Mit Map & Sync legen Sie für jede Kostenstelle, jede Ausgabenkategorie und jedes analytische Feld fest, mit welchem Feld Ihrer Buchhaltungssoftware es verknüpft ist und wie seine Werte aktuell bleiben. Dieser Artikel verwendet NetSuite als Beispiel; die Bildschirme sind bei den anderen nativen Integrationen dieselben, mit dem Namen Ihrer Buchhaltungssoftware anstelle von NetSuite.
Bevor Sie beginnen
Sie sind Account Owner oder Admin in Spendesk.
Spendesk ist über eine native Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbunden.
Sie wissen, welches Feld Ihrer Buchhaltungssoftware jedes Spendesk-Feld verwenden soll, zum Beispiel eine Class, ein Department oder eine Location in NetSuite, eine Tracking-Kategorie in Xero, einen Analyseplan in Odoo oder eine Dimension in Business Central. Ein Feld Ihrer Buchhaltungssoftware kann nur mit einem einzigen Spendesk-Feld verknüpft werden.
Wenn Sie die unten beschriebenen Optionen nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei Spendesk.
Die drei Synchronisierungsoptionen
Option | Was sie bewirkt | Wann Sie sie verwenden |
Pull from [integration] | Spendesk importiert die Werte aus Ihrer Buchhaltungssoftware und hält sie aktuell. Sie können in Spendesk keine Werte hinzufügen. | Ihre Buchhaltungssoftware ist Ihre maßgebliche Quelle. |
Manually map to [integration] | Sie verwalten die Werte in Spendesk und verknüpfen jeden mit einem Wert Ihrer Buchhaltungssoftware. | Sie möchten die Werteliste in Spendesk selbst steuern. |
No sync | Das Feld bleibt nur in Spendesk. Es wird nicht exportiert, und seine bestehende Zuordnung wird entfernt. | Das Feld wird nur in Spendesk genutzt. |
[integration] ist der Name Ihrer Buchhaltungssoftware, zum Beispiel Pull from NetSuite.
Für Kostenstellen gibt es nur Manually map to [integration] und No sync.
Gut zu wissen: Auch mit Manually map to [integration] kann eine Synchronisierung einer Ausgabenkategorie oder einem analytischen Feld einen in Ihrer Buchhaltungssoftware angelegten Wert hinzufügen, bereits mit dem gleichnamigen Wert verknüpft. Prüfen Sie nach einer Synchronisierung die neuen Werte Ihres Felds.
Schritt 1: Übersicht prüfen
Gehen Sie zu Settings > Accounting Setup > Mapping & sync. Die Tabelle Analytical fields zeigt eine Zeile pro Feld:
[integration] sync: die Synchronisierungsoption oder Not configured, solange kein Feld Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpft ist.
Mapped [integration] field: das verknüpfte Feld oder Unmapped.
Export (NetSuite): In the body, On each line oder beides.
Die Tabelle ist eine Übersicht: Sie können dort nichts ändern. See details führt Sie zu der Seite, auf der das Feld konfiguriert wird.
Xero: Der Tab Mapping & sync zeigt noch die bisherige Zuordnungstabelle mit Select value. Verwenden Sie sie nicht: Konfigurieren Sie Ihre Felder unter Settings > Organisation (Schritt 2).
Schritt 2: Einstellungen des Felds öffnen
Kostenstellen: Settings > Organisation > Cost centres, dann auf das Zahnradsymbol klicken.
Ausgabenkategorien und analytische Felder: Settings > Organisation > Analytical fields, dann das Zahnradmenü des Felds öffnen und auf Edit sync and mapping settings klicken.
Bei Kostenstellen öffnet das Zahnradsymbol die Einstellungen direkt.
Schritt 3: Ein Feld zum ersten Mal einrichten
Beim ersten Mal öffnet sich die Einrichtung mit Configure field sync:
Wählen Sie unter How should [Feld] sync with [integration] from now on? eine Option.
Klicken Sie auf Map existing values, wählen Sie das Feld Ihrer Buchhaltungssoftware und ordnen Sie die bereits in Spendesk vorhandenen Werte zu. Mit Pull from [integration] müssen Werte, die nur in Spendesk existieren, zugeordnet oder gelöscht werden, bevor Sie fortfahren können.
Klicken Sie auf Finish setup.
Wichtig: Die Einrichtung kann mit ausgewähltem No sync öffnen. Wählen Sie eine andere Option, bevor Sie auf Finish setup klicken: No sync entfernt die bestehende Zuordnung des Felds und seiner Werte.
Nach der Einrichtung können die Werte des Felds kurz leer oder Unmapped bleiben: Klicken Sie unter Settings > Accounting Setup auf Refresh accounting settings, und Spendesk verknüpft die Werte, die in Ihrer Buchhaltungssoftware denselben Namen tragen.
Schritt 4: Einstellungen eines Felds später ändern
Öffnen Sie die Einstellungen des Felds erneut. Die Seite Sync & map [Feld] to [integration] zeigt die Synchronisierungsoption und das verknüpfte Feld. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Update settings.
Spendesk zeigt vor der Bestätigung, was die Änderung bewirkt:
Änderung | Auswirkung |
Manually map → Pull from [integration] | Ihre Buchhaltungssoftware wird zur maßgeblichen Quelle; das Feld ist in Spendesk schreibgeschützt. In Spendesk fehlende Werte werden hinzugefügt. |
Pull from [integration] → Manually map | Sie können in Spendesk wieder Werte hinzufügen und bearbeiten. |
Zu No sync | Die Zuordnung des Felds und seiner Werte wird aufgehoben. Die Werte bleiben in Spendesk. |
Anderes Feld Ihrer Buchhaltungssoftware | Die Zuordnungen zum bisherigen Feld werden entfernt. Vorbereitete Ausgaben gehen zurück in Prepare; bereits exportierte Ausgaben sind nicht betroffen. |
Wenn bestehende Werte zugeordnet werden müssen, heißt die Schaltfläche Map existing data oder Remap existing data: Ordnen Sie jeden Spendesk-Wert zu und klicken Sie dann auf Update settings.
NetSuite: Exportebene wählen
Bei NetSuite zeigen die Einstellungen außerdem How should [Feld] be exported to NetSuite?:
NetSuite-Feld | Was Sie sehen |
Department, Class | Zwei Kontrollkästchen: Line level (standardmäßig aktiviert) und Header (body) level. Aktivieren Sie eines oder beide. |
Expense Category | Keine Auswahl: „Expense category will be exported at the line level (one per payable line), as required by NetSuite.“ |
Wenn Sie Ausgaben auf mehrere Werte eines Felds aufteilen, exportieren Sie es nur auf Line level. Ist Header (body) level aktiviert und eine Ausgabe aufgeteilt, übernimmt Spendesk den Wert der ersten Zeile in den Transaktionskopf. Spendesk weist Sie darauf hin mit Consider updating to line level only. in den Einstellungen und mit Consider updating your export settings for analytical split. auf der Seite Cost centres; dort öffnet Review suggested updates die Einstellungen und Keep current setup blendet den Hinweis aus.
Einen einzelnen Wert zuordnen
Auf der Seite des Felds zeigt jeder Wert den Wert, mit dem er verknüpft ist, oder Unmapped. Um einen Wert zu verknüpfen, bearbeiten Sie ihn und wählen Sie den [integration] value to map to.
In einem Feld mit Pull from [integration] ist Add a value deaktiviert: „Adding values is disabled because this field pulls from [integration] (the source of truth).“ Sie können einen Wert noch bearbeiten, aber sein Name wird bei der nächsten Synchronisierung überschrieben: Ändern Sie Werte stattdessen in Ihrer Buchhaltungssoftware.
Werte, die nur in Spendesk existieren, bleiben erhalten und sind als Unmapped markiert: Ordnen Sie sie zu oder löschen Sie sie.
NetSuite-Unterwerte werden als „Übergeordnet : Untergeordnet“ angezeigt.
Wann Werte synchronisiert werden
Spendesk synchronisiert die Werte Ihrer Buchhaltungssoftware:
jede Nacht von Montag bis Freitag;
wenn Sie ein Feld auf Pull from [integration] umstellen;
wenn Sie unter Settings > Accounting Setup auf Refresh accounting settings klicken.
Während einer Synchronisierung zeigt die Seite des Felds Syncing with [integration], check back later, und jeder Wert zeigt Syncing with [integration] anstelle des verknüpften Werts.
Das dauert in der Regel einige Minuten. Die Meldung kann länger angezeigt bleiben, ohne Ihre Einstellungen zu blockieren; werden Ihre Werte nach einer Aktualisierung nicht aktualisiert, wenden Sie sich an den Spendesk-Support.
Wird ein verknüpftes Feld in Ihrer Buchhaltungssoftware gelöscht, wird seine Zuordnung bei der nächsten Synchronisierung entfernt und das Feld nicht mehr exportiert, ohne Fehlermeldung. Prüfen Sie nach Änderungen an Ihrer Buchhaltungskonfiguration Ihre Felder unter Settings > Organisation.
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