Ce guide vous guidera à travers le processus de calcul du kilométrage et du carburant de Spendesk, y compris les mises à jour récentes pour les remboursements de passagers et les demandes de remboursement de carburant pour les voitures de fonction.

Spendesk s'aligne sur les taux officiels du gouvernement britannique comme base pour les remboursements de frais kilométriques. Le calcul est basé sur des seuils de kilométrage :

Pour les distances inférieures à 10 000 miles, les utilisateurs sont remboursés à raison de 45 pence par mile.

Pour les distances supérieures à 10 000 miles, le taux de remboursement tombe à 25 pence par mile, tandis que les miles inférieurs à 10 000 sont toujours calculés à 45 pence par mile.

Prenons l'exemple de Mark, un utilisateur de Spendesk qui possède une voiture. Il a déjà parcouru 10000 miles et a reçu 4500 £ (MONTANT A) de son entreprise, calculés à 45 pence par mile.

Maintenant, si Mark parcourt 30 miles supplémentaires, au lieu du taux standard de 45 pence, les 30 miles seront remboursés à 25 pence par mile. Le remboursement total est calculé comme suit :

4500 £ (MONTANT A) + (30 £ × 0,25 £) = 4500 £ + 7,50 £ = 4507,50 £ (MONTANT B)

Marc recevra la différence entre le MONTANT B et le MONTANT A, soit 7,50 £ pour les 30 miles supplémentaires parcourus.

Spendesk permet aux clients qui bénéficient d'un plan de kilométrage du Royaume-Uni de réclamer le remboursement des passagers, conformément aux directives du HMRC. Les entreprises doivent rembourser les employés à hauteur de 0,05 £ par passager et par kilomètre lorsqu'ils voyagent dans leur voiture personnelle à des fins professionnelles.

Sur Internet ou sur mobile, les utilisateurs qui soumettent une demande de remboursement de frais kilométriques sont invités à indiquer le nombre de passagers.

Le remboursement mis à jour, y compris le taux de passager, sera reflété sur toutes les pages Spendesk concernées : la page d'approbation de la demande, les notes de frais, et Comptabiliser > Préparer.

Pour ceux qui conduisent des voitures de fonctions, Spendesk prend désormais en charge les demandes de remboursement des frais de carburant liés aux voyages d'affaires. Ces remboursements suivent les taux consultatifs de carburant (AFR) du HMRC, qui sont mis à jour tous les trimestres.

Lorsqu'ils soumettent une demande de kilométrage sur le Web ou sur mobile, les utilisateurs peuvent indiquer s'ils voyagent dans une voiture de fonction.

Ils sont alors invités à indiquer le type de carburant et la cylindrée du véhicule, car ces facteurs influencent le taux applicable.

Toutes les informations pertinentes, comme le fait que la demande concerne une voiture de fonction, les taux ajustés, le type de carburant et la taille du moteur, seront visibles dans l'interface de Spendesk : la page d'approbation de la demande, les notes de frais et Comptabiliser > Préparer.

Si la demande de remboursement de frais kilométriques concerne une date antérieure, Spendesk applique automatiquement les taux de carburant consultatifs applicables à la date du voyage, qui peuvent différer des taux actuels.

Spendesk simplifie le processus de soumission et d'approbation des demandes de remboursement de frais kilométriques et de carburant.

Lorsqu'une demande de remboursement de frais kilométriques ou de carburant est soumise, Spendesk estime le montant du remboursement en fonction des taux applicables au moment de la soumission, ainsi que des demandes de remboursement de frais kilométriques antérieures. Cette estimation reste statique jusqu'à ce que la demande soit approuvée.

Une fois la demande approuvée, le montant du remboursement est mis à jour pour refléter le taux final, en tenant compte de tout ajustement dû aux seuils de kilométrage, aux changements de taux ou aux remboursements de carburant.

Les différences entre le montant estimé et le montant final du remboursement peuvent avoir plusieurs causes :

Spendesk s'assure que tout changement de taux mis en œuvre par les marchés britannique, français ou allemand au cours de l'année est appliqué rétroactivement. Cela signifie que les utilisateurs sont indemnisés pour les changements de taux kilométriques, et que cette indemnisation est reflétée dans les demandes de remboursement ultérieures.

Une fois que la compensation est incluse dans une demande approuvée, les remboursements futurs suivront le taux normal.