Die Funktion Budgets soll Finanzteams und Budgetverantwortlichen in Spendesk eine Echtzeitübersicht über die Budgetauswirkungen und die verfügbaren Budgets bieten. Dadurch können sie fundierte Ausgabenentscheidungen treffen und versehentliche Budgetüberschreitungen vermeiden.
Budgets 2.0 ermöglicht eine flexible Steuerung und eignet sich sowohl für jährliche Finanzbudgets als auch für kleinere projektbezogene Budgets.
Budgets 2.0 ist die verbesserte Budgetverwaltung von Spendesk. Sie bietet die wichtigsten Tools, um Budgets direkt in Spendesk zu erstellen, zu verwalten und zu überwachen.
Advanced Budgets umfasst alle Funktionen von Budgets 2.0 sowie erweiterte Dimensionen, eine flexible Zuweisung von Budgetverantwortlichen, Zugriff auf Unterbudgets als Betrachter und eine KI-gestützte Budgetkonfiguration.
In Budgets 2.0 enthalten
Erstellung und Bearbeitung von Budgets in der App
Festlegung von Budgetkriterien, einschließlich Name, Zeitraum und Granularität
Dimensionen für Kostenstellen und Ausgabenkategorien
Mehrstufige Unterbudgets auf Basis dieser Dimensionen
Budgetübersicht mit verbrauchten und gebundenen Ausgaben
Echtzeitüberwachung des Budgets
Anzeige der Budgetauswirkungen bei der Prüfung von Anfragen
Lesezugriff auf Budgets für Kostenstellenverantwortliche und Mitverantwortliche
In Advanced Budgets enthalten
Advanced Budgets umfasst alle Funktionen von Budgets 2.0 sowie:
Lieferant als Budgetdimension
Benutzerdefinierte analytische Felder als Budgetdimensionen, beispielsweise Projekt, Kunde oder Region
Möglichkeit, jedes Unternehmensmitglied unabhängig von der Kostenstellenstruktur als Budgetverantwortlichen zuzuweisen
Vollständige Bearbeitungsrechte für zugewiesene Budgetverantwortliche
Rolle als Unterbudget-Betrachter
KI-gestützte Budgetkonfiguration, mit der Kunden eine bestehende Budgettabelle hochladen und automatisch eine Budgetstruktur in Spendesk erstellen können
Terminologie
Hier sind einige spezifische Begriffe aus der Budgetfunktion:
Gebundene Ausgaben: Alle Ausgaben, die durch eine Anfrage entstanden sind, aber noch nicht aus dem Wallet abgeflossen sind, beispielsweise eine genehmigte Spesenabrechnung, die noch nicht erstattet wurde.
Verbrauchte Ausgaben: Alle Ausgaben, die bereits aus dem Wallet abgeflossen sind, beispielsweise eine erstattete Spesenabrechnung oder eine Kartenzahlung.
Konfiguration
Um ein Budget zu konfigurieren, rufen Sie die Seite Budgets auf und wählen Sie Neues Budget erstellen. Die Erstellung eines Budgets umfasst drei Schritte.
Schritt 1: Kriterien festlegen
In diesem Schritt legen Sie die grundlegenden Kriterien für das Budget fest:
Name: Beschreibung des Budgets.
Zeitraum: Start- und Enddatum, für den das Budget gilt, beispielsweise ein Geschäftsjahr.
Granularität: Legt fest, ob die Budgetprognose als ein einzelner Betrag für den gesamten Zeitraum oder monatlich aufgeschlüsselt festgelegt wird.
Budgetverwaltung: Administratoren, Controller und Kontoinhaber können Budgets verwalten und bearbeiten.
Budgetverantwortliche: Mit Advanced Budgets können dedizierte Budgetverantwortliche unabhängig von der Kostenstellenstruktur jedem Unternehmensmitglied zugewiesen werden.
Kostenstellenverantwortliche und Mitverantwortliche: Sie haben Lesezugriff auf die entsprechenden Budgets.
Unterbudget-Betrachter: Diese Funktion ist mit Advanced Budgets verfügbar und ermöglicht zusätzlichen Benutzern, bestimmte Unterbudgets zu verfolgen, ohne vollständige Bearbeitungsrechte zu erhalten.
Schritt 2: Struktur definieren
Sie können die Budgetstruktur auf zwei Arten definieren:
Manuelle Erstellung über die Benutzeroberfläche
Hochladen einer Budgetdatei mithilfe der KI, verfügbar als Teil der Funktionen von Advanced Budgets
Ihre Budgetstruktur kann mehrere Dimensionen, Werte und Ebenen von Unterbudgets verwenden.
Die verfügbaren Dimensionen sind:
Kostenstelle: in Budgets 2.0 enthalten
Ausgabenkategorie: in Budgets 2.0 enthalten
Lieferant: mit Advanced Budgets verfügbar
Benutzerdefiniertes analytisches Feld: mit Advanced Budgets verfügbar. Benutzerdefinierte analytische Felder können verwendet werden, um Ausgaben entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens zu verfolgen, beispielsweise nach Projekt, Kunde, Region oder einer anderen internen Klassifizierung.
Beim Erstellen Ihrer Struktur werden möglicherweise zwei besondere Optionen angezeigt: Alle anderen und zukünftigen sowie Nicht zugewiesen. Diese Optionen stellen sicher, dass Ausgaben weiterhin erfasst werden, wenn Werte fehlen oder später hinzugefügt werden.
Alle anderen und zukünftigen
Die Option Alle anderen und zukünftigen fasst Folgendes zusammen:
Bereits vorhandene Werte, die keinem anderen Unterbudget ausdrücklich zugewiesen wurden
Werte, die nach der Einrichtung des Budgets in Zukunft erstellt werden
Beispiel: Wenn Sie ein Budget nach Kostenstelle erstellen und später eine neue Kostenstelle hinzugefügt wird, wird sie automatisch unter Alle anderen und zukünftigen Kostenstellen gruppiert, sofern Sie sie keinem bestimmten Unterbudget zuweisen.
Diese Option ist nützlich für die vorausschauende Planung und stellt sicher, dass zukünftige Ausgaben immer in Ihrem Budget erfasst werden.
Nicht zugewiesen
Die Option Nicht zugewiesen erfasst Ausgaben aus Transaktionen, bei denen für die betreffende Dimension kein Wert ausgewählt wurde.
Beispiel: Wenn Sie ein Budget nach Ausgabenkategorie erstellen und Ausgabenkategorien für Mitarbeiter optional sind, können einige Transaktionen ohne Kategorie bleiben. Ohne ein Unterbudget Nicht zugewiesen werden diese Ausgaben möglicherweise nicht in der Budgetaufschlüsselung angezeigt. Durch das Hinzufügen eines Unterbudgets Nicht zugewiesen stellen Sie sicher, dass alle Ausgaben ohne zugewiesenen Wert berücksichtigt werden.
Schritt 3: Prognosewerte festlegen
Legen Sie abschließend die Prognosewerte für jede Dimension Ihres Budgets fest.
Wenn Sie in Schritt 1 Gesamt ausgewählt haben, legen Sie für jede Dimension einen einzelnen Wert fest.
Wenn Sie Monatlich ausgewählt haben, geben Sie für jeden Monat innerhalb des Budgetzeitraums einen Wert an.
Verwenden Sie Gleichmäßig verteilen, um schnell gleiche Beträge für die einzelnen Monate einzutragen.
Nach dem Speichern kehren Sie zur Budgetübersicht zurück. Wenn der Budgetzeitraum aktiv ist, werden die Budgetauswirkungen sofort berücksichtigt.
Verwendung
Budget anzeigen
Die Budgetauswirkungen sind an folgenden Stellen sichtbar:
Budgetübersicht: Zentrale Übersicht über alle Budgets. Hier können Sie:
Den allgemeinen Status Ihrer Budgets auf einen Blick sehen
Die einzelnen Budgets aufschlüsseln
Verbrauchte und gebundene Ausgaben anzeigen
Das verfügbare Budget in Echtzeit verfolgen
Prüfungsbereich für Anfragen: Genehmigende Personen können vor der Genehmigung sehen, wie sich eine Anfrage auf das entsprechende Budget auswirkt.
Auswirkungen auf das Budget
Alle Ausgaben wirken sich auf relevante Budgets aus, abhängig von den mit ihnen verknüpften Metadaten. Dazu gehören Spesenabrechnungen, Rechnungen und Kartenzahlungen.
Die Budgetauswirkungen werden anhand des Ausgabedatums berechnet. Dieses liegt in den meisten Fällen innerhalb eines einzelnen Budgetzeitraums.
Bei bestimmten Ausgabenarten, beispielsweise Rechnungen, können Sie einen bestimmten Rechnungszeitraum definieren, um die Auswirkungen auf mehrere Monate oder Budgetzeiträume zu verteilen. In diesem Fall wird der Gesamtbetrag gleichmäßig auf jeden Monat innerhalb des festgelegten Zeitraums verteilt.
Beispiel
Rechnungsbetrag: 12.000 €
Rechnungszeitraum: 01.01.2025 bis 31.12.2025
Budgetzeiträume:
24/25: 01.04.2024 bis 31.03.2025
25/26: 01.04.2025 bis 31.03.2026
Budgetgranularität: Monatlich
Die Rechnung wird gleichmäßig auf 12 Monate verteilt, also mit 1.000 € pro Monat. Von diesen 12 Monaten liegen drei im Budgetzeitraum 24/25, nämlich Januar, Februar und März 2025, und neun im Zeitraum 25/26, von April bis Dezember 2025.
Zugriff und Berechtigungen
Budgetzugriff
Rolle | Kann Budgets anzeigen? | Welche Budgets? |
Kontoinhaber | ✅ | Alle Budgets im Unternehmen |
Administrator | ✅ | Alle Budgets im Unternehmen |
Controller | ✅ | Alle Budgets im Unternehmen |
Budgetverantwortlicher (jede Rolle) | ✅ | Nur Budgets, denen die Person als Verantwortlicher zugewiesen ist |
Kostenstellenverantwortlicher / Betrachter | ✅ | Nur die Budgetzeilen und Unterzeilen, die sich auf die eigene Kostenstelle auswirken, sofern diese Option aktiviert wurde. Sie ist standardmäßig nicht aktiviert. |
Unterbudget-Betrachter | ✅ | Nur die Budgetzeilen und Unterzeilen, denen die Person als Betrachter zugewiesen ist |
Antragsteller (kein Budgetverantwortlicher) | ❌ | Keine Budgets |
Budgets bearbeiten
Rolle | Kann Budgets bearbeiten? | Welche Budgets? |
Kontoinhaber | ✅ | Alle Budgets |
Administrator | ✅ | Alle Budgets |
Controller | ✅ | Alle Budgets |
Budgetverantwortlicher (jede Rolle) | ✅ | Nur Budgets, für die die Person verantwortlich ist |
Kostenstellenverantwortlicher / Betrachter | ❌ | Keine |
Unterbudget-Betrachter | ❌ | Keine |
Antragsteller (kein Budgetverantwortlicher) | ❌ | Keine |
Budgetverantwortliche zuweisen
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Budgets können Sie über das Auswahlfeld für den Verantwortlichen nach einem Unternehmensmitglied suchen und dieses auswählen. Welche Mitglieder verfügbar sind, hängt von Ihrer Rolle ab:
Rolle | Kann jede Person als Budgetverantwortlichen zuweisen? | Details |
Kontoinhaber, Administrator oder Controller | ✅ Ja, vollständige Mitgliederliste | Kann nach jedem Unternehmensmitglied suchen und dieses hinzufügen |
Kostenstellenverantwortlicher / Betrachter | ✅ Ja, vollständige Mitgliederliste | Kann nach jedem Unternehmensmitglied suchen und dieses hinzufügen, da über den Kostenstellenzugriff eine vollständige Sichtbarkeit der Mitglieder besteht |
Gruppenadministrator (Teamleitung) | ⚠️ Teilweise | Kann nur Mitglieder der von ihm verwalteten Teams hinzufügen. Bereits zugewiesene Budgetverantwortliche außerhalb dieser Teams bleiben sichtbar und können entfernt werden. |
Budgetverantwortlicher (Antragsteller ohne weitere Rolle) | ⚠️ Teilweise | Kann niemanden hinzufügen. Bereits zugewiesene Budgetverantwortliche bleiben sichtbar und können entfernt werden. |
FAQ
Kann ich festlegen, dass ein Abonnement nur anhand des tatsächlich gezahlten Betrags auf ein Budget angerechnet wird?
Ja. Sie können den gebundenen Betrag für jede Abonnementkarte auf der Detailseite des Abonnements überschreiben. Wenn Sie Budgetbindung aktivieren und den Betrag pro Zeitraum auf 0 setzen, trägt das Abonnement keinen festen gebundenen Betrag mehr zum Budget bei. In diesem Fall wird nur der tatsächlich gezahlte Betrag im Budget berücksichtigt.
Was ist in Advanced Budgets enthalten?
Advanced Budgets umfasst alle Funktionen von Budgets 2.0 sowie die Dimensionen Lieferant und analytisches Feld, beispielsweise Projekt, Kunde, Region oder ein beliebiges benutzerdefiniertes Feld, eine eigenständige Rolle als Budgetverantwortlicher, Zugriff auf Unterbudgets als Betrachter und den KI-gestützten Upload von Budgetdateien.
Wer kann als Budgetverantwortlicher zugewiesen werden?
Jedes Unternehmensmitglied kann unabhängig von der Kostenstellenstruktur als Budgetverantwortlicher zugewiesen werden. Budgetverantwortliche erhalten vollständige Bearbeitungsrechte und Echtzeitzugriff auf die ihnen zugewiesenen Budgets.
Was ist der Unterschied zwischen einem Budgetverantwortlichen und einem Unterbudget-Betrachter?
Ein Budgetverantwortlicher verfügt über vollständige Bearbeitungsrechte und Echtzeitzugriff auf das ihm zugewiesene Budget. Ein Unterbudget-Betrachter hat Lesezugriff auf ein bestimmtes Unterbudget. Dadurch erhält die Person den erforderlichen Kontext, ohne Bearbeitungsrechte zu besitzen.
Sind meine Daten sicher, wenn ich den KI-gestützten Budget-Upload verwende?
Ja. Ihre Budgetdaten werden ausschließlich dazu verwendet, Ihre Budgetstruktur in Spendesk zu erstellen. Sie werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet und nicht mit anderen Kunden geteilt. Die KI kann Fehler machen. Überprüfen Sie wichtige Details daher immer, bevor Sie die Erstellung bestätigen.