Quelles sont les différentes raisons pour lesquelles une collection de documents peut être exigée ?

À quelle fréquence dois-je mettre à jour mes documents ?

Cela peut aller de chaque année à quelques années, ou à chaque fois qu'il y a une mise à jour.

Comment présenter l'activité de l'entreprise ?

L'activité de l'entreprise peut être appréhendée en croisant des sources d'information telles qu'un extrait du registre du commerce ou des ressources en ligne.

Elle peut également être appréciée en répondant aux questions suivantes :

1. Que vend l'entreprise ?

2. Qui sont les clients de l'entreprise ?

Qu'entendez-vous par "source de financement" ?

Source de fonds (SOF) est un terme utilisé pour décrire les origines de l'argent qu'une organisation utilise pour financer ses opérations.

ex:

Pour les sociétés commerciales = revenus générés par l'activité

Pour les organisations caritatives = dons

Qu'entendez-vous par "représentants légaux" ?

Les représentants légaux sont toutes les personnes qui peuvent agir au nom de l'entreprise.

ex:

UK ➡️ Toutes les personnes ayant un rôle de directeur qui peuvent être trouvées sur CompaniesHouse dans la section People > Officer.

Qu'entendez-vous par "bénéficiaire effectif" ?

Le terme "bénéficiaire effectif" désigne la ou les personnes physiques qui détiennent ou contrôlent en dernier ressort un client et/ou la personne physique pour le compte de laquelle une transaction est effectuée.

Il s'agit également des personnes physiques qui exercent un contrôle effectif ultime sur une personne morale ou une construction juridique. Un bénéficiaire effectif est toujours une personne physique.

Qu'entendez-vous par "extrait du registre des sociétés" ?

Document daté de moins de 3 mois du registre du commerce local.

ex :

pour la France : Registre du Commerce et des Sociétés https://www.infogreffe.com/

Qu'entendez-vous par "preuve d'identité" ?

Une copie (recto/verso) de la carte d'identité OU

Une copie des 2 pages (haut/bas) du passeport

Nom de jeune fille / nom d'épouse

Les noms de jeune fille et de femme mariée doivent être vérifiés.

Derniers états financiers audités

Si et seulement si l'entreprise n'est pas tenue de faire auditer ses états financiers, nous pouvons accepter des états financiers non audités.

Quels sont les pays qui peuvent être utiliser Spendesk financial services ?

Nous pouvons désormais intégrer les pays suivants via Spendesk Financial Services : 🇫🇷 France 🇩🇪 Allemagne 🇪🇸 Espagne 🇮🇪 Irlande 🇦🇹 Autriche 🇵🇹 Portugal 🇧🇪 Belgique 🇳🇱 Pays-Bas 🇮🇹 Italie 🇱🇺 Luxembourg 🇱🇺

Remarque : si vous devez ouvrir une entité ou un portefeuille au Royaume-Uni, vous ne pouvez pas utiliser Spendesk Financial Services pour l'instant.

Combien de temps faut-il pour valider une entité ?

48 heures ou plus en fonction du type d'entreprise, des documents et de la charge de travail de nos équipes KYC.

Vous avez demandé une procuration personnelle de notre PDG. Nous ne pouvons pas vous le fournir.

Pourquoi en avez-vous besoin ?

Nous en avons besoin dans notre processus de lutte contre le blanchiment d'argent parce qu'une personne peut être impliquée à un niveau personnel ou professionnel.

Nous devons également vérifier ses informations personnelles.

Pourquoi avez-vous besoin d'une attestation bancaire ?

Votre entreprise a moins d'un an et nous devons simplement vérifier que votre banque détient bien votre/vos compte(s).

Acceptez-vous une carte d'identité française périmée ?

Nous tenons compte de la prolongation de 5 ans annoncée par les autorités françaises.

Notre directeur a changé, avez-vous encore besoin de sa pièce d'identité ?

Nous avons juste besoin des documents de ce nouveau directeur.

Dans l'enregistrement sur Spendesk Financial Services, nous ne pouvons enregistrer les dirigeants qu'en tant que personnes physiques. Comment pouvons-nous fournir des informations pour un dirigeant qui est une personne morale ? Quels sont les documents dont nous avons besoin ?

Si une société X a dans son conseil d'administration une autre entité (Y), nous considérons par défaut toutes les personnes physiques siégeant au conseil d'administration de Y comme des représentants compétents de la première société X. Nous remplirons donc la demande KYC avec leurs noms et leurs coordonnées.

Nous remplirons donc l'application KYC avec leurs noms et leurs données personnelles. Pour ce faire, nous avons également besoin du KBIS de la société Y.

Pour le champ "adresse des représentants légaux" : doit-il s'agir de l'adresse personnelle ?

Oui : nous avons besoin de documents fournissant des détails sur l'adresse personnelle de la personne (dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent, nous devons vérifier la responsabilité personnelle et professionnelle des parties prenantes).

Quelle est l'adresse électronique à laquelle la demande de collecte sera envoyée ?

collect@spendesk.com

À quelle adresse électronique le courriel de collecte sera-t-il envoyé ?

Le propriétaire du compte Spendesk (vous pouvez vérifier son nom dans Paramètres > Membres sur Spendesk).

Je suis le titulaire du compte et je n'ai pas reçu l'e-mail.

Vérifiez dans vos courriels si vous avez reçu un courriel de : collect@spendesk.com ou (dev@spendesk) et si vous ne l'avez pas reçu, contactez support@spendesk.com.

Si nous avons un problème ou une question qui reste sans réponse dans cette FAQ, pouvons-nous répondre à l'e-mail de collecte ?

Bien sûr !

Puis-je avoir un délai ?

Nous avons veillé à prévoir suffisamment de temps pour que les documents soient fournis, mais si vous avez besoin de plus de temps, contactez-nous en expliquant pourquoi et votre dossier sera examiné dès qu'un agent sera disponible.

Si nous constatons une erreur dans le processus de collecte (mauvais courriel), quelle est la procédure à suivre pour vous en informer et renvoyer le courriel à la bonne personne ?

Dans ce cas, veuillez nous contacter à l'adresse support@spendesk.com ou répondre à l'e-mail afin que nous puissions vous aider.

Je pense qu'il y a un bug avec la plateforme Collect ?

Dans ce cas, veuillez nous contacter afin que nous puissions ouvrir un ticket de bug.

Preuve d'identité

Il s'agit d'une copie (recto/verso) de la carte d'identité ou d'une copie des 2 pages (haut/bas) d'un passeport. La copie du document doit être en couleur, très claire et ne présenter aucun défaut susceptible de rendre les inscriptions illisibles (reflet, partie rognée...).

Justificatif de domicile

Un justificatif de domicile datant de moins de 3 mois parmi la liste suivante:
- Relevé bancaire (pas de relevé de carte de crédit);
- Factures de gaz, d'électricité, d'eau et d'internet (pas de factures de téléphone);
- Lettre d'une autorité publique reconnue.

Lettre de la banque

Il s'agit d'une lettre de votre banque attestant qu'elle gère le compte bancaire de votre entreprise.

Procuration

Il s'agit d'une délégation de pouvoir signée par un représentant légal autorisant quelqu'un à agir au nom de l'entreprise.

Source des fonds

1) Comment l'entreprise a-t-elle été financée à l'origine ?

Source de financement

2) Comment l'entreprise est-elle actuellement financée ?

Déclaration des bénéficiaires effectifs

La déclaration du/des bénéficiaire(s) effectif(s), qui est un document officiel déclaré au registre du pays concerné, mentionnant les propriétaires importants de l'entreprise, qui détiennent normalement 25 % ou plus des actions.

Structure de l'actionnariat*

Document officiel indiquant la structure complète de l'actionnariat de l'entreprise : organigramme/tableau de capitalisation/attestation d'actionnariat datée et signée par un administrateur, registre des actions pour chaque société actionnaire...(doit être daté & signé par un représentant légal ou une tierce partie fiable comme un avocat, notaire, expert comptable). Vous trouverez un exemple sur la capture d'écran ci-dessous.

Signature

Signature du formulaire KYC

Adresse électronique

Adresse électronique du directeur de la signature

Adresse de résidence

Adresse de résidence de la personne mentionnée (aucun document nécessaire)

Date de naissance

Date de naissance de la personne mentionnée (aucun document nécessaire)

Nationalité de l'entreprise

Nationalité de la personne mentionnée (aucun document nécessaire)