Nous sommes légalement tenus [articles L.561-5 et R.561-5-4 du CMF] de collecter des informations sur nos partenaires, leurs représentants légaux et bénéficiaires effectifs.
Les informations commerciales fournies nous aideront à vérifier que l'entreprise existe, qu'elle a une activité légale et qu'elle utilise régulièrement notre plateforme.
Les informations sur les représentants légaux et les bénéficiaires effectifs nous aideront à identifier et à vérifier l'identité des personnes qui exercent un contrôle sur l'entreprise par le biais de la propriété ou de l'autorité légale.
Documents requis pour le KYC
Certificat d'enregistrement de la société datant de moins de 3 mois - Le document peut être trouvé en visitant ce lien.
Preuve d'identité (POI) de la personne effectuant l'inscription à Spendesk. Si l'utilisateur n'est PAS un représentant légal nous demandons une procuration (modèles disponibles en FR).
ID du représentant légal qui a délégué le pouvoir,
Document confirmant la délégation de pouvoir,
Registre des bénéficiaires effectifs de l'entreprise. L'utilisateur peut trouver ce document ici.
Si une société ne fournit pas de registre des bénéficiaires effectifs, nous demandons la structure de l'actionnariat de la société (datée & signée par un représentant légal ou une tierce partie fiable comme un avocat, notaire, expert comptable) et les documents d'identité de tous les actionnaires.
Vous trouverez plus d'explications sur ces documents à la fin de l'article.
S'inscrire ou créer un compte
Nouvelle organisation : utilisez le lien d'inscription Spendesk Financial Services que nous vous fournirons.
Si vous êtes déjà client, vous pouvez créer une nouvelle entité directement dans le produit.
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KYC étape par étape pour les entreprises
Le flux KYC est divisé en trois sections :
Informations sur les entreprises : Informations sur l'enregistrement des sociétés et des entreprises.
Structure de l'entreprise : Qui dirige l'entreprise (représentants légaux et bénéficiaires effectifs)
Vérification du compte : Une personne (humaine) vérifiera les informations et validera l'ouverture de tout nouveau compte.
1. Informations sur les entreprises
1. Informations sur les entreprises
La section Informations sur l'entreprise cherche à comprendre qui est l'entreprise et pourquoi/comment Spendesk sera utilisé.
Vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires à la première étape du KYC.
Nous devons d'abord comprendre si l'utilisateur s'inscrit pour une entreprise ou une association.
Nous devons connaître les dépenses mensuelles prévues par l'entreprise (en euros).
3. Nous devons comprendre comment l'entreprise dépensera probablement l'argent.
4. Nous devons comprendre combien d'employés utiliseront Spendesk (et non le nombre d'employés de l'entreprise).
5. Nous essayons de trouver l'entreprise dans notre base de données
a. En procédant d'abord à cette recherche, nous pouvons remplir automatiquement tous les champs pour l'utilisateur.
b. Une fois que l'utilisateur a rempli les détails, il reçoit une liste d'entreprises parmi lesquelles il peut choisir.
Si nous ne trouvons pas l'entreprise, nous demanderons à l'utilisateur son numéro d'enregistrement.
6. Nous avons besoin de comprendre des informations commerciales essentielles telles que:
le nom légal
Nom commercial
Forme juridique
Date d'enregistrement
Numéro d'enregistrement
Numéro de TVA
Site web de l'entreprise
Informations sur l'activité de l'entreprise
(non pré-rempli)
(pré-rempli)
7. Nous devons comprendre où se trouve l'entreprise. Cela comprend:
l'adresse du siège social
La résidence fiscale (nous ne pouvons pas pré-remplir ce champ, c'est donc à l'entreprise de le faire).
L'adresse alternative
8. Nous avons besoin du certificat d'enregistrement de l'entreprise datant de moins de 3 mois. Une entreprise peut trouver le document en visitant ce lien;
9. Nous devons comprendre comment l'entreprise est financée.
2. Company Structure
2. Company Structure
La section Structure de l'entreprise est destinée à comprendre qui est la personne qui s'inscrit à Spendesk et qui possède et dirige l'entreprise.
Vous trouverez ci-dessous toutes les informations que nous devons saisir.
Sachez qu'en fonction des informations fournies par les utilisateurs, nous demandons des documents différents.
Vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires à la structure de l'entreprise :
Nous avons besoin d'une preuve d'identité de la personne qui procède à l'inscription sur Spendesk.
Veillez à télécharger une copie du passeport ou de la carte d'identité émise par le gouvernement. Si vous téléchargez un passeport, vous devez fournir une copie complète du haut et bas, et pour la carte d'identité gouvernementale, nous avons besoin du recto et du verso.
Nous avons besoin d'informations sur la personne qui effectue l'inscription à Spendesk. Ces informations sont les suivantes:
Prénom et nom de famille
Nom de jeune fille/de naissance
Sexe - Ce qui est indiqué sur la carte d'identité
Date de naissance
la nationalité
Ville et pays de naissance
Nous demandons si l'utilisateur est un représentant légal
Nous demandons ceci pour comprendre si l'utilisateur a besoin d'une délégation de pouvoir.
Si l'utilisateur n'est PAS un représentant légal - Nous demandons une procuration, et nous avons besoin de:
Fournir un document signé de la délégation de pouvoir - Vous pouvez télécharger un modèle au bas de cette page 🖇️.
Nous avons également besoin d'une preuve d'identité du représentant légal qui a accordé la délégation de pouvoir.
Si l'utilisateur EST un représentant légal ou s'il a fourni les informations relatives à la procuration, il sera dirigé vers la section "Représentant légal". C'est là que nous demandons à l'utilisateur de fournir une liste complète des représentants légaux de l'entreprise.
Lorsqu'un utilisateur ajoute un représentant légal, nous avons besoin d'informations similaires à celles du titulaire du compte :
Prénom et nom de famille
Nom de jeune fille/naissance
Sexe - Ce qui est indiqué sur la carte d'identité
Date de naissance
Nationalité
Ville et pays de naissance
Note importante - Si les données du client sont pré-remplies, il devra les revoir et ajouter les données que nous n'avons pas pu pré-remplir.
Nous demandons le registre des bénéficiaires effectifs de l'entreprise.
L'utilisateur peut trouver ce document ici.
Étape importante : Si vous ne pouvez pas fournir le document officiel, nous vous demanderons les adresses électroniques de tous les actionnaires à un stade ultérieur de la procédure KYC.
Registre des bénéficiaires effectifs
Le registre est le document officiel issu du registre des bénéficiaires effectifs et comprend des informations telles que le nom du bénéficiaire effectif, sa date de naissance, sa nationalité, son pays de résidence, ainsi que des détails sur sa propriété ou son contrôle. Le bénéficiaire effectif est généralement une personne qui possède ou contrôle, directement ou indirectement, plus de 25 % des actions d'une société ou qui exerce un contrôle sur la gestion de l'entité.
Entreprises françaises 🇫🇷 - Si le contenu a été pré-rempli : Si l'utilisateur EST un représentant légal et que nous avons pu pré-remplir la demande, nous demandons aux utilisateurs de vérifier tous les représentants légaux et de confirmer manuellement chacun d'entre eux.
Si l'utilisateur modifie l'un des représentants légaux ou ajoute un nouveau représentant légal, nous demandons la preuve de ce changement. Ce cas d'utilisation peut se produire si une personne s'est récemment inscrite mais que l'entreprise n'a pas mis à jour le registre gouvernemental.
Nous demandons la déclaration de propriété effective de l'entreprise.
Un utilisateur peut trouver le document de déclaration de propriété effective ici.
Définition d'une déclaration de propriété effective: la déclaration est le document officiel issu du registre de la propriété effective et comprend des informations telles que le nom, la date de naissance, la nationalité et le pays de résidence du bénéficiaire effectif, ainsi que des détails sur sa propriété ou son contrôle. Le bénéficiaire effectif est généralement une personne qui possède ou contrôle, directement ou indirectement, plus de 25 % des actions d'une société ou qui exerce un contrôle sur la gestion de l'entité.
Si une entreprise NE fournit PAS de déclaration de propriété effective, nous demandons la structure de l'actionnariat de l'entreprise(datée et signée par un représentant légal ou un tiers fiable tel qu'un avocat, un notaire ou un comptable externe).
Remarque importante : cette étape est obligatoire si l'entreprise n'a pas fourni de registre des bénéficiaires effectifs.
Sur le site, l'utilisateur peut voir un exemple - il s'agit essentiellement d'un document indiquant qui est propriétaire de l'entreprise et combien il possède.
Remarque importante : si l'utilisateur ne fournit pas de registre des bénéficiaires effectifs, nous avons besoin des adresses électroniques de tous les actionnaires. Nous le demanderons automatiquement dans le flux si l'utilisateur ne fournit pas le document.
Plus d'explications sur les documents requis
Certificat d'enregistrement | Il doit être daté de moins de 3 mois.
Le document peut être consulté en cliquant sur le lien suivant. | Pourquoi en avons-nous besoin ? Il permet de vérifier que l'entreprise existe légalement, c'est-à-dire qu'elle est enregistrée auprès de l'autorité compétente. |
Preuve d'identité (POI)
| Il s'agit d'une copie (recto/verso) de la carte d'identité ou d'une copie des 2 pages (haut/bas) d'un passeport.
La copie du document doit être en couleur, très claire et ne présenter aucun défaut susceptible de rendre les inscriptions illisibles (reflet, partie rognée...). | Pourquoi avons-nous besoin de cela ? Il permet d'identifier la personne sur la base d'informations uniques. Il prévient également la fraude en fournissant des documents privés et fiables. |
Procuration
| Il s'agit d'une délégation de pouvoir signée par un représentant légal autorisant quelqu'un à agir au nom de l'entreprise. Ce document doit être associé au POI du représentant légal qui a délégué le pouvoir.
Vous pouvez trouver le document en visitant ce lien. | Pourquoi en avons-nous besoin ? Il permet de vérifier que le compte de paiement est ouvert par une personne légalement autorisée à le faire. |
Registre des bénéficiaires effectifs
| La déclaration de bénéficiaire effectif est un document officiel déclaré au registre du pays concerné, mentionnant les personnes physiques qui détiennent des pouvoirs importants dans l'entreprise.
Une personne physique peut être un bénéficiaire effectif si : - Elle détient, directement ou indirectement, plus de 25 % des droits de vote ou du capital de l'entreprise. - Elle a le pouvoir de la contrôler par tout autre moyen (par exemple, elle peut nommer ou révoquer la majorité des membres des organes de gestion) - Si aucun de ces critères n'est rempli, c'est la ou les personnes qui représentent légalement l'entreprise (gérant, président, etc.).
L'utilisateur peut trouver le document de déclaration des bénéficiaires effectifs ici. | Pourquoi en avons-nous besoin ? Il permet de vérifier que le compte de paiement est ouvert par une personne légalement autorisée à le faire. |
Structure de l'actionnariat* | Document officiel indiquant la structure complète de l'actionnariat de l'entreprise (organigramme/tableau de capitalisation/attestation d'actionnariat datée et signée par un administrateur, registre des actions pour chaque société actionnaire...).
Exemple ci-dessous * : Nous avons besoin de la structure complète de l'actionnariat (par exemple, si une société possède des actions dans la société sur laquelle porte le KYC, nous avons également besoin de sa structure d'actionnariat). | Pourquoi en avons-nous besoin ? Il permet d'identifier les personnes qui exercent un contrôle significatif sur l'entreprise. Il permet également de prévenir la fraude en fournissant des informations confidentielles. Comme nous ne pouvons pas nous fier au document officiel pour identifier et vérifier l'identité du bénéficiaire effectif, nous nous appuyons sur une autre source fiable (documents d'identité délivrés par le gouvernement). |
* Exemple d'actionnariat - Nous avons besoin de l'ensemble de la structure de l'actionnariat (par exemple, si une entreprise détient des actions dans l'entreprise sur laquelle porte le KYC, nous avons également besoin de sa structure d'actionnariat).
Autres documents éventuellement requis et glossaire
Lettre/Attestation de la banque | Il s'agit d'une lettre de votre banque attestant qu'elle gère le compte bancaire de votre entreprise. |
Origine des fonds | Indique l'origine de l'argent ou des actifs financiers de l'entreprise. En établissant l'origine des fonds, les entreprises doivent chercher à comprendre non seulement d'où viennent les fonds (en termes de compte à partir duquel ils ont été transférés), mais aussi l'activité qui a été impliquée dans la génération de ces fonds. |
Source de richesse | Il s'agit des moyens par lesquels une entreprise a acquis l'ensemble de son patrimoine. En établissant la source de la richesse, les institutions financières doivent déterminer pourquoi le client possède les actifs qu'il possède et comment il les a accumulés. |
Date de naissance | Date de naissance de la personne mentionnée (aucun document nécessaire) |
Nationalité | Nationalité de la personne mentionnée (aucun document nécessaire) |
Justificatif d'adresse | Dans certains cas, nous pouvons demander un justificatif de domicile datant de moins de 3 mois parmi la liste suivante :
- Relevé bancaire (pas de relevé de carte de crédit) ; - Factures de gaz, d'électricité, d'eau et d'internet (pas de factures de téléphone) ; - Lettre d'une autorité publique reconnue. |
Pour plus d'informations et pour préparer votre KYC, rendez-vous sur :