Fonctionnalité disponible pour la France, le Royaume-Uni et l'Allemagne. Pour plus d'informations sur l'Allemagne, contactez-nous.

Cette fonctionnalité n'est pas proposée sur les comptes US.

➡️ Cette fonctionnalité est automatiquement incluse dans nos nouveaux plans de facturation (après 2021).

Que sont les reçus dématerialisés certifiés ?

Les "reçus électroniques certifiés" sont une fonctionnalité de Spendesk qui permet de numériser et d'archiver en toute sécurité tous vos reçus pendant 10 ans. Cela vous permet de garder une trace organisée de tous vos paiements. Vous pouvez récupérer les documents originaux/reçus en cas d'audit ou de besoin en comptabilité.

En outre, la dématérialisation de vos reçus vous permet de passer à une totale dématérialisation : vous n'aurez plus besoin de stocker des copies papier de vos reçus.

Comment fonctionnent-ils ?

Vous et vos employés pouvez utiliser notre application mobile ou votre connexion de bureau pour télécharger une photo ou un pdf de votre reçu. Nous dématerialiserons automatiquement chaque reçu avec un sceau officiel et une date et stockerons vos documents numériques en toute sécurité pendant 10 ans.

Garanties de conformité

Nous sommes partenaires d'Universign et d'Amazon Glacier Vaults pour garantir que nos opérations sont conformes aux normes juridiques les plus strictes. Universign certifie l'authenticité de vos reçus, et Amazon stocke en toute sécurité vos nouveaux documents électroniques dans son système d'archivage crypté.

Si vous travaillez en France, nous suivons les directives de numérisation de la loi française afin de vous garantir que vous n'avez plus besoin de conserver les versions papier de vos reçus.

Exigences en France pour l'archivage des reçus numériques

Nous avons introduit des reçus électroniques certifiés au sein de Spendesk afin d'aider les entreprises à se conformer à la réglementation en matière de dématérialisation.

Depuis mars 2017, le LPF (Livre des Procédures Fiscales) n'oblige plus les entreprises françaises à conserver une copie physique de leurs reçus tant qu'elles disposent d'une copie numérique certifiée conforme. L'article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales précise les règles de conformité du reçu, et à ce titre :

  • Il ne peut être modifié.

  • Il doit être enregistré en format PDF.

  • Il a besoin d'un cachet légal pour garantir son intégrité.

  • Il doit être conservé pendant au moins 6 ans (nous les conservons pendant 10 ans).

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