Introduction à la comptabilité d’engagement et nouveau comportement sur Compta 2.0
Comptabilité d’engagement & reporting
La comptabilité d’engagement mesure la performance et la situation d'une entreprise en comptabilisant les événements économiques indépendamment du moment où les transactions se produisent.
La comptabilité de trésorerie n'enregistre les transactions que lorsque les paiements ont lieu.
La comptabilité d’engagement vous permet d'avoir une meilleure compréhension de votre comptabilité ainsi que de la santé financière de votre entreprise.
Nouveau comportement sur Compta 2.0
Sur l'ancienne version de Spendesk, nous offrions une visibilité au niveau du "paiement". Vous deviez marquer une facture fournisseur ou une note de frais comme payée/remboursée pour pouvoir l'ajouter à votre comptabilité.
Avec notre nouvelle version 'Compta 2.0', nous proposons désormais des normes comptables appropriées qui vous permettent de comptabiliser les factures des fournisseurs et les notes de frais indépendamment de leur statut de paiement.
Rappel : Lors de l'étape de Révision (dans les onglets 'Factures > Vérifier' et dans 'Notes de frais > Vérifier'), vous avez la possibilité de vérifier la conformité de la facture ou du reçu joint ainsi que les autres détails fournis par l'employé. C'est également à l'étape de l'examen que vous décidez d'accepter de payer la facture du fournisseur ou de rembourser la note de frais.
🎉 Nouveau : Avec Compta 2.0, les étapes de révision sont maintenant aussi le moment où vous acceptez d'ajouter la facture du fournisseur ou la note de frais dans votre comptabilité. Cela signifie que dès que vous 'Validez' une facture fournisseur ou une note de frais lors de l'étape 'Vérifier', elle passera automatiquement dans les onglets suivants 'Payer' ou 'Planifier le remboursement' ET dans l'onglet 'Comptabiliser > Préparer' pour la comptabilité.
Préparer les achats
Comptes fournisseurs pour les achats par carte
Rappel : Vous pouvez affecter les comptes fournisseurs lors de la préparation des achats à partir de 'Comptabiliser > Préparer'.
🎉 Nouveau : Avec Compta 2.0, vous pouvez désormais affecter les comptes fournisseurs à tous types d'achats (cartes, notes de frais, factures).
Une fois que vous avez appliqué une règle de comptes fournisseurs pour un fournisseur (cartes, facture) ou un employé (note de frais), Spendesk applique cette règle automatiquement la fois suivante.
Compte de charges multiples et TVA
Vous pouvez maintenant répartir les achats sur plusieurs comptes de charges et de TVA.
Cette ventilation sera reflétée dans votre journal d'achat.
Autocat pour les factures Ă payer
Vous pouvez désormais attribuer des règles "fournisseur = comptes de charges" pour les factures à payer.
Moins de travail manuel : Si vous définissez ces règles, le champ du compte de charge sera pré-rempli dans 'Comptabiliser > Préparer'.
Exporter les achats
DĂ©couvrez le nouveau journal d'achat
Rappel : Le journal d'achat contient tous les achats qui ont été "marqués comme prêts" dans 'Comptabiliser > Préparer' et qui ont été exportés depuis 'Comptabiliser > Exporter'.
Le nouveau journal d'achat applique la comptabilité d'engagement et a fait l'objet de quelques changements:
Des dates correctes pour chaque type d'achat :
Achat par carte : date d'autorisation
Note de frais : date du reçu
Facture fournisseur : date d'Ă©mission
Ventilation des comptes de charges et de TVA : La ventilation effectuée dans 'Comptabiliser > Préparer' est maintenant bien reflétée.
La ligne de crédit indique les comptes fournisseurs de façon à refléter l'enregistrement de la dette vs le compte fournisseur.
Réconciliation avec la référence de la dépense : un identifiant unique représentant la dépense, que l'on retrouve également dans le journal de banque pour rapprocher la dépense avec l'achat dans le journal d'achat.
Frais bancaires : Comme leur nom l'indique, les frais bancaires (2,99 % de frais de conversion), qui apparaissaient auparavant dans les journaux d'achat et de banque, n'apparaissent désormais plus que dans le journal de banque, au dernier jour du mois.
Transfert pour les exports personnalisés déjà existants : Nous allons transférer votre export actuel sur la nouvelle version Compta 2.0.
DĂ©couvrez le nouveau journal de banque
Rappel : Le journal de banque est le deuxième journal comptable que vous obtiendrez une fois que vous aurez déclenché l'export depuis 'Comptabiliser > Exporter'. Le journal de banque affiche tous les paiements qui se sont produits sur le compte Spendesk, mettant en évidence la résolution de la dette sur le compte créditeur avec son paiement correspondant sur le compte Spendesk
Comptes fournisseurs : Le journal de banque contient les comptes fournisseurs pour tous les types d'achats.
Réconciliation : Comprend désormais une référence de dépense qui donne à votre logiciel de comptabilité la possibilité de faire correspondre les entrées du journal d'achat.
Valeur légale : le journal bancaire a une valeur légale pour tous les paiements effectués avec le compte Spendesk.
Recommandation : Nous vous recommandons d'utiliser le journal d'achat et le journal de banque pour votre comptabilité. Avec la référence de la dépense, il est désormais très facile de faire correspondre ces entrées !
Paramètres de comptabilité
À partir de la page 'Paramètres > Comptabilité', vous pourrez configurer vos données comptables pour votre processus de clôture.
Compte bancaire Spendesk
Ce code représente le compte Spendesk.
(et est utilisé sur la ligne de crédit dans le journal de banque)
Compte de frais bancaires
Ce code est utilisé pour enregistrer les frais bancaires dans le journal de banque.
Compte bancaire pour approvisionner Spendesk
Ce code représente votre compte bancaire avec lequel vous approvisionnez votre compte Spendesk (& affiché dans le journal bancaire sur les lignes de chargement du compte).
Comptes de charges
Vous pouvez y répertorier tous les comptes de charges que vous souhaitez utiliser lors de la préparation de vos achats.
Comptes de TVA
Vous pouvez y affecter tous les taux et comptes de TVA que vous souhaitez utiliser
🎉 Nouveau : il est désormais possible de supprimer les taux standard si vous ne souhaitez pas les utiliser.
Autoliquidation
Vous pouvez configurer vos comptes d'auto-liquidation avec des comptes de débit/crédit.
🎉 Nouveau : Vous pouvez désormais créer autant de comptes d'auto-liquidation que vous le souhaitez.
Compte fournisseur divers
Ce compte fournisseur sera attribué par défaut à tous les achats par carte.
Comptes fournisseurs individuels
Vous êtes redirigé vers la nouvelle page 'Paramètres > Comptes fournisseurs' (voir section suivante).
🎉 Nouveau : Page des comptes fournisseurs
La nouvelle page pour gérer les comptes fournisseurs, les fournisseurs, les règles d'automatisation des comptes de charges, les coordonnées bancaires.
Comptes employés
Pour les utilisateurs de notes de frais, vous pouvez activer le compte par défaut qui sera attribué à tous les employés, ou vous pouvez décider d'utiliser le tableau pour configurer les comptes individuels des employés.
Reporting sur Compta 2.0
🎉 Nouveau : page "Tous les achats" - nouvelle page pour vos besoins de reporting
Avec Compta 2.0, nous avons créé la nouvelle page "Tous les achats" à des fins de reporting.
La page "Tous les achats" reflète les données au niveau des achats.
Cette page est votre nouvelle page de référence pour analyser et extraire des rapports .CSV de vos achats et paiements.
Quelles sont les informations disponible sur la page "Tous les achats" ?
Les paiements par carte dès qu'ils sont réglés.
Les notes de frais et les factures des fournisseurs dès qu'elles sont "validées" dans leur étape de révision respective.
Des filtres complets : statut du reçu, date, type de paiement, statut du paiement et statut de la comptabilité.
🎉 Nouveau : statut du paiement et de la comptabilité : visibilité claire sur le statut du paiement ("A payer", "A rembourser" ou "Payé") ainsi que sur le statut de la comptabilité ("A préparer", "A exporter" ou "Exporté").
Quelles sont les données disponibles sur la page "Toutes les achats" (court extrait) ?
date de l'achat
date comptable
Montant total
Montant Net
Montant des taxes
Statut du paiement
Statut comptable
...
Extraire des rapports de contrĂ´le de Compta 2.0
Relevé de compte - documents à consulter à des fins d'audit et de vérification du solde.
Les relevés de compte sont disponibles dans 'Paramètres>Votre compte>Relevés de compte'.'
Les relevés de compte reflètent chaque transaction (entrée et sortie) sur votre compte Spendesk. Il ne contient pas d'informations comptables.
Le relevé de compte a une valeur légale pour toutes les transactions effectuées avec le compte Spendesk.
Télécharger depuis la page "Tous les paiements" : vous pouvez télécharger un ensemble spécifique de transactions sous forme de fichier CSV (en utilisant des filtres) depuis la page "Tous les paiements".