Die Funktion Ausgabenlimits ermöglicht es Ihnen, bestimmte Ausgabenrichtlinien für Ihre Mitarbeitenden in Spendesk zu hinterlegen, basierend auf einer Ausgabenkategorie und entweder einem täglichen oder monatlichen Limit.
Zum Beispiel können Sie eine Richtlinie festlegen, die es Mitarbeitenden erlaubt, bis zu 50 € pro Tag für Essen auszugeben.
In der Praxis bietet dies folgende Vorteile:
Mitarbeitende werden bei der Erstellung einer Anfrage informiert, wenn sie ein festgelegtes Limit überschreiten.
Genehmigende Personen können sehen, ob eine Anfrage außerhalb der Richtlinie liegt, und diese Information zur Entscheidungsfindung nutzen.
Finanzteams erhalten mehr Transparenz bei der Überprüfung von Spesenabrechnungen und können diese Limits nutzen, um den Erstattungsbetrag festzulegen.
Derzeit handelt es sich um eine rein informative Funktion, die Nutzer dabei unterstützt, sich über ihre Richtlinien bewusst zu sein. Sie erzwingt keine Regeln und verwaltet auch keine zusätzlichen Prozesse automatisch (wie z. B. Genehmigungen).
Konfiguration
Um ein Ausgabenlimit zu konfigurieren, navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmensregeln > Ausgabenlimits.
Wenn Sie Ein Ausgabenlimit erstellen auswählen, erscheint der folgende Dialog:
Ausgabenkategorie: Wählen Sie die entsprechende Kategorie aus.
Betrag: Geben Sie das maximale erlaubte Limit ein.
Anwendungszeitraum: Legen Sie fest, ob das Limit täglich oder monatlich für jede:n Nutzer:in gelten soll.
Zum Beispiel bedeutet ein Limit von 50 € pro Tag für Essen, dass Nutzer:innen, die eine Anfrage über mehr als 50 € an einem einzigen Tag stellen, eine Benachrichtigung erhalten, dass sie das Limit überschreiten.
Allerdings wird die Anfrage nicht blockiert und kann weiterhin eingereicht werden.
Verwendung
Wenn eine Anfrage erstellt wird, erhalten Nutzer:innen eine Warnung, falls sie das festgelegte Limit für die gewählte Ausgabenkategorie überschreiten.
Genehmigende Personen sehen eine ähnliche Warnung, wenn sie eine Anfrage zur Genehmigung überprüfen.
Finanzteams sehen diesen Hinweis neben dem Erstattungsbetrag und haben die Möglichkeit, den Betrag an das festgelegte Limit anzupassen.
