Lieferantenrechnungen bei Spendesk einreichen
Kontoinhaberinnen und alle Mitglieder mit der Rolle Anforderer können Lieferantenrechnungen über Ausgaben > Anfragen > Posteingang bei Spendesk einreichen. Alternativ können Rechnungen auch an eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse gesendet werden, um einen Entwurf in Spendesk zu erstellen und/oder einer Nutzerin zuzuweisen.
Controller: Wenn Sie Rechnungen einreichen möchten, wenden Sie sich an Ihren Kontoinhaberin oder Administrator*in, um Ihre Rolle zu aktualisieren und die Rolle Anforderer hinzuzufügen. Alternativ können Sie nach der benutzerdefinierten E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens fragen, um Rechnungen direkt an das Spendesk-Konto der Einheit zu senden.
So reichen Sie eine Rechnung ein
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Anfrage.
Wählen Sie Rechnung einreichen.
Laden Sie Ihre Rechnung hoch: Unterstützte Formate sind .JPG, .PNG und .PDF. Es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.
Unser OCR-Tool Marvin extrahiert automatisch die relevanten Informationen aus Ihren Rechnungen.
Sie können die Felder bei Bedarf manuell ausfüllen oder bearbeiten.
Bei neuen Lieferanten müssen Sie eventuell deren Bankdaten eingeben. Diese Informationen werden für zukünftige Rechnungen gespeichert. Sie können diese als .PDF, .PNG oder .JPG-Datei hochladen. Wenn die Informationen nicht vorliegen, können Sie diesen Schritt überspringen—Controller können die Daten später bei der Prüfung hinzufügen.
Sobald die Lieferantendaten ausgefüllt sind, klicken Sie auf Weiter.
Im nächsten Bildschirm:
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
Geben Sie analytische Informationen wie benutzerdefinierte Felder, Ausgabenkategorien oder Kostenstellen an (falls erforderlich).
Wenn alle Details ausgefüllt sind, klicken Sie auf Meine Rechnung einreichen.
Ihre Rechnung wird entweder automatisch genehmigt oder an einen Genehmigerin weitergeleitet, je nach Genehmigungsrichtlinie Ihres Unternehmens. Diese Richtlinie finden Sie im Tab Avatar > Mein Profil unter Ihren persönlichen Informationen.
👉 Genehmiger*innen können eingereichte Rechnungen unter Ausgaben > Anfragen > Team-Rechnungen einsehen. Nach der Genehmigung werden die Rechnungen nach Ausgaben > Rechnungen > Zur Prüfung verschoben.
Rechnungen vor der Zahlung verbuchen
Nach der Finanzprüfung erscheint die Rechnung sowohl unter Verbuchen > Vorbereiten als auch unter Ausgaben > Rechnungen > Bezahlen. So können Sie die Verbindlichkeit vor der Zahlung an den Lieferanten vorbereiten und exportieren.
Unter Verbuchen > Vorbereiten vervollständigen Sie die Buchhaltungsinformationen, einschließlich Aufwandskonten, Vorsteuerkonten und Kreditorenkonto. Markieren Sie die Verbindlichkeit als bereit und exportieren Sie sie anschließend unter Verbuchen > Exportieren.
Für Lieferantenrechnungen ist das Datum der Verbindlichkeit das Rechnungsdatum. Das Buchungsdatum kann abweichen, wenn Sie die Rechnung in einer späteren Buchungsperiode exportieren.
Sobald eine Rechnung die Finanzprüfung durchlaufen hat, kann sie nicht mehr unter Anfragen storniert werden. Wenn Sie eine Rechnung korrigieren müssen, wenden Sie sich an Ihren Controller oder Kontoinhaber.
Mehrere Rechnungen einreichen
Der Vorgang ist derselbe wie bei einer einzelnen Rechnung:
Ziehen Sie mehrere Rechnungen per Drag-and-Drop in den Bereich Rechnung hochladen.
Marvin extrahiert die Informationen aus jeder Rechnung, die Sie vor dem Einreichen der Entwürfe bestätigen müssen.
Sie können auch eine Gutschrift über den Ablauf Neue Anfrage > Gutschrift hochladen.
Rechnungen und Bestellaufträge
Wenn ein Bestellauftrag bereits genehmigt wurde, kann die zugehörige Rechnung entweder:
Automatisch genehmigt werden (wenn diese Funktion aktiviert ist).
Vor der Bestätigung und Zahlung genehmigt werden müssen.
Rechnungen in Fremdwährungen
Wenn eine Lieferantenrechnung in einer anderen Währung als der Unternehmenswährung ausgestellt ist, verwendet Spendesk den historischen Wechselkurs für das Rechnungsdatum, um den umgerechneten Betrag in der Unternehmenswährung zu berechnen.
Unter Verbuchen > Vorbereiten zeigt Spendesk den gespeicherten umgerechneten Betrag und Wechselkurs der Verbindlichkeit an. Dieser Vorgang ist unabhängig vom Wechselkurs einer internationalen Zahlung. Die Umrechnung wird neu berechnet, wenn sich Rechnungsbetrag, Währung oder Rechnungsdatum ändern.
Reichen Sie eine Rechnung per E-Mail ein
Reichen Sie eine Rechnung über die App ein
FAQ
Wer kann eine Rechnung einreichen?
Kontoinhaberinnen und Mitglieder mit der Rolle Anforderer können Rechnungen einreichen. Controller müssen ihren Kontoinhaberin oder Administratorin kontaktieren, um diese Rolle zu erhalten.Welche Dateiformate werden unterstützt?
Unterstützte Formate sind .JPG, .PNG und .PDF.Was ist, wenn ich keine Bankdaten des Lieferanten habe?
Sie können diesen Schritt während der Einreichung überspringen. Controller können diese Informationen später bei der Prüfung hinzufügen.Kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig einreichen?
Ja, Sie können mehrere Rechnungen gleichzeitig hochladen. Jede Datei erstellt einen separaten Entwurf zur Bestätigung.Wie werden Rechnungen in Fremdwährungen verarbeitet?
Spendesk verwendet den historischen Wechselkurs für das Rechnungsdatum, um den umgerechneten Betrag in der Unternehmenswährung zu berechnen. Die Umrechnung wird neu berechnet, wenn sich Rechnungsbetrag, Währung oder Rechnungsdatum ändern.