Spendesk s'aligne sur les taux officiels du gouvernement britannique comme base pour ses calculs (source).

Moins de 10 000 miles : Pour les distances inférieures à 10 000 miles, les utilisateurs sont remboursés au taux de Distance (miles) × 45p.

Plus de 10 000 miles : Pour les distances dépassant 10 000 miles, le taux passe à 25p par mile, en soustrayant ce qui a déjà été remboursé pour les miles de moins de 10 000 miles, calculés à 45p par mile.

Exemple : Prenons un utilisateur nommé Mark qui possède une voiture.

Il a déjà reçu £4,500 (MONTANT A) de son entreprise via Spendesk pour avoir parcouru 10 000 miles, calculés à 45p par mile.

Maintenant, s'il parcourt 30 miles supplémentaires :

Auparavant, Mark s'attendait à recevoir £13,50 (30 miles × £0,45).

Cependant, avec un kilométrage annuel total de 10 030 miles, le remboursement de Mark serait recalculé comme suit :

£4,500 (MONTANT A) + (£30 × £0,25) = £4,500 + £7,50 = £4,507.50 (MONTANT B).

➡️ Mark recevra la différence entre le MONTANT B et le MONTANT A, soit £7,50.

Soumission : Lors de la soumission d'une demande de remboursement, Spendesk estime le montant du remboursement en fonction du taux applicable et des demandes de remboursement kilométrique déjà approuvées. Ce montant estimé reste inchangé jusqu'à ce que la demande soit approuvée.

Approbation : À l'approbation, le montant du remboursement est mis à jour pour refléter le montant final, en tenant compte du taux en vigueur au moment de l'approbation. Les changements entre les montants estimés et finaux peuvent se produire pour diverses raisons énumérées ci-dessous.

Lorsque les taux annuels sont mis à jour sur les marchés FR, UK, DE, des ajustements rétroactifs sont apportés aux remboursements pour les demandes faites depuis le début de l'année.

La compensation pour les changements de taux est reflétée dans les demandes de remboursement ultérieures jusqu'à ce que l'une d'entre elles soit approuvée, après quoi le remboursement revient à la normale.