Cette fonction d'automatisation de la comptabilité (ou autocatégorisation des dépenses) n'est disponible que pour les Plans Standard et peut être configurée par les Propriétaires de comptes ou les Contrôleurs. Contactez votre Chargé•e de compte pour en savoir plus ou pour configurer l'automatisation de la comptabilité sur Spendesk.

Ajoutez vos comptes de charges et vos catégories

Une fois cette fonctionnalité activée sur votre compte, il faut que vous mettiez en place vos comptes de charge :

  • Allez dans Paramètres > Comptabilité > Comptes de Charge

  • Ajoutez vos comptes de charges (nom + code comptable).

  • En face de chaque compte de charges, choisissez la catégorie associée.

👉🏻 Les catégories sont uniquement visibles sur les plans Standard.

Quelques conseils pour choisir les bonnes catégories

  • Vous pouvez ajouter la même catégorie à plusieurs comptes de charges. Dans ce cas, nous vous suggérons tous les comptes de charges associés à cette catégorie en face du paiement.

  • Vous pouvez également ajouter plusieurs catégories pour un même compte de dépenses. Par exemple : les catégories Taxi et Location de voitures reliées au compte de charge Déplacements routiers.

  • Il n'est pas possible d'ajouter d'autres catégories. Si vous ne trouvez pas de catégorie correspondant à votre compte de charge, vous pouvez soit créer une règle fournisseur (voir ci-dessous), soit sélectionner manuellement votre compte de charge lors de la préparation des paiements.

Créer des règles pour les fournisseurs : affecter un fournisseur à un compte de charge spécifique

Si une catégorie ne correspond pas à un compte de charge, vous pouvez créer une règle de fournisseur qui lie un compte de charge à un fournisseur. A chaque dépense chez ce fournisseur, nous vous proposons automatiquement le bon compte de charge.

⚠️ Les règles fournisseurs ne fonctionnent pas avec les factures fournisseurs ou les notes de frais.

Pour créer un règle fournisseur :

  • Allez dans Paramètres > Comptabilité > Compte de charges.

  • Faites défiler l'écran jusqu'à la section Fournisseurs.

  • Créez votre règle du premier fournisseur.

👉 Vous pouvez également créer votre règle de fournisseur lorsque vous préparez votre paiement : Paiements > Préparer > Créer une règle fournisseur.

Elle est enregistrée et sera utilisée la prochaine fois que vous aurez un paiement avec ce fournisseur.

👉 Ne créez pas de règle fournisseur si plusieurs comptes de dépenses peuvent s'appliquer à votre fournisseur car nous ne pouvons appliquer qu'un seul compte de dépenses par règle fournisseur.

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