Mit Map & Sync ist jeder Wert Ihrer Kostenstellen, Ausgabenkategorien und analytischen Felder mit einem NetSuite-Wert verknüpft. Eine Ausgabe, deren Werte nicht verknüpft sind, kann nicht korrekt exportiert werden. Spendesk warnt Sie in Bookkeep > Prepare, damit Sie die Zuordnung vor dem Export korrigieren können.
Wie Sie diese Verknüpfungen einrichten, lesen Sie in Synchronisierung analytischer Felder mit Ihrer Buchhaltungsintegration konfigurieren.
In Prepare: nicht zugeordnete Werte
Kostenstellen: Wert direkt aus der Ausgabe zuordnen
Ist die gewählte Kostenstelle nicht zugeordnet, erscheint unter dem Feld die Meldung Map this value to NetSuite to avoid export issues. mit einer Schaltfläche Map.
Klicken Sie auf Map.
Wählen Sie unter NetSuite value to map to den NetSuite-Wert.
Klicken Sie auf Map value.
Ausgabenkategorien und analytische Felder
Wenn Sie auf Save and mark as ready (oder Mark as ready) klicken, zeigt ein gewählter, aber nicht zugeordneter Wert Missing [Feldname] in Rot, zum Beispiel Missing Expense category, obwohl ein Wert ausgewählt ist. Die Ausgabe wird nicht als bereit markiert, und unten im Formular steht „Your payable contains invalid data. Please review it.“
So beheben Sie das:
Öffnen Sie die Einstellungen des Felds: Settings > Organisation > Analytical fields, dann das Zahnradmenü des Felds > Edit sync and mapping settings, oder bearbeiten Sie den Wert direkt in der Liste.
Bearbeiten Sie den Wert und wählen Sie den NetSuite value to map to.
Gehen Sie zurück zu Bookkeep > Prepare und markieren Sie die Ausgabe erneut als bereit.
Spendesk prüft kein Feld mit No sync (es wird nicht exportiert) und kein leeres optionales Feld.
Mehrere Ausgaben auf einmal als bereit markieren
Wenn Sie in der Prepare-Tabelle mehrere Ausgaben auswählen und auf Mark as ready klicken, prüft Spendesk deren Zuordnungen nicht: Eine Ausgabe mit einem nicht zugeordneten Wert kann als bereit markiert werden und dann beim Export scheitern. Öffnen Sie vor einer Sammelaktion die Ausgaben mit neuen oder selten genutzten Werten, oder prüfen Sie, dass alle Werte Ihrer Felder zugeordnet sind.
In Export: wenn der Export scheitert
Eine bereite Ausgabe kann beim Export trotzdem scheitern, zum Beispiel wenn:
sie per Sammelaktion als bereit markiert wurde, ohne dass ihr Wert zugeordnet war;
der Wert in Spendesk gelöscht oder in NetSuite gelöscht bzw. deaktiviert wurde;
die Zuordnung entfernt wurde, nachdem die Ausgabe als bereit markiert war.
In diesem Fall zeigt Bookkeep > Export Your expenses couldn't be exported. In NetSuite wird nichts angelegt.
So beheben Sie das:
Prüfen Sie die Werte der Ausgaben, die Sie exportieren: Jeder Wert von Kostenstelle, Ausgabenkategorie und analytischem Feld muss unter Settings > Organisation seinen NetSuite-Wert anzeigen.
Ordnen Sie die als Unmapped angezeigten Werte zu. Existiert ein Wert nicht mehr, schicken Sie die Ausgabe zurück in Prepare und wählen Sie einen anderen Wert.
Klicken Sie auf Try again.
Scheitert der Export weiterhin, wenden Sie sich an den Spendesk-Support.
Eine in Spendesk gespeicherte Zuordnung gilt sofort beim nächsten Export. Refresh accounting settings brauchen Sie nur, wenn der Wert gerade erst in NetSuite angelegt wurde.
Kurzübersicht
Meldung | Wo | Was tun |
Map this value to NetSuite to avoid export issues. | Prepare, unter der Kostenstelle | Auf Map klicken und den NetSuite-Wert wählen |
Missing [Feldname] | Prepare, nach Mark as ready | Den gewählten Wert zuordnen oder das leere Feld ausfüllen |
Your expenses couldn't be exported | Export | Die Werte der Ausgaben zuordnen, dann auf Try again klicken |
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