Genehmigungs-Workflows sind ein integraler Bestandteil der Ausgabenkontrolle; sie legen fest, wer eine Anfrage genehmigen sollte. Standardmäßig benötigen alle Anfragen in Spendesk eine Genehmigung. Details dazu, warum einige Anfragen eventuell keine Genehmigung benötigen, finden Sie unter:
Übersicht
In Spendesk werden alle Genehmigungs‑Workflows über den visuellen Workflow‑Editor verwaltet unter:
Einstellungen > Unternehmensregeln > Genehmigungs‑Workflows
Mit diesem flexiblen Editor können Sie Genehmigungs‑Workflows anhand verschiedener Bedingungen erstellen, um eine breite Palette von Anwendungsfällen abzudecken.
Verstehen von Genehmigungs‑Workflows
Dieser Abschnitt beschreibt die verschiedenen Optionen, die Sie in Ihrem Workflow konfigurieren können.
Standard‑Approbatoren
Standardmäßig existiert in allen Fällen ein einzelner Knoten wie dargestellt („Standard‑Approbatoren“). Dies ist die Auffangoption für jede Anfrage, die keine andere Bedingung erfüllt. Er kann wie jeder andere Knoten geändert werden, um die gewünschte Logik für den „Standard“-Fall anzupassen.
Jeder Knoten basiert auf einem bestimmten Bedingungstyp und einer Reihe von Werten. Sie können dann einen oder mehrere Betrags‑Schwellenwerte für diesen Knoten definieren. Innerhalb jeder Schwelle können Sie eine oder mehrere Genehmigungsstufen konfigurieren und die entsprechenden Approbatoren zuweisen.
Dimensionen
Eine Dimension kann derzeit basieren auf:
Kostenstelle (z. B. „marketing“)
Ausgabentyp (z. B. „invoice“ oder „expense claim“)
Ausgabenkategorie (z. B. „travel“ oder „office supplies“)
Benutzerdefiniertes Analysefeld (jedes zusätzliche Feld, das Sie über Einstellungen -> Organisation -> Analysefelder konfiguriert haben)
Beachten Sie, dass die Verfügbarkeit der Dimensionen von Ihrem Tarif abhängt; nur die „Kostenstelle“ ist in allen Tarifen verfügbar. Wenn Sie Zugriff auf die zusätzlichen Dimensionen wünschen, wenden Sie sich bitte an Spendesk.
Werte
Sobald die Dimension festgelegt ist, können Sie aus den verfügbaren Werten wählen, die sein können:
Ein einzelner Wert
Eine Menge möglicher Werte
„Alle anderen Werte“
Wenn „Alle anderen Werte“ ausgewählt ist, können Sie auch zukünftige Werte einschließen. Das ist nützlich, wenn beispielsweise ein neuer Ausgabentyp eingeführt wird.
Um Werte einem Knoten neu zuzuweisen, öffnen Sie die Werteliste des Knotens — Sie sehen, welche Werte bereits verwendet werden. Wählen Sie die Werte, die Sie neu zuweisen möchten, und klicken Sie dann auf „Speichern“ am Knoten. Ein Bestätigungsdialog erscheint, um die Änderung zu validieren.
Schwellenwerte
Schwellenwerte ermöglichen es Ihnen, unterschiedliche Genehmigungsabläufe basierend auf dem Betrag einer Anfrage anzuwenden.
Wählen Sie im Genehmigungs‑Panel „Betragsschwelle hinzufügen“, um eine neue Schwelle zu erstellen. Sie können dann den Genehmigungsablauf definieren, der für Anfragen innerhalb dieses Betragsbereichs gilt.
Sie können einen Genehmigungsablauf für „Anfragen beliebigen Betrags“ konfigurieren oder Schwellenwerte hinzufügen, z. B.:
Bis zu 5.000 €
Von 5.000 € bis 50.000 €
Über 50.000 €
Jede Schwelle kann eine oder mehrere Genehmigungsstufen enthalten.
Wenn für einen Zweig kein Genehmigungsablauf konfiguriert ist, verwenden Anfragen den Ablauf der übergeordneten Verzweigung oder die Standard‑Approbatoren.
Genehmigungsstufen
Jede Genehmigungsstufe legt fest, wer die Anfrage in diesem Stadium des Workflows genehmigen kann.
Wählen Sie „Approbatoren hinzufügen“, wenn unterschiedliche Personen denselben Genehmigungsschritt ausführen können. Sobald einer von ihnen genehmigt, ist der Schritt abgeschlossen und die anderen Approbatoren müssen nicht handeln.
Dies ist nützlich, wenn Sie alternative Approbatoren hinzufügen möchten, z. B. falls ein Approbator nicht verfügbar ist.
Wählen Sie „Nächste Genehmigungsstufe hinzufügen“, wenn die Anfrage in einer bestimmten Reihenfolge von verschiedenen Personen genehmigt werden muss.
Beispiel:
Schritt 1: Kostenstellen‑Verantwortlicher oder Reporting‑Manager
Schritt 2: Einer der ausgewählten Approbatoren
Zuerst muss entweder der Kostenstellen‑Verantwortliche oder der Reporting‑Manager die Anfrage genehmigen. Sobald Schritt 1 abgeschlossen ist, gelangt die Anfrage zu Schritt 2, wo einer der ausgewählten Approbatoren genehmigen kann.\
Approbatoren
Approbatoren sind die Nutzer oder Rollen, die für die Prüfung einer Anfrage verantwortlich sind.
Sie können jedem Genehmigungsschritt einen oder mehrere Approbatoren hinzufügen. Approbatoren können konfiguriert werden als:
Ein spezifisch zugewiesener Nutzer
Die Rolle Kostenstellen‑Verantwortlicher, basierend auf der Kostenstelle der Anfrage
Die Rolle Reporting‑Manager, basierend auf der Person, die die Anfrage eingereicht hat
Wenn mehrere Approbatoren demselben Schritt hinzugefügt werden, gilt die Logik „Jeder dieser Approbatoren kann genehmigen“. Das bedeutet, dass nur einer der aufgelisteten Approbatoren die Anfrage genehmigen muss.
Die übrigen Approbatoren dieses Schritts müssen nicht mehr handeln, sobald ein Approbator den Schritt abgeschlossen hat.
Wenn mehrere Personen die Anfrage genehmigen sollen, fügen Sie jeden Approbator als separate Genehmigungsstufe hinzu. Separate Stufen werden sequentiell von der ersten bis zur letzten abgeschlossen.
Wenn kein Genehmigungsablauf konfiguriert ist
Für mittlere Knoten eines Pfads ist es möglicherweise nicht erforderlich, einen Genehmigungsablauf zu konfigurieren. In diesem Fall kann der Schalter für den Genehmigungsablauf deaktiviert bleiben.
Wir heben Knoten ohne Approbator hervor, damit Sie diese schnell erkennen können.
Für Knoten am Ende eines Pfads empfehlen wir, den Genehmigungsablauf zu aktivieren und die relevanten Schwellenwerte, Genehmigungsstufen und Approbatoren zu konfigurieren.
Genehmigungsrollen
In vielen Fällen können Genehmigungsrollen anstelle spezifischer Approbatoren verwendet werden, um eine flexiblere Struktur zu schaffen, die sich an Veränderungen in Ihrer Organisation anpasst.
Die wichtigsten Genehmigungsrollen sind:
Kontoinhaber — die Person, die als alleiniger Kontoinhaber für die Spendesk‑Einheit definiert ist
Kostenstellen‑Verantwortlicher — direkt auf der Kostenstellen‑Seite definiert, typischerweise eine Bereichsleitung
Reporting‑Manager — definiert entweder direkt auf der Mitgliederseite oder verwaltet via aktiver HR‑Integration, typischerweise eine Teamleitung
Co‑Inhaber der Kostenstelle — ähnliche Berechtigungen wie der Kostenstellen‑Verantwortliche; ermöglicht Einsicht in alle Ausgaben der Kostenstelle über die Registerkarte „Zahlungen“, auch wenn diese nicht direkt im Genehmigungsprozess erscheinen
Kostenstellen‑Verantwortlicher
Kostenstellen‑Verantwortliche werden über die jeweilige Kostenstelle definiert. Eine Kostenstelle kann einen primären Eigentümer und mehrere Co‑Eigentümer haben; Co‑Eigentümer werden jedoch in der Genehmigungslogik für die Rolle „Kostenstellen‑Verantwortlicher“ nicht berücksichtigt. Kostenstellen‑Verantwortliche haben außerdem Einsichtsberechtigungen, die es ihnen erlauben, alle Ausgaben ihrer Kostenstelle über die Registerkarte „Zahlungen“ einzusehen. Co‑Eigentümer teilen diese Einsichtsberechtigungen, beeinflussen aber nicht die Genehmigungslogik.
Reporting‑Manager
Diese Rolle identifiziert automatisch den aktuellen Vorgesetzten des Antragstellers und leitet die Ausgabenanfrage an diesen zur Prüfung weiter. Teamleiter als Reporting‑Manager können außerdem alle Ausgaben ihrer direkten Mitarbeitenden einsehen. Diese Einsicht erfolgt über die Registerkarte „Zahlungen“ und bietet umfassende Kontrolle über die Teamausgaben.
Der Reporting‑Manager eines Mitarbeiters kann auf zwei Wegen gesetzt werden:
Automatisch: Über eine HR‑Integration kann das Feld „Manager“ aller Mitarbeitenden automatisch befüllt werden
Manuell: Administratoren können den Manager in der Mitglieder‑Sektion manuell für einen Mitarbeitenden setzen. Diese Manager erhalten dann die Approbator‑Rolle „Reporting‑Manager“. So konfigurierte Teamleiter haben erweiterte Einsicht in teambezogene Ausgaben und unterstützen die Überwachung und Verwaltung von Budgets.
Navigation im Workflow
Eine erweiterte Ansicht erlaubt Ihnen, das gesamte Genehmigungsschema auf einen Blick zu überblicken; Details sind direkt in jedem Knoten sichtbar — ein Klick in jeden Knoten ist nicht erforderlich.
Um schnell zu einem Knoten zu navigieren, können Sie die Suchfunktion oben im Workflow‑Editor nutzen.
Beispiel: Wenn Sie nach dem Knoten für die Kostenstelle „Product“ suchen, geben Sie „Product“ in die Suchleiste ein; der Editor springt automatisch zum Knoten und öffnet das Bearbeitungsfeld. Werden mehrere Treffer gefunden, werden diese neben der Suchleiste angezeigt, sodass Sie zwischen ihnen wechseln können.
Sie können auch nach einem Approbator per Namen suchen und alle Knoten sehen, in denen dieser Approbator zugewiesen ist.
Dank der Schaltflächen rechts können Sie Ihre Aktionen leicht „Rückgängig“ und „Wiederherstellen“, um Fehler zu vermeiden.
Richtlinien & Ausnahmen
Es gibt eine Reihe von Einschränkungen und weiteren Regeln in Spendesk, die bei der Arbeit mit Genehmigungs‑Workflows zu beachten sind:
Sicherstellung der Gültigkeit des Workflows
Um sicherzustellen, dass alle Anfragen einen einzigen gültigen Genehmigungsweg haben, besteht die folgende wichtige Einschränkung: Jeder Zweig/Layer kann nur auf eine einzige Dimension angewendet werden.
Das heißt: Wenn Sie einen Knoten für „Ausgabentyp“ hinzufügen, müssen alle Geschwisterknoten in diesem Zweig ebenfalls „Ausgabentyp“ sein. Innerhalb einer Schicht können Sie jedoch unterschiedliche Pfade kombinieren; siehe folgendes gültiges Beispiel:
Unsere erste Schicht ist „Ausgabentyp“, aber von dort aus haben wir zwei Pfade: einer verwendet „Kostenstelle“ als zweite Schicht, der andere nutzt das benutzerdefinierte Feld „project code“.
Fälle, in denen der Workflow ignoriert wird
Wenn die Anfrage vom Kontoinhaber erstellt wurde
Wenn Sie die automatische Genehmigung von Rechnungen aktiviert haben, sofern eine Bestellung angehängt ist.
Fälle, in denen sich der Approbator ändern kann
Bei Verwendung der Rolle Reporting‑Manager: Hat der anfragende Nutzer keinen gültigen Managerwert, wird die Anfrage stattdessen an den Kontoinhaber gesendet
Falls die Logik vorsieht, dass der Antragsteller seine eigene Anfrage genehmigen könnte (z. B. weil er Kostenstellen‑Verantwortlicher ist), wird die Anfrage stattdessen an den Kontoinhaber geleitet
Wenn der Antragsteller zugleich Approbator ist
Diese Logik soll Fälle vermeiden, in denen jemand seine eigenen Anfragen genehmigen kann.
Ist dieser Approbator der einzige Gelistete, geht die Anfrage an den Kontoinhaber
Gibt es eine andere, höhere Schwelle, wird die Anfrage stattdessen an diesen Approbator gesendet
Steht der Approbator in einem mehrstufigen Workflow, ist er aber nicht die letzte Stufe, wird die Stufe übersprungen und die Anfrage an den Approbator der nächsten Stufe weitergeleitet
Ist der Approbator die letzte Stufe eines Workflows, geht die Anfrage an die nächsthöhere Schwelle zur Genehmigung
In allen übrigen Fällen wird die Anfrage an den Kontoinhaber weitergeleitet
Wenn Approbatoren über Schwellenwerte hinweg überlappen
Wenn dieselbe Person als Approbator in mehr als einer Schwelle erscheint (entweder namentlich oder über eine Rolle wie Kostenstellen‑Verantwortlicher), zählt ihre Genehmigung für jede Schwelle, in der sie gelistet ist. Das kann dazu führen, dass eine Anfrage genehmigt wird, bevor alle Schritte der aktuellen Schwelle abgeschlossen sind, falls bereits erteilte Genehmigungen ausreichen, um die Schritte einer anderen Schwelle zu erfüllen.
Beispiel: Erstellen eines Workflows zum ersten Mal
Workflow‑Logik kann als Entscheidungsbaum gelesen werden, von links nach rechts im Editor. Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie einen Genehmigungs‑Workflow von Grund auf erstellen.
Konfigurieren Sie die Standard‑Approbatoren
Ihr Workflow beginnt mit einem Knoten „Standard‑Approbatoren“. Dies ist die Auffangoption für Anfragen, die keiner anderen Bedingung entsprechen.
Wählen Sie den Knoten „Standard‑Approbatoren“, um den Genehmigungsablauf für diese Anfragen zu definieren.
Sie können den Standard‑Genehmigungsablauf auch anpassen, indem Sie dessen Schwellenwerte, Genehmigungsstufen und Approbatoren konfigurieren.
2. Fügen Sie die erste Bedingung hinzu
Um eine Bedingung hinzuzufügen, wählen Sie das „+“ neben „If“ und wählen Sie dann die Dimension für die Bedingung.
In diesem Beispiel wählen wir „Ausgabentyp“ und weisen zwei Werte zu:
Kartenaufladung
Spesenabrechnung
Diese Ausgabentypen folgen dem gleichen Genehmigungs‑Workflow.
Möchten Sie für einen anderen Ausgabentyp, z. B. „Rechnung“, einen abweichenden Workflow konfigurieren, erstellen Sie einen weiteren Knoten auf derselben Ebene und weisen ihm den entsprechenden Wert zu.
3. Fügen Sie eine weitere Dimension hinzu
Um eine weitere Bedingungsschicht hinzuzufügen, wählen Sie das „+“ neben dem betreffenden Knoten.
Für die nächste Schicht wählen Sie eine neue Dimension.
In diesem Beispiel: Kostenstelle ist die Dimension und „Customer Success Operations“ der Wert.
Der Workflow gilt nun nur, wenn:
Der Ausgabentyp Kartenaufladung oder Spesenabrechnung ist
UND
Die Kostenstelle Customer Success Operations ist
4. Richten Sie einen Genehmigungsablauf ein
Konfigurieren Sie Approbatoren für „Anfragen beliebigen Betrags“, oder wählen Sie „Betragsschwelle hinzufügen“, wenn die Logik vom Betrag abhängen soll.
Innerhalb jeder Schwelle:
Wählen Sie „Approbatoren hinzufügen“, um mehrere Approbatoren zu derselben Stufe hinzuzufügen, wenn einer von ihnen genehmigen kann.
Wählen Sie „Nächste Genehmigungsstufe hinzufügen“, wenn Genehmigungen sequenziell erfolgen müssen.
5. Abschluss
In diesem Beispiel ist der Genehmigungs‑Workflow wie folgt konfiguriert:
Anfragen mit dem Ausgabentyp „Rechnung“ haben keinen konfigurierten Genehmigungsablauf.
Anfragen mit dem Ausgabentyp „Kartenaufladung“ oder „Spesenabrechnung“ folgen einer zusätzlichen Bedingung basierend auf der Kostenstelle.
Der Genehmigungsablauf gilt für die Kostenstelle „Customer Success Operations“.
Für Anfragen bis zu 1.000 €:
Entweder der Kostenstellen‑Verantwortliche oder der Reporting‑Manager kann Schritt 1 genehmigen.
Sobald Schritt 1 abgeschlossen ist, geht die Anfrage zu Schritt 2, wo der zugewiesene Approbator genehmigen muss.
Für Anfragen über 1.000 €:
Der Kontoinhaber ist für die Genehmigung der Anfrage verantwortlich.
Beispiel: Aktualisieren eines vorhandenen Workflows
Bei der Migration Ihres bestehenden Workflows in den Genehmigungs‑Editor wird Ihnen Ihre bestehende Logik mit einigen Unterschieden angezeigt:
Ein Knoten „Standard‑Approbatoren“
Ein Knoten „alle Ausgabentypen“ (falls Sie die zusätzlichen Dimensionen haben)
Alle Ihre vorhandenen Genehmigungslogik‑Knoten
Vereinfachung
Wir empfehlen Ihnen zunächst, Ihre bestehenden Knoten (im obigen Beispiel „product“ und „marketing“) zu prüfen, um zu entscheiden, ob Sie diese mithilfe von Rollen statt spezifischer Zuordnungen zusammenführen möchten.
2. Einführung neuer Dimensionen
Wenn Sie Zugriff auf die neuen Dimensionen haben, können Sie diese auf zwei Arten einführen:
Sie am Ende eines bestehenden Pfads hinzufügen
Eine der aktuellen Schichten ersetzen, z. B. „Ausgabentypen“
3. Neu anfangen
Beim Blick auf den neuen Editor und die Dimensionen entscheiden Sie sich möglicherweise dafür, von vorn zu beginnen und den Workflow neu zu entwerfen. Beachten Sie, dass dies vorübergehende Störungen verursacht, da alle Anfragen an den Knoten „Standard‑Approbatoren“ geleitet werden. Die einfachste Vorgehensweise ist, den Knoten „Ausgabentyp“ zu löschen und von einer sauberen Grundlage aus neu zu starten.“