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đŸ€č‍♂ Reichen Sie Ihre Eingangsrechnungen auf Spendesk ein
đŸ€č‍♂ Reichen Sie Ihre Eingangsrechnungen auf Spendesk ein

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungen schnell und einfach auf Spendesk einreichen können.

Vor ĂŒber einer Woche aktualisiert

Kontoinhaber:innen und alle Personen mit der Rolle „Mitarbeiter:in” können eine Eingangsrechnung auf Spendesk einreichen.

âžĄïž Wenn Sie auf Spendesk Controller:in sind, und Eingangsrechnungen hochladen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre:n Kontoinhaber:in oder Administrator:in, damit Ihre Rolle aktualisiert werden kann, und „Mitarbeiter:in” zu Ihren vorhandenen Rollen hinzugefĂŒgt wird.

So reichen Sie eine Rechnung ein:

  • Klicken Sie auf die SchaltflĂ€che „Neue Anfrage".

  • WĂ€hlen Sie anschließend „Eingangsrechnungen".

  • Laden Sie Ihre Eingangsrechnung hoch: Wir unterstĂŒtzen .JPG, .PNG und .PDF-Dateien. Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.

  • Unser OCR Marvin extrahiert automatisch die relevanten Informationen aus Ihren Rechnungen. Falls etwas unvollstĂ€ndig ist oder nicht korrekt vorausgefĂŒllt wurde, können Sie Felder im Anschluss manuell korrigieren und ausfĂŒllen.

  • Im Falle neuer Lieferanten mĂŒssen Sie möglicherweise deren Bankdaten eingeben. Diese Informationen werden fĂŒr zukĂŒnftige Rechnungen von denselben Lieferanten gespeichert. Sie können diese Informationen als .PDF, .PNG oder .JPG-Datei hinzufĂŒgen. Wenn Sie die Bankdaten nicht vorliegen haben, können Sie diesen Schritt ĂŒberspringen. Ihr:e Controller:in kann sie spĂ€ter beim ÜberprĂŒfen der Rechnung hinzufĂŒgen.

  • Sobald Sie die Informationen des Lieferanten ausgefĂŒllt haben, klicken Sie auf „Weiter".

  • FĂŒllen Sie auf dem nĂ€chsten Bildschirm die Beschreibung aus und falls erforderlich, alle analytischen Informationen, die mit der Eingangsrechnung zusammenhĂ€ngen. Es kann sich dabei um benutzerdefinierte Felder, Ausgabenkategorien oder Kostenstellen handeln.

  • Klicken Sie danach auf die SchaltflĂ€che „Rechnung einreichen".

Ihre Rechnung wird entweder automatisch validiert oder von einem:r Genehmiger:in geprĂŒft (je nach der Genehmigungsrichtlinie, die in Ihrem Profil unter Ihren persönlichen Informationen erklĂ€rt wird).

👉 Ihre Genehmiger:innen finden diese Rechnung unter Anfragen > Zu genehmigen. Sobald sie genehmigt wurde, wird sie in den Reiter Eingangsrechnungen > ÜberprĂŒfen verschoben.

Sie können eine Rechnung ebenfalls per E-Mail oder ĂŒber die Mobile App von Spendesk einreichen:

Reichen Sie eine Rechnung per E-Mail ein

Reichen Sie eine Rechnung ĂŒber die App ein

In diesem kurzen Video sehen Sie noch einmal im Überblick, wie Sie Ihre Eingangsrechnungen in Spendesk einreichen können.

Mehrere Eingangsrechnungen auf einmal einreichen

Gehen Sie dabei genauso vor wie bei einzelnen Rechnungen, ziehen Sie jedoch statt einer Rechnung mehrere per Drag & Drop in den „Eingansgrechnungen hochladen" -Teil des Bildschirms. Dadurch werden mehrere EntwĂŒrfe geöffnet, Marvin (unser OCR-Roboter) extrahiert Informationen aus diesen Eingangsrechnungen. Sie mĂŒssen diese VorschlĂ€ge validieren, bevor Sie den Entwurf einreichen.

Hinweis: Sie können auch eine Rechnungskorrektur ĂŒber „Neue Anfrage > Eingansrechnungen & Rechnungskorrekturen" hochladen.

Eingangsrechnungen fĂŒr Bestellungen (Purchase Orders)

â›łïž Wenn Sie zuerst eine bereits genehmigte Bestellung, und anschließend die dazugehörige Eingangsrechnung einreichen, muss die Eingangsrechnung ebenfalls genehmigt werden.


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Rechnungen in FremdwÀhrungen

Wenn eine Eingangsrechnung in einer FremdwÀhrung eingereicht wird, verwenden wir den Ausgabekurs von https://fixer.io/, um einen Betrag zur Erstattung an das Unternehmen vorzuschlagen. Dieser Betrag sollte sich nicht Àndern, solange das Ausstellungsdatum nicht von einem/einer Controller:in geÀndert wird.

Rechnungen vor der Zahlung buchen

đŸ’„ NEU! In Spendesks neuester Version ist es jetzt möglich, eine Rechnung bereits vor der Zahlung zu buchen. Sobald eine Rechnung in Eingangsrechnungen > ÜberprĂŒfung genehmigt wurde, wird sie sowohl im Tab Buchhaltung>Vorbereiten, als auch im Reiter Eingangsrechnungen - Bezahlen angezeigt, so dass Sie Verbindlichkeiten exportieren können. Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, eine Rechnung zu stornieren, wenn sie bereits in Rechnungen - ÜberprĂŒfen genehmigt wurde. Sie mĂŒssen sie dann als bezahlt markieren und aus der .csv-Datei löschen, bevor Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware importieren können.

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