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❌ Löschen Sie eine Eingangsrechnung oder Auslage in “Erstatten/Zahlen"
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Workaround zur Löschung von Eingangsrechnungen oder Auslagen

Vor über einer Woche aktualisiert

Warum erlauben wir die Löschung von Eingangsrechnungen oder Auslagen in der Erstattung nicht

Da wir mehrere Prüfschritte anbieten und die Möglichkeit, bereits exportierte Daten auf Spendesk zu ändern, nicht zulassen möchten, können wir den Prüfstatus Ihrer Auslage/Lieferantenrechnung nicht manuell ändern.

Bitte seien Sie vorsichtig, wenn Sie eine Erstattung für eine Auslage/Lieferantenrechnung prüfen, da Sie die Daten nicht mehr ändern oder nachträglich bearbeiten können.

Wir überlassen es heute dem Nutzer, Ausgaben/Rechnungen zu verbuchen, bevor sie diese bezahlen. Daher besteht das Risiko von Unstimmigkeiten zwischen Ihrer Buchhaltungssoftware und der Spendesk-Oberfläche.

Siehe folgendes Beispiel:

Ich reiche am 22. September eine Rechnung ein.

Mein Manager genehmigt sie (Anfragen > Zu genehmigen).

Mein Finanzteam überprüft sie (Eingangsrechnungen > Überprüfen).

Meine Finanzabteilung bereitet die Rechnung vor und exportiert sie (Buchhaltung > Vorbereiten > Exportieren).

Mein Finanzteam beschließt, den Lieferanten am Ende nicht zu bezahlen, und versucht, die Zahlung zu löschen.

Wir lassen das nicht zu, denn wenn man vergisst, sie aus dem Buchhaltungssystem zu löschen, gibt es hier Unstimmigkeiten.

Workaround

🔥 Wichtig: Klicken Sie auf der Registerkarte “Erstatten" / “Bezahlen" auf "Von Spendesk" oder "XML" und wählen Sie stattdessen ".Csv". Andernfalls wird Ihrem Mitarbeiter oder Lieferanten der Betrag erstattet! 🔥

Markieren Sie die Auslage (Einzeln) oder Rechnung (Einzeln) als bezahlt mit CSV. Es wird keine Überweisung in Ihrem Namen gesendet. Achten Sie darauf, dass Sie nur die zu löschenden Ausgaben oder Rechnungen auswählen und keine anderen, sonst müssen Sie manuelle Überweisungen vornehmen.

Führen Sie dann Schritt 2 aus ⬇️

Was ist, wenn ich meine Ausgabe/Rechnung bereits als erstattet markiert habe?

  1. Wenn Ihre Auslage/Lieferantenrechnung bereits als erstattet markiert wurde, müssen Sie sie als Vorbereitet/Exportiert markieren.

  2. Sie können dann die Zeile aus Ihrer CSV-Datei entfernen, bevor Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware importieren. Bei Bedarf können Sie ein spezielles Aufwandskonto zuweisen, das Ihnen hilft, die Zeilen zu identifizieren, die Sie ausschließen möchten (z. B. mit dem Namen "Fehler - nicht in der Buchhaltung erfassen"). Auch wenn Sie diese Zeilen exportieren, bleiben sie in Spendesk sichtbar.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?