🔥 Chi può configurare/modificare i budget?
➡️ Il Titolare dell'account ✅
➡️ I Controller ✅
➡️ Gli Amministratori ❌
➡️ I Richiedenti ❌
Su Spendesk puoi configurare Budget e sotto-budget. Al momento, non è possibile configurare un livello ulteriore di sotto-budget.
Vai alla scheda Impostazioni e clicca su Budget.
Prima di configurare un budget, assicurati di aver creato i centri di costo (maggiori dettagli qui) e le categorie di spesa (maggiori dettagli qui).
Assicurati quindi di creare il Periodo di bilancio come indicato qui.
Se hai già configurato i primi budget, clicca qui per vedere come modificarli.
Come configurare i primi budget?
1. Clicca su "Importa i miei budget"
Nella pagina Budget, puoi visualizzare l'elenco di tutti i centri di costo da te configurati in precedenza. Nella parte superiore della pagina, è presente una spiegazione di come puoi importare i budget. Clicca su "Importa i miei budget".
Si aprirà una nuova finestra simile alla seguente:
2. Scarica il modello personalizzato e compilalo
Clicca sul pulsante "Scarica il modello". Verrà scaricato sul computer un file in formato .xlsx.
Apri il file con il software che utilizzi per lavorare sui budget (Excel o Google Sheets) e inizia a compilare il file.
Il file avrà questo aspetto, ma con i tuoi dati forniti su Spendesk (relativi ai centri di costo ed alle categorie di spesa):
Sarà possibile visualizzare:
Una scheda per ogni centro di costo.
Tutte le categorie di spesa in ogni scheda.
Colonne multiple per i mesi, oppure una sola colonna per l'importo complessivo del periodo (a seconda di ciò che hai configurato nel periodo di budget).
In "0.00" puoi modificare i numeri.
Quando si configurano i budget, sono disponibili due opzioni:
Se desideri budget E sotto-budget: compila i corrispondenti sotto-budget (senza imposte) nelle righe delle categorie di spesa come indicato di seguito (la riga del budget del centro di costo sarà calcolata automaticamente come somma dei sotto-budget).
Se desideri solo i budget e non i sotto-budget: compila solo la riga "Budget del centro di costo" con i tuoi budget e lascia il valore 0.00 nelle altre celle, come indicato di seguito.
⚠️ Di seguito, trovi le linee guida da seguire per compilare correttamente il file:
Non modificare i nomi delle schede.
Non aggiungere né eliminare nessuna scheda.
Non modificare la prima colonna.
Non modificare il nome delle categorie di spesa (se presenti).
Modifica SOLO i numeri dove visualizzi il valore "0.00" per aggiungere gli importi del tuo budget.
La riga "Budget del centro di costo" deve sempre essere uguale o superiore alla somma delle righe dei sotto-budget.
3. Infine, carica il file su Spendesk
Una volta terminata la compilazione, assicurati di salvare le modifiche e di mantenere lo stesso formato che ti abbiamo fornito.
Torna all'interfaccia di Spendesk e scegli il file da importare; clicca quindi su "Avvia l'importazione".
Se il file è stato compilato correttamente, dovrebbe apparire un messaggio di conferma con tutti i budget configurati in Spendesk, come visualizzato di seguito:
Se si verifica un errore, leggi attentamente i messaggi presenti e riprova.
Come modificare i budget?
👉 È sufficiente cliccare su "Aggiorna budget": potrai scaricare nuovamente il modello personalizzato e compilarlo prima di importarlo (vedi punti 2 e 3 di cui sopra).