Spendesk ermöglicht es Administratoren, Genehmiger für verschiedene finanzielle Vorgänge zu verwalten, etwa für Mitarbeiteranfragen und Zahlungen mit virtuellen Karten. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Genehmiger über Mitarbeiterprofile, Kostenstellenrichtlinien und HR-Integrationen aktualisieren. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Genehmigungsrechte vorübergehend delegieren.
Für: Kontoinhaber und Administratoren
Inhaltsverzeichnis:
Bevor Sie beginnen
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Rolle | Kontoinhaber oder Administrator: erforderlich, um den Manager oder Genehmiger eines Mitarbeiters über dessen Profil zu ändern |
Rolle (nur Delegation) | Jeder Genehmiger kann seine eigenen Genehmigungsrechte delegieren. Dafür ist kein Administratorzugriff erforderlich. |
Integration (optional) | Eine aktive HR-Integration kann das Feld Manager automatisch ausfüllen. |
Tarif | In allen Spendesk-Tarifen verfügbar |
Genehmiger über Mitarbeiterprofile ändern
Manuelle Zuweisung
Administratoren können den Genehmiger für einen bestimmten Mitarbeiter manuell über die folgenden Schritte aktualisieren:
Gehen Sie zu Settings > Organisation > Members.
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, dessen Genehmiger Sie ändern möchten.
Klicken Sie auf Edit member's profile.
Aktualisieren Sie im Tab Information das Feld Manager, um einen neuen Genehmiger zuzuweisen.
Automatisierung mit einer HR-Integration
Wenn Ihr Unternehmen HR-Integrationstools aktiviert hat:
Das Feld Manager kann automatisch aus dem HR-System übernommen werden.
Änderungen im HR-Tool werden in Spendesk übernommen und passen den Genehmiger automatisch an.
Genehmigungsrechte vorübergehend delegieren
In vorübergehenden Situationen, etwa wenn ein Genehmiger abwesend ist, können Genehmigungsrechte delegiert werden. Der aktuelle Genehmiger kann:
Auf Avatar > My Profile > Role and permissions klicken.
Zu Transfer your approval rights gehen und Delegate your approval rights auswählen.
Ein anderes Mitglied auswählen, an das die Genehmigungsrechte delegiert werden sollen.
Genehmigungsrechte zurückerhalten → Wenn Sie wieder zurück sind, klicken Sie einfach auf das Banner „I'm back“ oben auf der Seite, um Ihre Genehmigungsrechte wiederherzustellen.
Wichtige Hinweise und Empfehlungen
Wenn sich der Genehmiger eines Mitarbeiters ändert, müssen bereits ausstehende Anfragen weiterhin vom ursprünglichen Genehmiger genehmigt werden. Neue Anfragen werden dagegen an den aktualisierten Genehmiger weitergeleitet.
Bei Zahlungsanfragen, die einer Richtlinie folgen, sollten Sie den Genehmigungsworkflow immer über die Kostenstelle aktualisieren – nicht über einzelne Mitarbeiterprofile.
Mit diesen Richtlinien können Administratoren die Verwaltung von Genehmigern in Spendesk effizient gestalten.
Fehlerbehebung
Problem: Die Zuweisung eines Managers zu einem Mitarbeiter ändert nicht, wer dessen Anfragen genehmigt.
Ursache: Der Genehmigungsworkflow enthält keinen Schritt Reporting Manager. Die Zuweisung eines Managers wirkt sich nur dann auf die Genehmigungen aus, wenn im Workflow eine entsprechende, auf dem Manager basierende Weiterleitungsregel vorhanden ist.
Lösung: Gehen Sie zu Settings > Organisation > Approval workflows und prüfen Sie, ob für die betreffende Kostenstelle oder den betreffenden Ausgabentyp ein Schritt Reporting Manager eingerichtet ist, bevor Sie das Feld Manager für die Weiterleitung verwenden.
Problem: Nach der Änderung des Genehmigers eines Mitarbeiters wartet eine ältere Anfrage weiterhin auf den vorherigen Genehmiger.
Ursache: Änderungen am Genehmiger gelten nur für neue Anfragen, die nach der Änderung eingereicht werden. Bereits ausstehende Anfragen behalten ihren ursprünglichen Genehmiger.
Lösung: Bitten Sie den ursprünglichen Genehmiger, die ausstehende Anfrage zu bearbeiten. Falls diese Person nicht verfügbar ist, verwenden Sie die oben beschriebene Funktion Genehmigungsrechte vorübergehend delegieren oder wenden Sie sich an den Spendesk-Support.
Problem: Nach der Delegation von Genehmigungsrechten werden Anfragen für eine Ihrer Gesellschaften weiterhin an Sie statt an Ihre Vertretung weitergeleitet.
Ursache: Die Delegation wird pro Gesellschaft eingerichtet. Eine Delegation für eine Gesellschaft gilt nicht automatisch für andere Gesellschaften.
Lösung: Wiederholen Sie die Schritte zur Delegation – Avatar > My Profile > Role and permissions > Transfer your approval rights – für jede Gesellschaft, in der Sie als Genehmiger fungieren.
Problem: Ein Genehmiger sieht bei einer Anfrage nur die Option Cancel und kann sie nicht genehmigen.
Ursache: Die Anfrage wurde möglicherweise bereits von einem anderen Genehmiger im Workflow genehmigt oder aufgrund der Workflow-Logik weitergeleitet, zum Beispiel weil der ursprüngliche Genehmiger zugleich der Antragsteller war.
Lösung: Prüfen Sie den aktuellen Status der Anfrage und den zugewiesenen Genehmiger unter Expenditures > Requests. Wurde die Anfrage bereits genehmigt oder neu zugewiesen, ist keine weitere Aktion erforderlich.
💡 Tipp: Bei Zahlungsanfragen, die einer Ausgabenrichtlinie folgen, sollten Sie den Genehmigungsworkflow über die Kostenstelle aktualisieren und nicht über einzelne Mitarbeiterprofile. So bleibt die Weiterleitung konsistent, auch wenn sich Ihr Team verändert.