Spendesk ist nativ mit Personio, BambooHR, HiBob, Workday, Deel, PayFit und Lucca verbunden (siehe Spendesks native HR-Tool-Integrationen). Ist Ihr HR-Tool nicht dabei, können Ihre Entwickler oder Ihr Integrationspartner es über die Spendesk API anbinden: Neueinstellungen, Wechsel und Austritte kommen dann ohne erneute Eingabe in Spendesk an.
Dieser Artikel richtet sich an Account Owner und Admins, die über die Integration entscheiden und sie einrichten. Der Entwickler, der sie baut, folgt dem technischen Leitfaden Syncing users from your HR system (auf Englisch).
Was die Integration kann
Wenn dies in Ihrem HR-Tool passiert | macht Spendesk Folgendes |
Eine Abteilung, ein Team oder ein Projekt wird angelegt oder umbenannt | Legt die passende Kostenstelle an oder benennt sie um, mit ihrem Verantwortlichen |
Jemand wird eingestellt | Legt das Mitglied mit seiner Rolle (Requester oder Controller), seiner Standard-Kostenstelle, seinem Vorgesetzten und seiner Ausgabenrichtlinie an und sendet ihm die Spendesk-Einladung |
Jemand ändert seinen Namen | Aktualisiert Vor- und Nachnamen |
Jemand wechselt das Team | Ändert die Standard-Kostenstelle |
Jemand bekommt einen neuen Vorgesetzten | Ändert den Vorgesetzten |
Jemand wird Finanz-Controller oder ist es nicht mehr | Wechselt die Rolle zwischen Requester und Controller |
Jemand verlässt das Unternehmen | Entfernt die Person aus der Gesellschaft: Karten und Abonnements werden wie bei jedem entfernten Mitglied behandelt |
Personen werden über ihre geschäftliche E-Mail-Adresse zugeordnet: Sie muss im HR-Tool und in Spendesk identisch sein.
Was in Spendesk bleibt
Manche Änderungen sind über die API nicht möglich. Nehmen Sie sie in Spendesk vor und legen Sie im Team fest, wer sich darum kümmert:
Admins, Account Owner und Travel Manager. Die API verwaltet nur Mitglieder mit der Rolle Requester oder Controller. Sie kann niemanden mit einer anderen Rolle ändern oder entfernen und die Rollen Admin und Account Owner weder vergeben noch entziehen.
Die Änderung der E-Mail-Adresse einer Person.
Die Änderung der Ausgabenrichtlinie nach dem Anlegen des Mitglieds sowie Teams.
Mitglieder mit noch laufenden Überweisungen (zum Beispiel einer Erstattung) können erst entfernt werden, wenn die Finanzabteilung sie abgeschlossen hat.
Eine E-Mail-Adresse, die bereits in einer anderen Spendesk-Organisation verwendet wird, kann nicht hinzugefügt werden: Wenden Sie sich an den Spendesk-Support.
⚠️ Entweder oder, nicht beides. Bei einer Gesellschaft, deren Mitglieder von einer nativen HR-Integration verwaltet werden, lehnt die API jede Änderung an Mitgliedern ab. Wählen Sie pro Gesellschaft einen Weg.
Einrichtung
Beantragen Sie den API-Zugriff. Die Benutzer-Endpunkte sind experimentell: Bitten Sie Ihren Customer Success Manager oder schreiben Sie an support-public-api@spendesk.com, um sie für Ihr Unternehmen freizuschalten.
Aktivieren Sie, was synchronisiert werden soll. Kostenstellen, Vorgesetzte und Ausgabenrichtlinien müssen für die Gesellschaft aktiviert sein, sonst kann die Integration sie nicht setzen.
Erstellen Sie den API-Schlüssel mit dem richtigen Konto. Erstellen Sie unter Einstellungen > Integrationen > API-Zugriff verwalten einen Schlüssel (siehe Erstellen Sie eine native Integration mit der Spendesk API) mit diesen Berechtigungen:
Benutzer lesen und verwalten;
Benutzerrollen verwalten, wenn Rollenwechsel synchronisiert werden sollen;
Kostenstellen lesen und verwalten.
Die Integration handelt im Namen der Person, die den Schlüssel erstellt hat. Diese Person muss in jeder synchronisierten Gesellschaft aktiver Admin oder Account Owner sein. Verlässt sie das Unternehmen oder verliert sie diese Rolle, stoppt die Synchronisierung: Erstellen Sie den Schlüssel mit einem Konto, das bestehen bleibt.
Übergeben Sie den Schlüssel sicher an Ihren Entwickler oder Integrationspartner, zusammen mit dem Link zum technischen Leitfaden.
Prüfen, ob alles funktioniert
Neue Mitglieder erscheinen unter Einstellungen > Mitglieder, im Tab Eingeladen, bis sie die Einladung annehmen, danach unter Aktiv.
Entfernte Mitglieder wechseln in den Tab Archiviert.
Jeder Aufruf mit dem Schlüssel (was er getan hat, für welches Mitglied und ob er erfolgreich war) ist im API audit log unter Einstellungen > Integrationen aufgeführt: siehe Sehen, was Ihre API-Schlüssel und Integrationen getan haben.
Spendesk benachrichtigt Sie nicht, wenn eine Änderung abgelehnt wird. Bitten Sie Ihren Entwickler, abgelehnte Änderungen (ein durch eine laufende Überweisung blockierter Austritt, ein in Spendesk unbekannter Vorgesetzter) an die verantwortliche Person im HR-Prozess weiterzuleiten.
FAQ
Wie schnell kommen Änderungen in Spendesk an?
Sobald die Integration sie sendet: Der Rhythmus hängt von Ihrer Integration ab (zum Beispiel jede Nacht oder sobald das HR-Tool die Änderung erfasst).
Sendet Spendesk Daten an mein HR-Tool zurück?
Nein. Die Integration liest aus Ihrem HR-Tool und schreibt in Spendesk.
Wir haben mehrere Gesellschaften. Brauchen wir mehrere Schlüssel?
Nicht unbedingt: Ein Schlüssel auf Organisationsebene kann alle Gesellschaften synchronisieren, sofern die Person, die ihn erstellt hat, in jeder davon Admin oder Account Owner ist.