Sobald Ihr Spendesk-Konto mit Ihrem Exact Online Konto verbunden ist, werden wir Ihre Stammdaten von Exact Online abrufen und Ihnen ermöglichen, diese in Spendesk zu verwenden. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Analysedimensionen, Mehrwertsteuerkonten, Einkaufsjournale, Lieferanten und Mitarbeiter einzurichten.
Konfigurationsschritte
Nachdem Sie Spendesk erfolgreich mit Exact Online verbunden haben, können Sie diese wenigen Schritte befolgen, um Ihre Buchhaltungseinrichtung zu konfigurieren.
Schritt 1 - Journal-Konfiguration
Schritt 1 - Journal-Konfiguration
Gehen Sie in Spendesk zu Einstellungen > Buchhaltungseinrichtung und konfigurieren Sie diese vier Journale. Spendesk wird die entsprechenden Ausgaben in die hier konfigurierten Journale exportieren.
Schritt 2 - Zuordnung der Analysefelder
Schritt 2 - Zuordnung der Analysefelder
Navigieren Sie zu Einstellungen > Buchhaltungseinrichtung > Zuordnung. Alle Ihre Exact Online Analysepläne werden in der linken Spalte aufgelistet.
Für jede Analysedimension, die Sie in Spendesk verwenden möchten, klicken Sie auf Wert auswählen und wählen Sie ein Analysefeld. Dieses Spendesk-Analysefeld wird der Exact Online Analysedimension zugeordnet. Wenn Sie neue Analysefelder erstellen müssen, können Sie dies unter Einstellungen > Organisation > Analysefelder tun.
Für Kostenstellen können Sie Exact Online Kostenstellen zu Spendesk-Kostenstellen zuordnen, aber bitte beachten Sie, dass wir nicht automatisch Kostenstellen in Spendesk erstellen. Sie müssen Kostenstellen manuell in Spendesk erstellen. Bitte stellen Sie sicher, dass sie genau so benannt sind, wie sie in Exact Online benannt sind - auf diese Weise kann Spendesk sie bei der nächsten Einstellungsaktualisierung automatisch zuordnen.
Schritt 3 - Kontenplan-Einstellungen
Schritt 3 - Kontenplan-Einstellungen
Navigieren Sie zu Einstellungen > Kontenplan.
Wählen Sie auf der Registerkarte Bankkonten alle Konten aus.
Auf der Registerkarte Ausgabenkonten können Sie bestimmte Ausgabenkonten deaktivieren, die in Spendesk nicht verwendet werden.
Überprüfen Sie auf der Registerkarte Mehrwertsteuercodes, ob alle Ihre Mehrwertsteuercodes und Reverse-Charge-Codes korrekt von Exact Online abgerufen wurden.
Auf der Registerkarte Lieferantenkonto können Sie wählen, ob Sie Kartenkäufe und/oder Rechnungen auf ein allgemeines Verbindlichkeitenkonto (z. B. „Spendesk-Ausgaben") exportieren möchten.
Auf der Registerkarte Mitarbeiterkonten können Sie wählen, ob Sie Mitarbeiterspesenabrechnungen auf ein allgemeines Verbindlichkeitenkonto (z. B. „Spendesk-Ausgaben") exportieren möchten. Sie können auch spezifische Verbindlichkeitenkonten für bestimmte Mitarbeiter konfigurieren.
Schritt 4 - Import von Lieferanten und Mitarbeitern
Schritt 4 - Import von Lieferanten und Mitarbeitern
Wir werden Ihre Lieferanten von Exact Online importieren und versuchen, sie mit Ihren bestehenden Lieferanten und Mitarbeitern in Spendesk abzugleichen. Wenn kein passender Lieferant vorhanden ist, werden wir einen erstellen. Wir werden jedoch keine neuen Spendesk-Mitglieder erstellen.
Wichtige Hinweise:
Kostenstellen müssen in Spendesk genau so benannt werden, wie sie in Exact Online benannt sind.
Um die Datenzuordnung erneut auszulösen, gehen Sie zu Buchhaltungseinrichtung > Buchhaltungsintegration und klicken Sie auf Buchhaltungseinstellungen aktualisieren.
Nächste Schritte
Wenn Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, sind Sie bereit, mit dem Export Ihrer Ausgaben und Zahlungen nach Exact Online zu beginnen.