Le module "Factures fournisseurs" n'est pas activĂ© par dĂ©faut sur les comptes Spendesk. Il peut ĂȘtre activĂ© sur ParamĂštres - GĂ©nĂ©ral - Factures par le PropriĂ©taire de Compte.
Pour savoir comment gĂ©rer un fournisseur, rdv dans les paragraphes suivants âŹïž
Créer un fournisseur
Avant de soumettre une facture (rĂŽle : ContrĂŽleurs)
Vous voulez créer un fournisseur avant de télécharger la premiÚre facture vers Spendesk.
Allez dans ParamÚtres > Comptes fournisseurs > Créer un fournisseur pour saisir les informations nécessaires.
Certains dĂ©tails, tels que le compte fournisseur, les informations bancaires et le compte de dĂ©penses, peuvent ĂȘtre modifiĂ©s ultĂ©rieurement.
Ajouter les coordonnées bancaires d'un fournisseur (rÎle : Demandeurs) à partir de l'onglet 'Demandes'.
Les demandeurs peuvent introduire les coordonnées bancaires du fournisseur au cours de l'étape 'Demande' (Nouvelle Demande > Facture fournisseur).
Ajouter les détails du fournisseur (lors de l'examen de la facture par les contrÎleurs ou le/la propriétaire de compte)
Dans la section Factures > Vérifier, la validation de la facture n'est possible que si les données du fournisseur sont complÚtes. Naviguez dans ce cas jusqu'aux informations du fournisseur et fournissez les informations manquantes.
Le nom lĂ©gal et les coordonnĂ©es bancaires, en particulier pour les fournisseurs de la zone euro, sont essentiels. De plus, une section d'informations bancaires vide empĂȘche la gĂ©nĂ©ration d'un virement ou d'un fichier SEPA XML pour les paiements en ligne des fournisseurs.
Une fois qu'un fournisseur est créé, les informations sont sauvegardées pour le traitement ultérieur des factures.
Importer des fournisseurs en masse (pour les ContrÎleurs et les Propriétaires de compte)
Pour ajouter plusieurs fournisseurs à la fois, contactez votre gestionnaire de compte Spendesk. Il vous fournira un modÚle que vous pourrez remplir pour procéder à l'import de vos fournisseurs.
GĂ©rer les fournisseurs
Supprimer un fournisseur
La suppression d'un fournisseur n'est pas possible s'il y a une demande/un paiement attaché.
Dans le cas contraire, vous pouvez archiver le fournisseur Ă partir de l'onglet Comptes fournisseurs.
Fusionner des fournisseurs
Bien qu'il ne soit pas possible de fusionner directement des fournisseurs, vous pouvez garantir l'exactitude de votre reporting en attribuant le mĂȘme compte fournisseur Ă plusieurs entrĂ©es.
Vous pouvez ajouter/modifier un compte fournisseur dans l'onglet ParamĂštres > Comptes fournisseurs.
Modifier le nom d'un fournisseur
Veillez à sélectionner le nom correct lors de la création du fournisseur, car il n'est pas possible de le modifier par la suite pour des raisons juridiques, de conformité et de sécurité.
Modifier le "nom du fournisseur" sur les factures/demandes de remboursement approuvées
Il n'est pas possible de modifier le nom du fournisseur aprĂšs l'approbation et la vĂ©rification par un approbateur et l'examen par un contrĂŽleur. Les corrections doivent alors ĂȘtre effectuĂ©es directement dans le logiciel de comptabilitĂ©.