Sur un plan Standard, vous pouvez créer et gérer des équipes, et mettre en place une politique d'approbation.

Les équipes ont été conçues pour répartir l'approbation entre les managers.

Créer une équipe

  • Tout d'abord, allez dans Paramètres > Membres > Équipes > Créer une nouvelle équipe.

  • Saisissez le nom de l'équipe et attribuez un ou plusieurs chef(s) d'équipe. Ils pourront voir les paiements de tous les membres de leur équipe.

  • Ajoutez un ou plusieurs modérateurs : ils pourront approuver les paiements des membres de leur équipe. Un chef d'équipe peut être un modérateur et vice-versa.

  • Vous devriez pouvoir ajouter de nouveaux membres à l'équipe que vous avez créée.

Gérer votre équipe

Inviter un membre dans plusieurs équipes

Un seul membre peut faire partie de plusieurs équipes à la fois. Pour cela, il suffit de cliquer sur l'onglet Paramètres > Membres, de sélectionner un membre dans l'onglet récapitulatif et de choisir "modifier le profil" > Équipes. Vous pouvez cocher plus d'une équipe.

Attribuer une équipe à un membre ou un membre à une équipe

Si vous avez créé des équipes avant d'inviter des membres, ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours attribuer de nouveaux membres dans les équipes directement depuis Paramètres > Membres si nécessaire :

  • soit en invitant de nouveaux membres sur Spendesk en cliquant sur Inviter de nouveaux membres.

  • Soit, en ajoutant une ou plusieurs équipes à des membres existants, à partir de l'onglet Membres, sélectionnez un membre dans l'onglet récapitulatif et ensuite Modifier le profil > Equipes. Vous pouvez cocher plus d'une équipe.

Tout sur les autorisations

Les autorisations de Spendesk sont des autorisations spécifiques données par un Administrateur ou un Propriétaire de compte à un membre, quel que soit son rôle.

Il existe deux types d'autorisations au niveau de l'équipe :

  • Un chef d'équipe peut voir tous les paiements de son équipe

  • Un modérateur d'équipe peut approuver toutes les demandes de son équipe en fonction des seuils qui lui sont propres.

Si nécessaire, un membre peut obtenir simultanément les deux autorisations.

Chaque membre d'une équipe a une politique d'approbation préalablement allouée par un Administrateur ou un Propriétaire de compte.

Selon leur politique d'approbation (par transaction/par mois), les demandes seront approuvées en fonction du flux d'approbation en place au sein de leur équipe.

🔍 À garder à l'esprit :

Ces deux autorisations sont différentes des rôles sur Spendesk qui permettent d'accéder à des fonctionnalités spécifiques de la plate-forme.

Créer un flux d'approbation

Après avoir créé une équipe, choisi un ou plusieurs chefs d'équipe et ajouté des membres dans cette équipe, vous pourrez ajouter des approbateurs au sein de cette équipe avec leur propre limite d'approbation.

Ajouter des modérateurs

Vous pouvez avoir autant de modérateurs que vous le souhaitez dans chaque équipe, et vous pouvez sélectionner le montant jusqu'auquel ils peuvent approuver les demandes.

Ajouter un seuil d'approbation

Vous pouvez ajouter un modérateur pour le même seuil (Ajouter un modérateur) ou pour un seuil différent (Ajouter un seuil).

Ajouter des modérateurs sur des seuils différents pour des montants différents

Dans l'exemple suivant, un premier modérateur approuve les demandes jusqu'à un certain montant (<1500), un second modérateur approuve les demandes au-dessus de ce montant (>1500).

Ajouter des modérateurs entre deux montants d'approbation

Ajouter plusieurs modérateurs sur un seuil (l'un d'entre eux peut approuver)

Ajouter un flux d'approbation en plusieurs étapes

Supprimer une équipe

Pour supprimer une équipe, il suffit de vous rendre sur l'onglet Paramètres > Membres > Équipes > L'équipe que vous souhaitez supprimer > Supprimer cette équipe (lien rouge en bas de la fenêtre).

Après cela, ses membres ne pourront plus sélectionner cette équipe lorsqu'ils feront une dépense. Les chefs d'équipe ne pourront pas voir les paiements effectués par l'équipe et les modérateurs n'auront pas besoin d'approuver les demandes des membres.

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