Par défaut, les utilisateurs de Spendesk effectuent leurs achats en utilisant une carte à usage unique. Toutefois, vous pouvez utiliser une carte récurrente si vous payez :

  • pour un service récurrent (c'est-à-dire un abonnement Linkedin ou Intercom, etc.) d'un seul fournisseur à la fois,
  • pour les paiements récurrents de divers types pour un même fournisseur (billets de train, chambres d'hôtel, fournitures Apple...),
  • ou si votre carte est destinée à être débitée plusieurs fois par différents commerçants (sur le site du même fournisseur) pour un même achat/commande (ex : sur Amazon Marketplace).

Le danger d'utiliser une même carte pour plusieurs fournisseurs récurrents est que :

  • cela rend plus difficile le tracking du fournisseur réel après le paiement (ce qui soulève des questions de fraude et/ou une perte de temps en général) -> en effet lorsqu'une carte d'abonnement est utilisée nous affichons dans "Paiements" le fournisseur de base de la carte et non celui de l'achat effectué.
  • les limites de la carte expirent plus rapidement, ce qui entraîne le blocage de services sur des sites web importants pour votre entreprise, en raison d'abonnements non payés à cause d'un plafond de carte atteint.

Nous vous encourageons donc vivement à créer une carte par fournisseur !

Détails techniques de nos cartes d'abonnement

  • Une carte à usage récurrent est valable 4 ans à partir du jour de création.
  • Le 1er du mois, les cartes sont automatiquement rechargées pour que le budget défini soit disponible. Seule la différence entre le budget et ce qui a été dépensé le mois précédent est rechargée.
  • Vous pouvez modifier ce budget à tout moment (augmentation ou diminution).
  • Vous pouvez mettre en pause votre carte, la réactiver ou la supprimer à tout moment. Pour ce faire, cocher la case à côté de la carte dans l'onglet Abonnements et choisissez l'option souhaitée. Attention, toute suppression de carte récurrente est irréversible.

Utiliser une carte virtuelle à usage récurrent

  • Cliquez sur Nouvelle Demande > Demander une carte virtuelle > Récurrent
  • Remplissez le formulaire sans oublier de calculer le budget mensuel souhaité sur la carte.

👉 Etant donné que les cartes virtuelles à usage récurrent sont valables 4 ans et que vous pouvez faire plusieurs paiements avec, elles sont toujours validées par votre manager quelle que soit votre politique de dépense avant d'être disponibles.

Gérer des abonnements annuels

Pour les abonnements annuels, nous vous recommandons les cartes virtuelles à usage récurrent même si le rechargement annuel n'est pas encore disponible (uniquement mensuel).

Après votre paiement, vous pouvez mettre en pause votre carte (Abonnements > cochez sur votre carte > sélectionnez "Mettre en pause") durant 11 mois. Cela permet de ne pas recharger la carte le mois suivant et donc cela évite de bloquer de la trésorerie sans raison.

Recharger un abonnement / modifier son budget

Il existe plusieurs options :

  • demander une augmentation du budget dans Abonnements > votre carte > Action > Modifier le budget
  • demander la réduction du budget dans Abonnements > votre carte > Action > Modifier le budget (aucune approbation nécessaire).
  • En cas d'urgence réelle (par exemple, les services de votre entreprise pourraient être interrompus prochainement, ce qui entraînerait des problèmes dans votre activité), s'il ne vous est pas possible de demander une augmentation du budget, contactez l'équipe support pour recharger la carte (action ponctuelle).

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