l'aperçu indiquant quels utilisateurs seront nouvellement gérés, invités ou archivés.
Confirmez les modifications.
⚠️ Avertissement : certains champs des employés deviennent en lecture seule pour les membres gérés par l'outil RH. Spendesk considère les données de l'outil RH comme la source de vérité, ces champs ne peuvent donc être modifiés que depuis votre outil RH.
Après confirmation, le statut de l'intégration passe à Connecté. Le temps de traitement initial dépend de votre nombre d'employés.
Étape 3 : Déconnecter l'intégration
Accédez à Paramètres > Intégrations.
Cliquez sur la carte d'intégration de votre outil RH.
Cliquez sur Déconnecter.
La déconnexion empêche l'intégration de créer ou de mettre à jour des utilisateurs à l'avenir. Elle n'affecte pas les utilisateurs déjà créés dans Spendesk. Pour reprendre, répétez intégralement les étapes 1 et 2.
Résultats attendus
Une fois connecté, vous verrez les changements suivants :
Carte d'intégration (Paramètres > Intégrations) : affiche « Connecté » lorsque la synchronisation est active, ou un statut d'erreur en cas de problème de connexion.
Page Membres (Paramètres > Membres) : affiche une notification indiquant que les membres sont gérés activement, ainsi qu'une nouvelle colonne « Statut RH » :
Coche verte : le membre est géré activement par l'intégration.
Avertissement orange : le membre était géré auparavant mais ne correspond plus à vos paramètres de filtre.
Vide : le membre est géré manuellement ; l'intégration ne le met pas à jour.
Onglet Invités : les membres invités par l'intégration apparaissent ici jusqu'à ce qu'ils terminent leur intégration, puis passent dans l'onglet « Actifs ».
Onglet Archivés : les membres supprimés pour cause d'inactivité dans votre outil RH apparaissent ici.
👥 Rôles : seuls les Titulaires du compte et les Administrateurs peuvent consulter et gérer le statut de l'intégration RH.
Résolution des problèmes
Symptôme : un employé n'apparaît pas dans Spendesk après la synchronisation de l'intégration.
Cause : son adresse e-mail dans votre outil RH ne correspond pas exactement à celle de son compte Spendesk, souvent après un changement d'adresse e-mail récent.
Résolution :
Comparez l'adresse e-mail de l'employé dans votre outil RH et dans Spendesk.
Si elles diffèrent, mettez à jour l'adresse e-mail dans Spendesk pour qu'elle corresponde à celle de votre outil RH.
Si vous ne pouvez pas la mettre à jour vous-même, contactez le support Spendesk en indiquant l'adresse e-mail actuelle et précédente de l'employé.
Symptôme : la carte d'intégration affiche une erreur de connexion.
Cause : la clé API ou les identifiants de votre outil RH sont invalides ou expirés, ou une règle réseau/pare-feu bloque la connexion.
Résolution :
Vérifiez que la clé API ou les identifiants de votre outil RH sont toujours valides.
Vérifiez que vos paramètres réseau ou pare-feu ne bloquent pas l'intégration.
Consultez le message d'erreur exact sur la carte d'intégration.
Contactez le support Spendesk si le problème persiste.
Symptôme : un utilisateur doit exister dans plusieurs entités Spendesk, mais les filtres de synchronisation ne le permettent pas.
Cause : les filtres personnalisés ne peuvent pas toujours couvrir toutes les exceptions (par exemple, les utilisateurs travaillant sur plusieurs entités).
Résolution :
Identifiez les employés concernés et leurs adresses e-mail dans Spendesk et dans votre outil RH.
Contactez le support Spendesk ou un Titulaire du compte pour aligner manuellement les détails de leur profil.
Vérifiez que des informations telles que le manager hiérarchique et le département correspondent dans Spendesk.
FAQ
À quelle fréquence l'intégration synchronise-t-elle les données ?
Spendesk effectue une synchronisation complète toutes les 6 heures. La plupart des intégrations effectuent également une synchronisation delta (dernières modifications uniquement) toutes les 2 heures. Cela signifie que les mises à jour ou suppressions dans votre outil RH apparaissent dans Spendesk au maximum 6 heures plus tard, souvent plus tôt.
Que faire si mon outil RH n'est pas disponible dans Spendesk ?
Si votre outil RH n'apparaît pas dans Paramètres > Intégrations, contactez votre interlocuteur du service client Spendesk ou soumettez une demande via le formulaire disponible directement dans le produit, sur la page Intégrations. Spendesk ajoute activement de nouveaux outils pris en charge.