Anstatt das Beschreibungsfeld zu verwenden, um die Namen der Personen einzutragen, die an einer Ausgabe beteiligt waren, können Sie das Feld „Begünstigte“ nutzen, um diese schnell hervorzuheben (z. B. Teilnehmer eines Geschäftsessens, Mitglieder eines Team-Events, Mitarbeitende, die von einer geteilten Ausgabe profitieren, ...).
Diese Funktion vereinfacht die Nachverfolgung gemeinsamer Ausgaben, stärkt die Compliance und führt eine neue Kontrollmöglichkeit auf Spendesk ein.
Funktionsweise
Standardmäßig ist das Feld „Begünstigte“ mit dem Namen der Person vorausgefüllt, die die Ausgabenerstattung beantragt oder Zahlungsdetails aktualisiert.
Antragsteller können das Feld aktualisieren, um die Personen einzutragen, die Sie in die Ausgabe einbeziehen möchten:
Interne Begünstigte: Wählen Sie aus einer Liste der Mitarbeitenden in Ihrer Organisation.
Externe Begünstigte: Geben Sie manuell einen vollständigen Namen und den Firmennamen ein.
Alle Begünstigten entfernen: Sie können eine Anfrage mit 0 Begünstigten einreichen.
Die Informationen über die Begünstigten sind auch für das Finanzteam auf anderen Seiten sichtbar: „Auslagen“, „Alle Zahlungen“, „Verbindlichkeiten“ und „Vorbereiten“.
Auf Mobilgeräten müssen Sie die folgenden Versionen (oder höhere) verwenden, um das Feld „Begünstigte“ nutzen zu können:
iOS:
2.57.0oder höherAndroid:
2.69.0oder höher
Das Hinzufügen von Kollegen als Begünstigte löst keine Benachrichtigung aus.
Das Feld „Begünstigte“ ist verfügbar für Ausgabenerstattungen und Kartenzahlungen.
Hinweis: Es ist derzeit nicht möglich, das Feld nur für bestimmte Ausgabenkategorien anzuzeigen. Diese Verbesserung wird in Zukunft verfügbar sein.
Exportieren von Begünstigten im CSV-Format
Beim Exportieren von Daten über den CSV-Export „Verbindlichkeiten“ wird eine eigene Spalte „Begünstigte“ hinzugefügt.
Die vollständigen Namen und – bei externen Begünstigten – Firmennamen werden in der Spalte „Begünstigte“ aufgeführt. Die Werte sind durch Kommas getrennt.
In Frankreich: Der CSV-Export für Verbindlichkeiten kann verwendet werden, um Abzüge für „Ticket Restaurant“-Essensgutscheine für Mitarbeitende zu identifizieren.
