Mit Freelancern zusammenarbeiten und ihre Zahlungen in Spendesk verwalten

Freelancer helfen Ihnen, Ihr Team zu erweitern oder auf spezialisierte Fähigkeiten zuzugreifen. Ihre Bezahlung funktioniert jedoch anders als die eines regulären Mitarbeiters oder Lieferanten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den richtigen Rahmen wählen und wie Sie die Rechnung eines Freelancers in Spendesk einreichen, prüfen und bezahlen.
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Für: Kontoinhaber:innen, Administrator:innen, Finanzprüfer:innen und alle Nutzer:innen mit der Rolle Antragsteller:in, die mit Freelancern zusammenarbeiten.
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👥 Rollen: Nur Kontoinhaber:innen und Nutzer:innen mit der Rolle Antragsteller:in können Rechnungen von Freelancern einreichen. Finanzprüfer:innen prüfen sie, und Kontoinhaber:innen bestätigen die Zahlungen.
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Bevor Sie mit einem Freelancer zusammenarbeiten, entscheiden Sie, ob Sie ihn für einen Auftrag oder einen Festpreisvertrag engagieren. Dies bestimmt, wie die Arbeit abgegrenzt und abgerechnet wird.
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Ein Auftrag erstreckt sich in der Regel über mehrere Tage, Wochen oder Monate und kann mehrere Arten von Aufgaben umfassen.
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Beispiel: Ein Designer könnte im Rahmen eines zweimonatigen Auftrags ein Logo erstellen, Infografiken gestalten und Werbevisuals produzieren. Listen Sie diese Aufgaben im Angebot auf, damit beide Parteien den Umfang verstehen.

Freelancer arbeiten manchmal vor Ort mit einer Mittelverpflichtung. Das bedeutet, dass sie ihre Arbeitszeit und nicht die Lieferung eines bestimmten Ergebnisses schulden. Dieses Modell ist beliebt, weil:

⚠️ Warnung: Freelancer sind keine Mitarbeitenden. Um eine rechtliche Fehleinstufung zu vermeiden, zum Beispiel nach französischem Arbeitsrecht, bitten Sie Freelancer, alle Auslagen direkt in ihrer Rechnung anzugeben, anstatt sie als Auslagenabrechnung einzureichen. Auslagenabrechnungen sind Mitarbeitenden vorbehalten.
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Ein Festpreisvertrag gibt einen klaren Rahmen vor: Der Freelancer verpflichtet sich zu einem bestimmten Ergebnis. Aus einer Mittelverpflichtung wird eine Ergebnisverpflichtung. Der Freelancer arbeitet in der Regel ortsunabhängig.
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Beispiel: Wenn ein Designer ein Angebot für ein neues Logo abgibt, können Sie ihn nicht bitten, im selben Vertrag auch eine Werbekampagne zu gestalten. Das ist eine separate Aufgabe, die eine neue Vereinbarung erfordert.
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💡 Tipp: Recherchieren Sie unabhängig vom gewählten Rahmen die Marktpreise, vergleichen Sie Angebote mehrerer Freelancer und holen Sie ein klares, detailliertes Angebot ein, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.
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Freelancer müssen Rechnungen bereitstellen, die den gesetzlichen Rechnungsanforderungen entsprechen. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, die mit einer zertifizierten, manipulationssicheren Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware erstellt wurden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
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Sobald Sie eine ordnungsgemäße Rechnung haben, fügen Sie sie in Spendesk genauso hinzu wie jede andere Lieferantenrechnung.
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Ihre Rechnung wird je nach Genehmigungsrichtlinie Ihres Unternehmens entweder automatisch genehmigt oder an eine genehmigende Person weitergeleitet.
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Nach der Zahlung erscheint die Rechnung unter Eingangsrechnungen > Verlauf.
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Symptom: Sie können keine Rechnung für einen Freelancer einreichen.
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Ursache: Nur Kontoinhaber:innen und Nutzer:innen mit der Rolle Antragsteller:in können Rechnungen einreichen.
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Lösung: Bitten Sie Ihre:n Kontoinhaber:in oder Administrator:in, Ihrem Profil die Rolle Antragsteller:in hinzuzufügen, oder fragen Sie nach der speziellen E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens zur Rechnungsweiterleitung.
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Symptom: Die Rechnung ist blockiert und kann nicht zur Zahlung eingeplant werden.
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Ursache: Die Bankdaten des Freelancers fehlen oder sind unvollständig.
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Lösung: Gehen Sie zu Eingangsrechnungen > Prüfen, öffnen Sie die Rechnung und fügen Sie die Bankdaten des Freelancers hinzu oder korrigieren Sie sie, bevor Sie die Rechnung genehmigen.
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Symptom: Ein Freelancer hat einen Spendesk-Zugang oder eine physische Karte.
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Ursache: Der Freelancer wurde versehentlich als Spendesk-Nutzer eingeladen.
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Lösung: Entfernen Sie den Zugang unter Einstellungen > Team > Mitglieder und kündigen Sie alle für ihn ausgestellten Karten. Reichen Sie seine zukünftigen Rechnungen stattdessen über den Anfragenprozess ein.
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Kann ich einen Freelancer als Nutzer:in zu Spendesk einladen?

Nein. Ein Freelancer ist kein Mitarbeitender. Laden Sie ihn daher nicht zu Spendesk ein und stellen Sie ihm keine physische Karte aus. Reichen Sie seine Rechnungen stattdessen über den Tab Anfragen ein und verwalten Sie sie dort.
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Können Freelancer Auslagen wie Mitarbeitende einreichen?

Während eines Auftrags können Freelancer die Erstattung von Auslagen beantragen. Nehmen Sie diese Kosten in ihre Rechnung oder in das Gesamtbudget des Projekts auf, statt sie als Auslagenabrechnung eines Mitarbeitenden einzureichen.
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