Bonnes nouvelles pour vos équipes Finance 👏🏻. 🤩 !

Depuis 2021, le processus d'export mensuel permet désormais d'exporter des dépenses et pas seulement des paiements. De plus, le journal d'achat de Spendesk est maintenant entièrement correct et peut être utilisé tel quel, puisqu'il affiche les dettes et les paiements !

Préparez vos dépenses avant l'export

Quoi de neuf ?

Propriétaires de compte et Contrôleurs, rendez-vous sur l'onglet Comptabiliser > Préparer pour découvrir notre nouvel onglet et ses changements !

1. Notre précédente interface était basée sur les exports de paiements effectués uniquement. Aujourd'hui, l'interface affiche correctement les dépenses !

Une fois validées dans Demandes puis Factures > Vérifier ou Notes de frais > Vérifier, vos dépenses seront disponibles à la fois dans Comptabiliser et Factures > Payer / Notes de frais > Payer.

Les dépenses s'affichent donc aux dates suivantes :

Les achats par carte Spendesk sont affichés en fonction de la date à laquelle la dépense a été faite par l'employé (jour où l'utilisateur a utilisé sa carte physique sur le terrain ou bien renseigné les détails de carte virtuelle pour un achat en ligne).
Les notes de frais sont également affichées en fonction de la date à laquelle la dépense a été faite par l'employé (date renseignée par l'utilisateur au moment de la soumission de la note de frais/date sur le reçu).
Les achats par facture fournisseurs sont affichés en fonction de la date d'émission de la facture.

2. L'attribution de plusieurs comptes et taux de TVA

Vous pouvez désormais répartir les dépenses entre différents comptes et TVA. Il vous suffit de sélectionner l'option correspondante dans l'onglet Comptabiliser > Préparer.

Après avoir sélectionné vos comptes de charge et TVA pour cette ligne, un montant apparaît, pour vous assurer de valider le bon montant. Spendesk vérifie que le montant brut est égal au montant brut de l'achat. Dans le cas où les deux montants bruts ne correspondent pas, Spendesk va afficher un message d'avertissement.

3. édition de plusieurs paiements à la fois dans l'onglet Préparer

Vous pouvez désormais éditer efficacement les différents champs de plusieurs paiements à la fois (description, comptes...).

Sélectionnez les paiements qui nécessitent une modification (vous pouvez utiliser des filtres pour les trouver facilement) et cliquez sur Modifier.

✋ Avant que les modifications ne soient enregistrées, l'interface vous demande de les confirmer, ce qui évite les erreurs manuelles !

4. Auto-catégorisation (certains plans de facturation uniquement)

Une fonctionnalité puissante appelée "Autocat" est disponible pour vous permettre de gagner du temps lors de votre clôture. Vous pouvez en effet créer des règles "Fournisseur = compte de charges" afin que le champ "compte de charges" se remplisse automatiquement. Ces règles concernent désormais tous les types de dépenses (cartes, factures fournisseurs et ndf) et non seulement les cartes comme dans l'ancienne version.

5. Information sur les erreurs

Les erreurs sont désormais expliquées et les paiements concernés mis en évidence dans la liste.

Exportez vos dépenses

Une fois que vos dépenses ont été marquées comme prêtes à l'export,

allez à l'onglet Comptabiliser > Export
sélectionnez la période d'export (le mois, la semaine, les jours...)
cochez le contenu de l'export que vous souhaitez avoir
choisissez une option entre les 2 options d'export (avec ou sans justificatifs)

Vous obtenez un fichier ZIP avec le journal d'achat et le journal de banque de la période sélectionnée.