Kontoinhaber:innen und alle Personen mit der Rolle „Mitarbeiter:in” können eine Eingangsrechnung auf Spendesk einreichen.
➡️ Wenn Sie auf Spendesk Controller:in sind, und Eingangsrechnungen hochladen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre:n Kontoinhaber:in oder Administrator:in, damit Ihre Rolle aktualisiert werden kann, und „Mitarbeiter:in” zu Ihren vorhandenen Rollen hinzugefügt wird.
So reichen Sie eine Rechnung ein:
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Anfrage".
Wählen Sie anschließend „Eingangsrechnungen".
Laden Sie Ihre Eingangsrechnung hoch: Wir unterstützen .JPG, .PNG und .PDF-Dateien. Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.
Unser OCR Marvin extrahiert automatisch die relevanten Informationen aus Ihren Rechnungen. Falls etwas unvollständig ist oder nicht korrekt vorausgefüllt wurde, können Sie Felder im Anschluss manuell korrigieren und ausfüllen.
Im Falle neuer Lieferanten müssen Sie möglicherweise deren Bankdaten eingeben. Diese Informationen werden für zukünftige Rechnungen von denselben Lieferanten gespeichert. Sie können diese Informationen als .PDF, .PNG oder .JPG-Datei hinzufügen. Wenn Sie die Bankdaten nicht vorliegen haben, können Sie diesen Schritt überspringen. Ihr:e Controller:in kann sie später beim Überprüfen der Rechnung hinzufügen.
Sobald Sie die Informationen des Lieferanten ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Weiter".
Füllen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Beschreibung aus und falls erforderlich, alle analytischen Informationen, die mit der Eingangsrechnung zusammenhängen. Es kann sich dabei um benutzerdefinierte Felder, Ausgabenkategorien oder Kostenstellen handeln.
Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Rechnung einreichen".
Ihre Rechnung wird entweder automatisch validiert oder von einem:r Genehmiger:in geprüft (je nach der Genehmigungsrichtlinie, die in Ihrem Profil unter Ihren persönlichen Informationen erklärt wird).
👉 Ihre Genehmiger:innen finden diese Rechnung unter Anfragen > Zu genehmigen. Sobald sie genehmigt wurde, wird sie in den Reiter Eingangsrechnungen > Überprüfen verschoben.
Sie können eine Rechnung ebenfalls per E-Mail oder über die Mobile App von Spendesk einreichen:
Reichen Sie eine Rechnung per E-Mail ein
Reichen Sie eine Rechnung über die App ein
In diesem kurzen Video sehen Sie noch einmal im Überblick, wie Sie Ihre Eingangsrechnungen in Spendesk einreichen können.
Mehrere Eingangsrechnungen auf einmal einreichen
Gehen Sie dabei genauso vor wie bei einzelnen Rechnungen, ziehen Sie jedoch statt einer Rechnung mehrere per Drag & Drop in den „Eingansgrechnungen hochladen" -Teil des Bildschirms. Dadurch werden mehrere Entwürfe geöffnet, Marvin (unser OCR-Roboter) extrahiert Informationen aus diesen Eingangsrechnungen. Sie müssen diese Vorschläge validieren, bevor Sie den Entwurf einreichen.
Hinweis: Sie können auch eine Rechnungskorrektur über „Neue Anfrage > Eingansrechnungen & Rechnungskorrekturen" hochladen.
Eingangsrechnungen für Bestellungen (Purchase Orders)
⛳️ Wenn Sie zuerst eine bereits genehmigte Bestellung, und anschließend die dazugehörige Eingangsrechnung einreichen, muss die Eingangsrechnung ebenfalls genehmigt werden.
Rechnungen in Fremdwährungen
Wenn eine Eingangsrechnung in einer Fremdwährung eingereicht wird, verwenden wir den Ausgabekurs von https://fixer.io/, um einen Betrag zur Erstattung an das Unternehmen vorzuschlagen. Dieser Betrag sollte sich nicht ändern, solange das Ausstellungsdatum nicht von einem/einer Controller:in geändert wird.
Rechnungen vor der Zahlung buchen
💥 NEU! In Spendesks neuester Version ist es jetzt möglich, eine Rechnung bereits vor der Zahlung zu buchen. Sobald eine Rechnung in Eingangsrechnungen > Überprüfung genehmigt wurde, wird sie sowohl im Tab Buchhaltung>Vorbereiten, als auch im Reiter Eingangsrechnungen - Bezahlen angezeigt, so dass Sie Verbindlichkeiten exportieren können. Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, eine Rechnung zu stornieren, wenn sie bereits in Rechnungen - Überprüfen genehmigt wurde. Sie müssen sie dann als bezahlt markieren und aus der .csv-Datei löschen, bevor Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware importieren können.