Introduction à la comptabilité d’engagement et nouveau comportement sur Compta 2.0

Comptabilité d’engagement & reporting

  • La comptabilitĂ© d’engagement mesure la performance et la situation d'une entreprise en comptabilisant les Ă©vĂ©nements Ă©conomiques indĂ©pendamment du moment oĂą les transactions se produisent.

  • La comptabilitĂ© de trĂ©sorerie n'enregistre les transactions que lorsque les paiements ont lieu.

  • La comptabilitĂ© d’engagement vous permet d'avoir une meilleure comprĂ©hension de votre comptabilitĂ© ainsi que de la santĂ© financière de votre entreprise.

Nouveau comportement sur Compta 2.0

  • Sur l'ancienne version de Spendesk, nous offrions une visibilitĂ© au niveau du "paiement". Vous deviez marquer une facture fournisseur ou une note de frais comme payĂ©e/remboursĂ©e pour pouvoir l'ajouter Ă  votre comptabilitĂ©.

  • Avec notre nouvelle version 'Compta 2.0', nous proposons dĂ©sormais des normes comptables appropriĂ©es qui vous permettent de comptabiliser les factures des fournisseurs et les notes de frais indĂ©pendamment de leur statut de paiement.

    Rappel : Lors de l'étape de Révision (dans les onglets 'Factures > Vérifier' et dans 'Notes de frais > Vérifier'), vous avez la possibilité de vérifier la conformité de la facture ou du reçu joint ainsi que les autres détails fournis par l'employé. C'est également à l'étape de l'examen que vous décidez d'accepter de payer la facture du fournisseur ou de rembourser la note de frais.

    🎉 Nouveau : Avec Compta 2.0, les étapes de révision sont maintenant aussi le moment où vous acceptez d'ajouter la facture du fournisseur ou la note de frais dans votre comptabilité. Cela signifie que dès que vous 'Validez' une facture fournisseur ou une note de frais lors de l'étape 'Vérifier', elle passera automatiquement dans les onglets suivants 'Payer' ou 'Planifier le remboursement' ET dans l'onglet 'Comptabiliser > Préparer' pour la comptabilité.

Préparer les achats

Comptes fournisseurs pour les achats par carte

  • Rappel : Vous pouvez affecter les comptes fournisseurs lors de la prĂ©paration des achats Ă  partir de 'Comptabiliser > PrĂ©parer'.

  • 🎉 Nouveau : Avec Compta 2.0, vous pouvez dĂ©sormais affecter les comptes fournisseurs Ă  tous types d'achats (cartes, notes de frais, factures).

  • Une fois que vous avez appliquĂ© une règle de comptes fournisseurs pour un fournisseur (cartes, facture) ou un employĂ© (note de frais), Spendesk applique cette règle automatiquement la fois suivante.

Compte de charges multiples et TVA

  • Vous pouvez maintenant rĂ©partir les achats sur plusieurs comptes de charges et de TVA.

  • Cette ventilation sera reflĂ©tĂ©e dans votre journal d'achat.

Autocat pour les factures Ă  payer

  • Vous pouvez dĂ©sormais attribuer des règles "fournisseur = comptes de charges" pour les factures Ă  payer.

  • Moins de travail manuel : Si vous dĂ©finissez ces règles, le champ du compte de charge sera prĂ©-rempli dans 'Comptabiliser > PrĂ©parer'.

Exporter les achats

DĂ©couvrez le nouveau journal d'achat

  • Rappel : Le journal d'achat contient tous les achats qui ont Ă©tĂ© "marquĂ©s comme prĂŞts" dans 'Comptabiliser > PrĂ©parer' et qui ont Ă©tĂ© exportĂ©s depuis 'Comptabiliser > Exporter'.

  • Le nouveau journal d'achat applique la comptabilitĂ© d'engagement et a fait l'objet de quelques changements:

    • Des dates correctes pour chaque type d'achat :

      1. Achat par carte : date d'autorisation

      2. Note de frais : date du reçu

      3. Facture fournisseur : date d'Ă©mission

    • Ventilation des comptes de charges et de TVA : La ventilation effectuĂ©e dans 'Comptabiliser > PrĂ©parer' est maintenant bien reflĂ©tĂ©e.

    • La ligne de crĂ©dit indique les comptes fournisseurs de façon Ă  reflĂ©ter l'enregistrement de la dette vs le compte fournisseur.

    • RĂ©conciliation avec la rĂ©fĂ©rence de la dĂ©pense : un identifiant unique reprĂ©sentant la dĂ©pense, que l'on retrouve Ă©galement dans le journal de banque pour rapprocher la dĂ©pense avec l'achat dans le journal d'achat.

  • Frais bancaires : Comme leur nom l'indique, les frais bancaires (2,99 % de frais de conversion), qui apparaissaient auparavant dans les journaux d'achat et de banque, n'apparaissent dĂ©sormais plus que dans le journal de banque, au dernier jour du mois.

  • Transfert pour les exports personnalisĂ©s dĂ©jĂ  existants : Nous allons transfĂ©rer votre export actuel sur la nouvelle version Compta 2.0.

DĂ©couvrez le nouveau journal de banque

  • Rappel : Le journal de banque est le deuxième journal comptable que vous obtiendrez une fois que vous aurez dĂ©clenchĂ© l'export depuis 'Comptabiliser > Exporter'. Le journal de banque affiche tous les paiements qui se sont produits sur le compte Spendesk, mettant en Ă©vidence la rĂ©solution de la dette sur le compte crĂ©diteur avec son paiement correspondant sur le compte Spendesk

    • Comptes fournisseurs : Le journal de banque contient les comptes fournisseurs pour tous les types d'achats.

    • RĂ©conciliation : Comprend dĂ©sormais une rĂ©fĂ©rence de dĂ©pense qui donne Ă  votre logiciel de comptabilitĂ© la possibilitĂ© de faire correspondre les entrĂ©es du journal d'achat.

  • Valeur lĂ©gale : le journal bancaire a une valeur lĂ©gale pour tous les paiements effectuĂ©s avec le compte Spendesk.

  • Recommandation : Nous vous recommandons d'utiliser le journal d'achat et le journal de banque pour votre comptabilitĂ©. Avec la rĂ©fĂ©rence de la dĂ©pense, il est dĂ©sormais très facile de faire correspondre ces entrĂ©es !

Paramètres de comptabilité

À partir de la page 'Paramètres > Comptabilité', vous pourrez configurer vos données comptables pour votre processus de clôture.

Compte bancaire Spendesk

Ce code représente le compte Spendesk.
(et est utilisé sur la ligne de crédit dans le journal de banque)

Compte de frais bancaires

Ce code est utilisé pour enregistrer les frais bancaires dans le journal de banque.

Compte bancaire pour approvisionner Spendesk

Ce code représente votre compte bancaire avec lequel vous approvisionnez votre compte Spendesk (& affiché dans le journal bancaire sur les lignes de chargement du compte).

Comptes de charges

Vous pouvez y répertorier tous les comptes de charges que vous souhaitez utiliser lors de la préparation de vos achats.

Comptes de TVA

Vous pouvez y affecter tous les taux et comptes de TVA que vous souhaitez utiliser
🎉 Nouveau : il est désormais possible de supprimer les taux standard si vous ne souhaitez pas les utiliser.

Autoliquidation

Vous pouvez configurer vos comptes d'auto-liquidation avec des comptes de débit/crédit.

🎉 Nouveau : Vous pouvez désormais créer autant de comptes d'auto-liquidation que vous le souhaitez.

Compte fournisseur divers

Ce compte fournisseur sera attribué par défaut à tous les achats par carte.

Comptes fournisseurs individuels

Vous êtes redirigé vers la nouvelle page 'Paramètres > Comptes fournisseurs' (voir section suivante).

🎉 Nouveau : Page des comptes fournisseurs

La nouvelle page pour gérer les comptes fournisseurs, les fournisseurs, les règles d'automatisation des comptes de charges, les coordonnées bancaires.

Comptes employés

Pour les utilisateurs de notes de frais, vous pouvez activer le compte par défaut qui sera attribué à tous les employés, ou vous pouvez décider d'utiliser le tableau pour configurer les comptes individuels des employés.

Reporting sur Compta 2.0

🎉 Nouveau : page "Tous les achats" - nouvelle page pour vos besoins de reporting

  • Avec Compta 2.0, nous avons crĂ©Ă© la nouvelle page "Tous les achats" Ă  des fins de reporting.

  • La page "Tous les achats" reflète les donnĂ©es au niveau des achats.

  • Cette page est votre nouvelle page de rĂ©fĂ©rence pour analyser et extraire des rapports .CSV de vos achats et paiements.

Quelles sont les informations disponible sur la page "Tous les achats" ?

  • Les paiements par carte dès qu'ils sont rĂ©glĂ©s.

  • Les notes de frais et les factures des fournisseurs dès qu'elles sont "validĂ©es" dans leur Ă©tape de rĂ©vision respective.

  • Des filtres complets : statut du reçu, date, type de paiement, statut du paiement et statut de la comptabilitĂ©.

  • 🎉 Nouveau : statut du paiement et de la comptabilitĂ© : visibilitĂ© claire sur le statut du paiement ("A payer", "A rembourser" ou "PayĂ©") ainsi que sur le statut de la comptabilitĂ© ("A prĂ©parer", "A exporter" ou "ExportĂ©").

Quelles sont les données disponibles sur la page "Toutes les achats" (court extrait) ?

  • date de l'achat

  • date comptable

  • Montant total

  • Montant Net

  • Montant des taxes

  • Statut du paiement

  • Statut comptable

  • ...

Extraire des rapports de contrĂ´le de Compta 2.0

Relevé de compte - documents à consulter à des fins d'audit et de vérification du solde.

  • Les relevĂ©s de compte sont disponibles dans 'Paramètres>Votre compte>RelevĂ©s de compte'.'

  • Les relevĂ©s de compte reflètent chaque transaction (entrĂ©e et sortie) sur votre compte Spendesk. Il ne contient pas d'informations comptables.

  • Le relevĂ© de compte a une valeur lĂ©gale pour toutes les transactions effectuĂ©es avec le compte Spendesk.

  • TĂ©lĂ©charger depuis la page "Tous les paiements" : vous pouvez tĂ©lĂ©charger un ensemble spĂ©cifique de transactions sous forme de fichier CSV (en utilisant des filtres) depuis la page "Tous les paiements".

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