Einrichtung des Auslagenmoduls
Aktivieren Sie das Modul "Auslagen"
Dieser Teil ist nur für Kontoinhaber:innen
📝 Damit Ihre Mitarbeitenden eine Auslage einreichen können, stellen Sie sicher, dass Sie unsere Auslage-Funktion verwenden. Wenn Sie das aktivieren möchten, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Zahlungsmethoden und aktivieren Sie den Schalter Auslagenabrechnung.
🧰 Bitte beachten Sie, dass es derzeit nicht möglich ist, eine Auslagenabrechnung für eine andere Person einzureichen. Dies muss direkt über das Profil des Antragstellers erfolgen.
Genehmigungsrichtlinien und Spesenabrechnungen
Dieser Teil ist für Antragsteller:innen.
Je nach Ihrer Genehmigungsrichtlinie, die Sie unter Ihren persönlichen Informationen auf Ihrer Profilseite finden, wird Ihre Spesenabrechnung entweder automatisch oder gemäß dem mit Ihrem Antrag verbundenen Genehmigungsschema validiert.
Vervollständigung Ihrer Bankdaten
Vergessen Sie nicht, Ihr Profil zu vervollständigen und Ihre Bankverbindung anzugeben, bevor Sie Ihre Auslagenabrechnung erstellen.
Dazu müssen Sie:
auf Ihren Avatar in der oberen rechten Ecke klicken
auf Mein Profil > Konto > Meine Bankdaten klicken
Ihre Daten eingeben, damit Ihr Arbeitgeber die Kosten pünktlich und reibungslos erstatten kann.
👉🏻Aus Sicherheitsgründen können Ihre Bankdaten nach dem Hinzufügen zu Ihrem Profil nur noch von Ihrem Kontoinhaber angepasst werden..
Es ist nicht möglich, Bankdaten hinzuzufügen, die nicht mit der Währung des Wallets übereinstimmen. Beispiel: Es ist nicht möglich, US-Bankdaten zu einem EUR-Konto hinzuzufügen.
Eine Erstattung beantragen
Reichen Sie Ihren Antrag auf Kostenerstattung in der Desktop-Version ein
Dieser Teil ist für Antragsteller.
Gehen Sie auf Neue Anfrage > Auslagen
Klicken Sie auf 'importieren Sie sie von Ihrem Computer'.
Laden Sie Ihre Quittung herunter.
Füllen Sie die Ausgabeninformationen aus: Datum, Betrag, Währung, Lieferant usw.
Klicken Sie abschließend auf Bestätigen Sie meinen Aufwand.
Ihre Auslagen sollten nun unter dem Tab Anfragen als ausstehend angezeigt werden. Sie müssen auf die Genehmigung oder Ablehnung Ihres Antrags durch Ihren Manager warten (Sie werden per E-Mail benachrichtigt).
Reichen Sie mehrere Erstattungsanträge gleichzeitig ein
Klicken Sie auf Neue Anfrage > Auslagen.
Laden Sie alle Quittungen auf einmal hoch.
Füllen Sie das Formular aus
Prüfen Sie die Details, summieren Sie die Erstattung und reichen Sie den Antrag ein.
Bearbeitung einer Auslage
Während Ihre Genehmigung aussteht, können Sie einige Informationen bearbeiten: Betrag, Lieferant, Beschreibung, Datum, Team, Beleg und analytische Informationen.
Um dies zu tun:
Klicken Sie einfach auf die Ausgabe in Ihrem Tab Anfragen.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben der Information, die Sie bearbeiten möchten.
Füllen Sie die Informationen aus.
Wenn ein Antrag fehlerhaft ist, können die Genehmiger den Antragsteller jetzt auffordern, den Antrag zu bearbeiten, damit er erneut eingereicht werden kann. Dies spart Zeit, da nicht alle Felder erneut ausgefüllt werden müssen.
Gehen Sie zum Bearbeiten auf die Seite "Anfragen".
Reichen Sie eine Auslage mit dem Handy ein
📱 Vergessen Sie nicht, die Spendesk-App herunterzuladen, um Ihre Auslagen mit wenigen Fingertipps einzureichen. Öffnen Sie unsere App, fotografieren Sie Ihren Beleg mit Ihrem Smartphone und laden Sie ihn direkt hoch!