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📩 Weiterleitung von Eingangsrechnungen per E-Mail zu Spendesk
📩 Weiterleitung von Eingangsrechnungen per E-Mail zu Spendesk
Gestern aktualisiert

Lieferanten und Spendesk-Nutzer:innen können zu zahlende Rechnungen von Lieferanten jetzt per E-Mail einreichen! 📃

↪️ Beachten Sie, dass Sie diese Funktion nicht verwenden sollten, wenn Ihre Lieferanten mit Karte / virtueller Karte bezahlt werden.

↪️ Diese Funktion ist in den Starters-Tarifen nicht enthalten.

📃 Achtung, fügen Sie nicht mehr als 10 Rechnungen pro E-Mail hinzu, um sicherzustellen, dass die OCR alle Dokumente korrekt lesen kann!


Von einem/einer Benutzer:in des Unternehmens ➡️ zum Unternehmen

Senden Sie alle benötigten Eingangsrechnungen an die für Ihr Unternehmen vorgesehene E-Mail-Adresse (sie sollte mit "bills+..." beginnen). Sie finden diese im Bereich "Entwürfe" oder in der Sidebar (wenn Sie auf "Eine neue Rechnung einreichen" klicken).

Nützliche Tipps:

❌ Wenn die Rechnung nicht richtig weitergeleitet wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung in Ihrem E-Mail-Posteingang.

📨 Wenn Sie mehrere Rechnungen auf einmal senden, erstellt Spendesk einen Entwurf pro Anhang.

  • Melden Sie sich bei Spendesk an und öffnen Sie Ihre Entwürfe im Reiter "Anfragen". Dort sehen Sie einen Entwurf der Anfrage Ihrer Eingangsrechnung mit den vorausgefüllten Informationen von Marvin, unserem Roboter.

  • Überprüfen Sie die Rechnungsinformationen und die Daten zu Ihrer Ausgabe. Sobald Sie auf "Rechnung einreichen" klicken, verschwindet der Entwurf aus dem Bereich "Entwürfe" und wird zu einer Anfrage im Bereich "Ihre Anfragen".


Von einem Lieferanten ➡️ zu Ihrem Unternehmen

Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens für die Weiterleitung von Eingangsrechnungen an Ihre Lieferanten weiter, damit diese ihre Rechnungen mühelos weiterleiten können. Die E-Mail-Adresse für die Weiterleitung von Eingangsrechnungen finden Sie in Spendesk im Bereich Bereich "Entwürfe" oder in der Sidebar (wenn Sie auf "Eine neue Rechnung einreichen" klicken).

⚙️ Wenn Sie möchten, dass der Entwurf einem/einer Mitarbeiter:in Ihres Unternehmens zugewiesen wird, sollte der Lieferant ihn/sie in CC der E-Mail setzen 💪

⚙️ Wenn die Eingangsrechnung nicht ordnungsgemäß weitergeleitet wird, erhält der Lieferant eine Fehlermeldung in seinen Posteingang zurück

⚙️ Wenn Sie mehrere Eingangsrechnungen auf einmal senden, erstellt Spendesk einen Entwurf pro Anhang

  • Überprüfen Sie alle Rechnungsentwürfe in Ihrem Bereich "Entwürfe". Wenn die Rechnung noch niemandem zugewiesen wurde, wird sie in einem geteilten Posteingang angezeigt, der allen Controller:innen und dem/der Kontoinhaber:in zur Verfügung steht. 🖍 Controller:innen sollten auch die Rolle "Mitarbeiter:in" haben, wenn sie Rechnungsentwürfe bearbeiten und in eine tatsächliche Anfrage in Spendesk umwandeln möchten. 🖍

  • Überprüfen Sie die Rechnungsinformationen und die Daten zu Ihrer Ausgabe. Sobald Sie auf "Rechnung einreichen" klicken, verschwindet der Entwurf aus dem Bereich "Entwürfe" und wird zu einer Anfrage im Bereich "Ihre Anfragen".

Was ist mit Duplikaten?

Wir kennzeichnen doppelte Rechnungen im Posteingang.

Wenn es sich bei einer Rechnung um ein Duplikat handelt und Sie die Rechnung im Posteingang anklicken, wird sie auf der rechten Seite des Bildschirms mit einer "Duplikat"-Flagge geöffnet.

Weitere Informationen finden Sie hier.

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